L’organisation de votre semaine de travail dans votre agenda est le reflet de votre gestion du temps. C’est dans notre agenda que se cristallisent toutes les successions de petites décisions prises déterminant la façon dont nous gérons notre temps. Certains ont déjà des semaines bien chargées où s’y retrouver n’est pas évident, mais surtout un vrai casse-tête pour faire face aux imprévus. D’autres, au contraire, ont un agenda léger. Pourtant, ils se sentent complètement débordés et se demandent bien où passe leur temps.
Quel que soit votre profil, bien organiser votre semaine de travail dans votre agenda peut vous aider à :
- reprendre le contrôle,
- gagner en productivité
- et diminuer le stress des semaines de travail.
Voici donc 6 astuces pour mieux utiliser votre agenda afin d’être plus efficace chaque semaine.
[À lire aussi : Comment planifier votre semaine ? 5 étapes]
Nota Bene : L’organisation de votre semaine dans votre agenda dépend en partie de votre job, mais pas que. Vous trouverez ici des astuces applicables, quelle que soit votre activité.
Un agenda pour les rendez-vous, mais pas que.
Pour bien organiser votre semaine de travail dans votre agenda, la base est de ne pas le considérer comme un simple outil de prise de rendez-vous, mais bien comme un outil de gestion du temps. Ce qui implique de bien réfléchir à son contenu.
1. Tout noter, y compris vos temps cachés.
Pascale Bélorgey dans « La boîte à outils de la gestion du temps » préconise d’absolument tout mettre dans son agenda. Quoi précisément ?
- Les rendez-vous.
- Les temps de production : des sessions de travail pour les tâches courantes et de fond.
- Les temps de préparation de réunions (avec les informations en pièces jointes).
- Les temps de déplacement.
- Les rendez-vous personnels (en mode privé).
- Les échéances et jalons.
- Et même vos plages de disponibilité.
L’idée ici est d’avoir une vision précise de votre temps disponible en mettant en évidence les « temps cachés ». Autre avantage : partager avec vos interlocuteurs votre temps réellement disponible leur permettront, en amont, de s’adapter. Vous éviterez ainsi de trop jouer à Tetris dans votre agenda.
✍️ Action
Ouvrez votre agenda sur la semaine à venir, et demandez-vous :
- Quels sont les temps cachés ?
- Les ai-je bien pris en compte ?
Prenez l’habitude de vous poser ces questions à chaque fois que vous ajoutez quelque chose dans votre agenda.
NB : Pour ceux qui préfèrent avoir 2 agendas : un pro, un perso
- Avoir un agenda pro distinct de votre agenda perso a :
- l’avantage de mettre une limite claire entre le pro et perso,
- l’inconvénient de faire perdre la vision globale et ainsi de risquer de prendre des décisions qui nuisent à votre équilibre, alors que d’autres solutions existent.
- Pour limiter ce biais tout en conservant votre système d’organisation, je vous conseille de noter a minima vos engagements perso dans votre agenda pro (ex. : déjeuner de famille, cours de sport…). Vous éviterez ainsi de faire trop souvent passer à la trappe vos engagements perso au profit de vos engagements pro.
2.Toujours prévoir 20% à 30% pour les imprévus.
C’est la règle n° 1 pour éviter d’être débordé : toujours bloquer 20 à 30 % pour les imprévus.
Cela peut vous paraitre beaucoup. Mais en réalité, vous vous rendrez vite compte que ces créneaux seront bien utiles. Par exemple pour :
- une réunion à reporter
- un dossier urgent à traiter à la dernière minute
- un problème de transport vous obligeant à décaler certaines tâches
- un retard dans un projet
- …
Et si jamais, une semaine aucun imprévu ne pointe le bout de son nez, ce sera pour vous l’occasion de souffler ou d’avancer sur vos objectifs.
Comment faire concrètement ?
- Fixer a minima un créneau de 2 heures de secours dans la semaine : utile pour déplacer facilement une réunion ou une tâche de fond nécessitant de la concentration.
- Prévoir des temps tampons entre les évènements pour gérer les glissements de planning, débordements, et éviter de courir entre deux réunions (15 à 30 minutes).
- Ajouter d’autres petits blocs de temps « imprévus » en adaptant la durée et fréquence en fonction de votre activité et des imprévus les plus fréquents que vous observez.
✍️ Action
Dans votre agenda, vérifiez que vous avez bien des créneaux « imprévus » bloqués chaque semaine. Si ce n’est pas le cas, planifiez-les dès maintenant pour les mois à venir.
3. Utiliser des codes couleurs
Tout noter dans son agenda c’est bien, mais certains d’entre vous me diront peut-être qu’en procédant ainsi ils ne voient plus rien. Afin de visualiser en un coup d’œil votre semaine, appliquez un code couleur.
Ainsi, vous distinguerez facilement :
- les rendez-vous des sessions de travail
- l’important du courant
- le pro du perso
- les types d’activités
Vous pourrez aussi :
- prendre des décisions plus rapidement en cas d’ajustement de votre planning.
- avoir une vision claire de l’organisation de votre semaine et de votre équilibre.
Personnalisez votre code couleur selon vos besoins et votre activité (ex: rendez-vous pro important = rouge, perso = bleu, gestion de l’équipe = jaune…).
✍️ Action
Définissez votre code couleur. Testez sur une semaine et ajustez.
Une organisation par blocs de temps
4. Pratiquer le batching et time blocking
Le batching, quesaco ? Quelle différence avec le time blocking ?
- Le batching est une technique consistant à regrouper des tâches similaires. Peut-être l’avez-vous déjà découverte dans les 30 conseils productivité :
“Regrouper les tâches similaires sur un même créneau vous permettra de gagner en efficacité. En faisant ces activités au même moment, vous éviterez ainsi chaque fois de reprendre du temps à vous mettre dedans et à recharger les informations utiles.”
- Le Time blocking consiste à organiser son agenda avec des blocs de temps, plutôt que des mini plages de travail. Par exemple :
- « Production » ou « session de travail » = temps pour faire une présentation, ou travailler sur un rapport,
- « Equipe » = temps dédié au management et à la gestion de l’équipe,
- « Intendance de la maison » (course, ménage, repas…)
- « Sport et détente »
En croisant batching et time blocking, vous obtiendrez une semaine de travail organisée en grands blocs thématiques, regroupant des tâches similaires. Un moyen efficace pour éviter de vous éparpiller et surplannifier.
✍️ Action
1. Identifier les blocs de temps :
- Quelles tâches puis-je regrouper ?
- Quels sont les grands thèmes qui décrivent le mieux l’utilisation de mon temps sur une semaine ?
2. Testez le time blocking et batching en réorganisant votre agenda en gros blocs de temps en fonction de ces thèmes (hors rendez-vous bien sûr) .
5. Tenir compte de vos pics de productivité.
Peut-être avez-vous remarqué que vous n’avez pas la même énergie selon les jours de la semaine, et même selon les moments de la journée. Par exemple :
- Le lundi vous avez besoin de commencer la semaine en douceur
- Le mardi vous êtes très motivé et avancez vite
- Le jeudi la semaine se fait sentir, vous êtes plus fatigué et avancez mieux sur des tâches plus cool.
- Le vendredi votre tête est à moitié en weekend, vous êtes plus productif sur des tâches routinières, ou au contraire : l’échéance de la fin de semaine vous rebooste pour tout boucler avant le weekend.
- Vous êtes plutôt du soir (ou du matin) : vous arrivez mieux à travailler sur des tâches de fond à certains moments de la journée
- Après le déjeuner, les réunions sont vraiment difficiles pour vous, vous avez tendance à piquer du nez 😉
Pour être plus efficace au travail, n’hésitez pas à tenir compte de vos niveaux d’énergie dans l’organisation de vos semaines. Par exemple :
- Point administratif et budget le lundi matin.
- Session de travail sur les dossiers prioritaires le mardi
- Planification des réunions de préférence le mercredi et jeudi (mais pas de 14 h à 15 h)
- Pas de tâche de fond le vendredi après-midi car impossible de vous concentrer.
Certains organisent même leur semaine avec des journées à thème :
- Lundi : Activité A
- Mardi : Activité B
- …
Faites le test et vous serrez peut-être surpris de voir votre productivité décuplée.
✍️ Action
- Identifiez vos variations d’énergie, et pics de productivité.
- Imaginez un emploi du temps type pour votre semaine de travail en fonction.
- Testez-le pendant une semaine et faites le bilan : qu’est-ce qui a fonctionné ? Moins bien fonctionner ? Que voulez-vous garder ?
6. Procéder par ordre de priorité dans votre agenda
Tout noter dans son agenda, c’est bien. Prioriser, c’est encore mieux. En effet, certaines semaines vous ne pourrez pas tout faire. En commençant par vos priorités :
- L’arbitrage sera plus facile si tout ne rentre pas dans votre emploi du temps.
- Et surtout, vous vous assurez de ne pas perdre de vue vos objectifs tout en tenant compte des éventuelles contraintes.
Concrètement ? Voici par exemple comment je procède :
- Vérification des rendez-vous et échéances :
- Ajout des temps “tampon” si ce n’est pas déjà fait (ex.: temps de préparation, temps de transport, temps en cas de dépassement de l’horaire)
- Mise en avant des évènements et échéances importants (ex. : mettre en rouge)
- Ajustement des activités récurrentes en fonction des contraintes de la semaine, en veillant à garder :
- Un créneau dédié au bilan et plan de la semaine en fin de semaine.
- Deux temps par jour pour traiter les emails (de préférence avant midi et en fin d’après midi).
- Ajout de grands blocs de temps pour réaliser les priorités de la semaine.
- Planification de temps off pour garder l’équilibre, en particulier :
- Pauses déjeuner (pour éviter d’avoir des réunions entre midi et deux.
- Pauses (surtout pour les journées déjà très chargées).
- Ajout des blocs de temps pour les imprévus.
- Organisation des autres To do pro et perso (hors priorités) sur le temps restant.
✍️ Action
- Bloquez-vous un créneau vendredi ou dimanche prochain pour revoir l’organisation de la semaine à venir.
- Lors de cette session, planifiez votre semaine dans votre agenda en suivant ces étapes.
- Puis faites-le point : que retenez-vous ? Quelles améliorations avez-vous envie de mettre en place ?
À vous de jouer
Et voilà, je vous ai livré 6 astuces pour organiser vos semaines de travail efficacement dans votre agenda.
👉 Les connaissiez-vous ? Qu’allez-vous tester en premier ?
Pour aller plus loin
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- Si vous souhaitez gagner du temps au travail et en efficacité,
- Penchez-vous sur vos voleurs de temps : 18 sources de pertes de temps au travail (+ des pistes d’action).
- Mettez en place et optimisez votre système d’organisation en fonction de vos modes de fonctionnement grâce à la formation “Organiser mon temps sans stress“.
- Retrouvez aussi les erreurs à éviter lors de la planification de votre semaine dans cet article :
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Bonne semaine !
