Piliers de la productivité

Les 3 piliers de la productivité

Connaissez-vous les piliers de la productivité ? Découvrez quels sont ces 3 piliers, pourquoi ils sont essentiels et comment les améliorer pour booster votre productivité.

Quand il s’agit d’améliorer sa productivité, on pense souvent à améliorer sa gestion du temps et son organisation. Mais, si c‘est nécessaire de savoir gérer son temps, ce n’est pas suffisant. En réalité, la productivité repose sur 3 piliers aussi importants les uns que les autres : le temps, l’énergie et le focus. 

Dans cet article, découvrez pourquoi ces 3 piliers de la productivité sont essentiels et indissociables, mais surtout comment utiliser ces leviers afin de gagner en efficacité grâce à des exemples concrets.

Productivité : 3 piliers   Les 3 piliers de la productivité Productivité : 3 piliers pour être plus efficace Les 3 piliers de la productivité Les 3 piliers de la productivité - infographie
Productivité piliers infographie

NB : Je n’ai pas inventé ces 3 piliers. De nombreux auteurs y font référence sous différents noms, différentes formes, et notamment Thanh Pham qui les a conceptualisés sous le « TEA Framework » (T=time, E=energy, A=attention) pour proposer un cadre simple pour identifier rapidement quoi faire pour améliorer sa productivité.

Au sommaire

Pilier 1 : Le temps

En quoi le temps est un pilier de la productivité ?

 

Le 1ᵉʳ pilier de la productivité est certainement le plus évident : c’est la gestion du temps Nous avons tous besoin de temps pour accomplir nos tâches. 

Cependant, avez-vous saisi la nuance quand on parle de productivité ?

Le plus simple est de partir d’un exemple. Imaginez que sur une journée, vous ayez : 

  • traité plus de 30 emails, 
  • assisté à 4 réunions,
  • répondu à 15 questions de vos collègues, 
  • préparé la présentation pour votre N+1.

Vous avez beaucoup travaillé, certes. Vous vous êtes aussi sûrement senti débordé, surmené. Mais, avez-vous été productif ?

Probablement que non. Il est fort à parier qu’en réalité, dans cet exemple, vous : 

  • avez répondu aux priorités des autres,
  • et n’avez pas ou avez peu avancé sur vos propres priorités et objectifs.

Or, si vous n’avez pas avancé sur vos objectifs, on ne peut pas dire que vous avez été productif. C’est pour cela que :

Améliorer sa productivité, ce n’est pas travailler plus, mais travailler mieux.

Ce qui compte, c’est sa capacité à s’organiser et à se libérer du temps pour avancer sur ses objectifs.

Et, c’est certainement une des nuances que j’ai personnellement mis le plus de temps à comprendre et pourtant au combien importante pour éviter de s’épuiser et travailler toujours plus dur sans voir les résultats attendus.

Travail à la maison - priorités et to do journée

Comment améliorer votre gestion du temps pour être plus productif   ?

 

Pour vous libérer du temps afin de vous consacrer à vos objectifs, deux leviers sont essentiels : la planification et la priorisation

En un article, je ne peux pas vous donner toutes les clés de la planification et priorisation. Mais, voici d’ores et déjà des pistes de ce que vous pouvez faire, qui – je l’espère – vous seront utiles ou tout du moins vous permettront de comprendre comment faire pour améliorer votre productivité.

1. Planifier

Par exemple, vous pouvez améliorer votre planification en :

  • Bloquant des créneaux avec vous-même pour avancer sur vos objectifs et priorités.
  • Prévoyant des zones tampons dans votre agenda pour les imprévus ou glissement de planning afin d’éviter de vous retrouver submergé.

2. Prioriser

 
Concrètement, par exemple : 
  • Définir clairement vos objectifs et identifier le plus important pour le moment.
  • Classer vos tâches par ordre d’importance (P1,P2,P3), selon la matrice d’Eisenhower ou par rapport à l’impact sur vos objectifs (règle des 80/20) pour déterminer par quoi commencer (le plus important).
  • Chaque soir, choisir les 3 tâches prioritaires du lendemain.

👉 En bref

  • Sans gestion du temps, vous risquez de vous retrouver débordé et surmené.
  • Pour être productif, l’important n’est pas de travailler plus, mais de vous libérer du temps pour avancer vers vos objectifs grâce à la planification et priorisation.
 

Pilier 2 : L’énergie

Pourquoi l’énergie est un des piliers de la productivité ?

 

Le second pilier est l’énergie, un pilier indispensable, mais souvent négligée. 

Avez-vous déjà remarqué que quand vous êtes fatigué, épuisé, il vous est impossible de réfléchir correctement ?

L’énergie est le carburant dont votre esprit et votre corps ont besoin pour fonctionner et passer à l’action.  Même avec les meilleures stratégies de gestion du temps et de concentration, sans énergie, impossible de les mettre en œuvre.

Cela signifie que lorsque l’on se sent épuisé, fatigué, la meilleure décision à prendre est de faire une pause et recharger ses batterie pour pouvoir à nouveau travailler efficacement vos tâches plus tard. 

Inutile de s’acharner ou tirer sur la corde. Le risque ainsi est d’avancer à l’allure d’une tortue, d’être inefficace, de prendre les mauvaises décisions, et in fine de perdre du temps.

Fatigue

Comment optimiser la gestion de votre énergie pour améliorer votre efficacité ?

 

Pour booster votre productivité en jouant sur le pilier de l’énergie, l’idée est de veiller à : 

  • toujours avoir un minimum d’énergie pour accomplir vos tâches efficacement.
  • prévoir de réaliser les tâches importantes quand votre énergie est au maximum.

 Cela passe par :

1. Développer des réflexes et de bonnes habitudes.

Par exemple : 

  • Après avoir eu des périodes de travail intense, prévoir des moments off / de détente pour recharger vos batteries.
  • Éviter le midi de manger trop gras ou trop sucré, si cela vous plombe ensuite votre après-midi de travail.
  • Mettre en place des routines (ou bonnes habitudes) pour prendre soin de vous régulièrement, telles que :
    • faire du sport 10 minutes chaque matin pour booster votre énergie pour toute la journée. 
    • se coucher à 23h pour veiller à avoir 8h de sommeil (si vous avez besoin de 8h).

[À lire aussi : 25 idées pour prendre soin de soi en peu de temps]

2. Adapter son organisation à sa chronobiologie (ou variations d’énergie). 

Par exemple :

  • Inutile de planifier deux heures de travail sur un projet important après manger si vous savez déjà que c’est le moment où vous êtes bon à rien et que vous avez un gros coup de barre.
  • Si vous avez du mal à rester efficace plus de 1 heure, intégrez des pauses toutes les 1 heure dans vos journées de travail.
  • Si le matin est le moment où vous êtes le plus efficace et motivé, ne mettez pas de réunions le matin, gardez ces créneaux dans votre agenda pour travailler sur des sujets de fond.

👉 En bref

  • Sans énergie, impossible de réfléchir et d’agir efficacement.
  • La productivité passe aussi par veiller à avoir ses batteries toujours chargées et optimiser ses tâches en fonction de ses variations d’énergie.

Pilier 3 : Le focus

Pourquoi le focus est un des piliers de la productivité ?

 

Le 3e pilier est le focus, c’est-à-dire sa capacité de concentration sur ses objectifs.

Imaginez :  

  • Vous avez passé une bonne nuit de sommeil. 
  • Vous avez un créneau de 2h réservé ce matin pour travailler sur votre priorité du moment.
  • Vous commencez à travailler.
  • Et là, vous voyez une notification qui vous prévient qu’un nouvel email vient d’arriver. Vous ne résistez pas à aller voir de quoi il s’agit. 
  • Une chose en entraînant une autre : vous vous retrouvez sur Google pour vérifier une information sur votre téléphone, puis sur les réseaux sociaux.
  •  Vous levez la tête : 1h30 sont passées et vous n’avez pas avancé sur votre priorité…

Cela vous parle ?

Le focus est ce qui vous permet de convertir le temps planifié en résultats en vous assurant de concentrer votre énergie vers vos objectifs et d’avancer efficacement sans vous éparpiller ou vous laisser distraire.  C’est pour cela que travailler son focus est essentiel pour être productif. 

Sans focus, le risque est de s’éparpiller, d’avancer dans toutes les directions sans que cela vous aide à atteindre vos objectifs.

Répondre suite à une notification sur son téléphone

Comment améliorer votre focus ?

 

Travailler sur votre focus pour améliorer votre productivité implique :

  • après avoir orienté vos actions vers la bonne direction (c’est-à-dire défini vos objectifs et priorités)
  • développer votre capacité à rester concentrée vers cette direction sans dévier.

Pour éviter de dévier ou s’éparpiller, il existe principalement 3 leviers.

1. Minimiser les distractions.

 

Par exemple, vous pouvez :

  • mettre votre téléphone en mode silencieux ou mode concentration quand vous décidez de travailler sur quelque chose d’important.
  • prendre l’habitude d’avoir à côté de vous un crayon et papier ou une page notes ouvertes sur le bureau de votre ordinateur pour y noter vos pensées au fur et à mesure, et ainsi vous libérer l’esprit des pensées et idées parasites.
  • couper par défaut toutes les notifications de vos appareils (ordinateur, téléphone, tablette) : les sons, pastilles, bannières qui vous interrompent et vous font perdre du temps.

[À lire aussi : Notification Push : pourquoi et comment les masquer ?]

2. Créer un environnement de travail propice à la concentration.

 

Par exemple, en :

  • prenant l’habitude de ranger votre bureau avant de vous mettre sur une tâche ou projet important pour favoriser votre concentration.
  • mettant vos écouteurs pour créer une bulle autour de vous. C’est aussi un bon signal pour vos collègues de ne pas venir vous déranger 😉 .
  • vous isolant ou travaillant ailleurs (ex : dans une salle de réunion, dans un café, chez vous, dehors…)  pour avancer sur un sujet important sans être dérangé.

3. Augmenter le “plaisir” des tâches ennuyeuses ou désagréables.

 

Parfois, ce qui nous distrait ou limite notre concentration, ce ne sont pas les distractions, mais le fait qu’une tâche soit ennuyeuse ou désagréable (bien qu’elle soit importante pour nos objectifs). Et, dans ce cas, l’astuce est de faire en sorte de mettre un peu plus de “plaisir” dans ces tâches.

Par exemple, en :

  • alternant les tâches “ennuyeuses” avec des tâches « plaisir » ; plus fun, qui sont vues alors comme des récompenses.
  • changeant la manière dont vous faites une tâche désagréable (ex : la faire en écoutant de la musique motivante, avec des collègues).
  • mettant un peu plus de challenges par exemple grâce à des échéances strictes.

👉 En bref

  • Sans focus, même si vous avez beaucoup d’énergie et que vous vous êtes organisé pour vous libérer du temps pour vos priorités, impossible d’avancer efficacement sur vos tâches et objectifs.
  • Pour gagner en efficacité,
    • mettez en place un environnement agréable,
    • limitez les distractions et interruptions,
    • et travaillez sur votre capacité de concentration en jouant sur la notion de plaisir.
Productivité = 3 éléments essentiels

À vous de jouer

Et voilà, vous connaissez dorénavant les 3 piliers de la productivité : le temps, l’énergie et le focus. 

À retenir : 

  • Pour être plus productif, mieux gérer votre temps et vous organiser n’est pas suffisant.
  • Cela demande d’adopter une approche globale qui intègre aussi la gestion de votre énergie et de votre focus.

Et, maintenant ? Je vous propose de prendre un moment pour réfléchir à votre approche de la productivité au regard de cet article :

  • Faites-vous attention à chacun de ces piliers ?
  • Quel pilier mériterait que vous vous y consacriez un peu plus ?

Pour aller plus loin

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Catherine
Bonjour ! Je suis Catherine, coach et créatrice d'outils d'organisation. J’aide celles et ceux - pour qui le travail est important, mais qui ne veulent pas pour autant sacrifier leur vie perso et leur santé - à trouver leur équilibre et mieux gérer leur temps afin de mener une vie pro ET perso épanouie.

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