Comment mieux s’organiser avec un planner ? Comment utiliser son planner ou agenda plus efficacement ? Si vous avez un planner digital ou un agenda traditionnel, vous vous posez peut-être ces questions.
Dans cet article, découvrez 4 conseils pour mieux s’organiser avec un planner, les 4 meilleurs astuces selon moi pour améliorer la gestion de son temps et son organisation avec un planner.
NB : Ici, je parle de tout type de planner. Ces conseils s’appliquent aussi bien à un planner digital sur iPad ou tablette, qu’à un planner papier, un agenda traditionnel, un calendrier numérique (comme Google calendar) ou encore un Bullet journal.
Au sommaire
1. Créer des routines de planification.
Pourquoi créer des routines planification ?
Le risque lorsque l’on commence à utiliser un planner pour mieux s’organiser, c’est de – au bout de quelques semaines – l’oublier et reprendre ses mauvaises habitudes.
En effet, planifier son temps régulièrement, utiliser un planner n’est pas inné. Cela demande d’en faire une habitude, surtout au début.
Pour éviter ce risque, mon conseil n° 1 est de créer une “routine planification” et de mettre en place des rappels au début pour créer une habitude.
[À lire aussi : « Les routines : pourquoi et comment les mettre en place ? » ]
Que faire pendant ces routines planification ?
Les routines de planification dépendent de comment vous avez décidé d’organiser votre temps (ex : au jour, à la semaine, au mois, et/ou trimestre ?).
En effet, selon votre activité et vos modes de fonctionnement, vous n’avez peut-être pas besoin d’organiser votre temps au jour le jour.
- Peut-être qu’une planification à la semaine et au mois vous suffit.
- ou peut-être que vous avez aussi besoin de piloter vos objectifs au trimestre.
Par conséquent, le type de routines planification peut varier selon vos besoins.
Afin de vous donner des exemples concrets, voici un aperçu de ce que vous pouvez mettre en place selon la ou le(s) périodes choisies :
Toutes les semaines :
- Faire le bilan de la semaine passée
- Fixer vos 3 priorités et votre To Do de la semaine en fonction de vos objectifs du mois
- Noter vos RDVs et événements importants après avoir vérifié le calendrier mensuel.
Chaque nouveau mois (optionnel) :
- Faire le bilan du mois passé.
- Fixer vos 3 priorités pour le mois à venir en fonction de vos objectifs du trimestre.
- Noter les RDVs importants sur le calendrier mensuel après avoir vérifié votre page Calendrier du trimestre.
Chaque nouveau trimestre (optionnel) :
- Faire le bilan du trimestre passé.
- Définir vos 3 objectifs pour le trimestre à venir.
- Vérifier les « To Do » de Saison.
- Planifier les grands rendez-vous et actions du trimestre après avoir vérifié votre calendrier annuel.
Chaque nouvel an :
- Faire le point sur vos objectifs.
- Faire votre bilan, redéfinir votre vision et vos priorités.
- Définir vos objectifs ou intentions de l’année.
- Noter vos RDV et événements importants déjà connus.
👉 En bref :
- Choisissez un créneau pour organiser votre temps : le dimanche soir, lundi matin ou vendredi après-midi.
- Mettez un rappel dans votre agenda.
- Utilisez ce créneau pour planifier votre temps pour – selon la période : la semaine à venir, le mois, le trimestre ou l’année prochain(e).
2. Éviter de tomber dans la « suplanification ».
Un des risques quand on utilise un nouvel outil ou que l’on cherche à mieux s’organiser est de tomber dans le piège de la « surplanification ».
Qu’est-ce que le risque de surplanification ?
- Passer beaucoup de temps à planifier votre temps et utiliser votre planner.
- Vous efforcer à compléter toutes les pages de votre planner, rentrer dans un détail excessif,
- sans pour autant que cela soit bénéfique pour vous ou vous aide à atteindre vos objectifs.
Comment éviter de surplanifier ?
#1 – Avoir conscience de ce risque.
La première chose est d’avoir conscience de ce risque et de se poser régulièrement la question :
- Est-ce que je suis au bon niveau de détail ? est-ce utile ?
Par exemple :
- Si vous planifiez dans votre agenda des tâches que vous aimeriez bien faire dans les détails, mais que vous passez votre temps à décaler ces tâches, car vous avez des réunions, des imprévus. Peut-être, c’est que vous vous y prenez au bon niveau.
- Dans ce cas, une solution serait plutôt de
- bloquer des créneaux de travail ou “production” dans votre calendrier,
- et de gérer vos tâches dans une liste de tâches sur votre planner au niveau “semaine” ou “mois”.
#2 – Clarifier pourquoi vous utiliser un planner.
Pour éviter ce piège, je vous recommande aussi de clarifier :
- Quel est l’objectif de votre planner ou agenda pour vous ?
- Pour quoi l’utilisez-vous ?
Il n’y a pas une seule réponse. Tout dépend de votre situation, de vos objectifs. Voici quelques exemples de réponses à cette question “ Pourquoi utiliser un planner ?” :
- Mieux gérer son temps.
- Éviter de procrastiner.
- Veiller à son équilibre de vie.
- Atteindre ses objectifs plus facilement.
- Mettre en place des routines et s’y tenir.
- Gérer sa vie perso, sa vie pro ou les 2.
- Avoir un outil central pour gérer toute sa vie.
- Avancer et devenir une meilleure version de soi-même.
- Documenter sa vie.
- Prendre un moment de plaisir.
#3 – Définir comment utiliser votre planner en fonction de votre objectif.
En fonction de la réponse à la question précédente, vous pouvez être amené à utiliser différemment votre planner. L’idée est que cela soit utile pour vous.
Exemples :
- si vous utilisez principalement votre planner pour veiller à votre équilibre de vie, prenez soin dans votre planner :
- de faire le bilan sur votre équilibre régulièrement (tous les mois dans le planner de appytodo) ;
- d’intégrer des moments dans votre planner pour veiller à votre équilibre (par exemple, toutes les semaines) ;
- et éventuellement de suivre les routines essentielles à votre équilibre.
- Par contre, il n’est pas forcément utilisé de planifier votre temps au niveau du trimestre
- À l’inverse, si vous utilisez votre planner pour atteindre vos objectifs plus facilement, une méthode efficace est de définir et piloter ces objectifs et organisez sont temps au trimestre
- dans ce cas, renseignez les pages trimestres est important
- si pour atteindre vos objectifs, vous avez identifié de nouvelles routines à mettre en place, utilisez le suivi des routines aussi
- Toutefois, si l’équilibre de vie n’est pas un sujet pour vous, faire un bilan sur votre équilibre n’est pas forcément utile.
- Et si vous voulez les 2 : atteindre vos objectifs, tout en maintenant votre équilibre, dans ce cas toutes ces pages sont utiles.
Autre exemples :
- Si votre objectif est de mieux gérer votre temps, planifiez chaque semaine est primordiale.
- Veillez à remplir les pages semaines de votre planner.
- Cependant, les pages jours ne sont pas forcément utiles tout le temps.
- Si vous utilisez votre planner pour documenter votre vie et développer un état d’esprit positif, alors les pages jours sont importantes ;
- Chaque jour, vous pouvez y inscrire vos succès, votre intention positive, pourquoi vous êtes reconnaissant de cette journée (“gratitude”) pour développer un état d’esprit positif.
- Vous pouvez aussi noter ce que vous avez fait, ajouter des photos pour garder une trace.
Ce sont des exemples. Vous aurez compris l’idée. Même si votre planner est hyper complet avec des pages pré-remplies au niveau jour, semaines, mois, trimestre, année. Vous n’êtes pas obligé de tout utiliser. Utilisez les pages dont vous avez besoin.
👉 En bref :
- Adapter l’utilisation de votre planner digital à votre objectif.
- Garder en tête le piège de la surplanification.
3. Prévoir des pages dédiées pour les tâches « sans date ».
S’organiser avec un planner n’implique pas que organiser son temps dans un calendrier. Un planner sert aussi à organiser et suivre ses tâches dans le temps.
Or, nous ne savons pas toujours quand nous voulons faire les choses. Toutes les tâches, actions à faire ou idées ne sont pas forcément liées à une échelle de temps (année, trimestre, mois, semaine, jour).
Dans ce cas, l’erreur serait de mettre ces tâches dans la section « datée » de votre planner (année, trimestre, mois, semaine, jour), car vous n’êtes pas certain de l’accomplir pendant cette période et vous risquez de ne plus souvenir où vous l’avez noté et de l’oublier.
Comment faire alors ? Mon conseil est de mettre toutes ces taches ou ces idées, dans un espace dédié dans votre planner ou de faire une liste à part.
Par exemple, dans le planner de appytodo, vous avez 3 sections notes. Vous pouvez décider d’utiliser une de ces sections pour ces tâches « sans date ».
- Rendez-vous alors à la page « notes ».
- Renommez une section pour savoir à quoi elle correspond. Par exemple, vous pouvez la nommer :
- « à faire un jour »,
- « brain dump »,
- ou encore « vidage de cerveau »
- Dans cette section, faites des listes thématiques avec des tâches ou idées sans date précise, comme :
- La liste de choses à faire en jour,
- La liste de vos achats / envies / lectures,
- La liste des choses à faire pour un projet particulier.
[Si vous utilisez un planner digital, voir la vidéo : Planner digital : démo + set up]
👉 En bref :
- Garder au sein de votre planner vos listes d’idées à un endroit afin de :
- Pouvoir piocher dedans quand vous en aurez besoin.
- Éviter de passer des heures à vous demander “où vous avez mis cette idée ?”.
4. Utiliser des couleurs pour mieux s’organiser avec un planner.
Pourquoi utiliser des couleurs dans son planner ?
- Trouver facilement des informations,
- Mettre en lumière certaines informations importantes.
- Distinguer en un coup d’œil à quel domaine de vie (pro, social, loisir, finances…) un rendez-vous ou un événement correspond.
Concrètement, comment faire ?
Je vous recommande de mettre en place un code couleur par
- type d’information (rendez-vous, événement à ne pas oublier, échéance).
- et/ou domaine de vie (ex : travail, maison, loisirs, finances, vie sociale, dev perso).
- et/ou niveau d’importance/urgence (ex : rouge pour ce qui est important et urgent).
👉 En bref :
- Utiliser des couleurs pour distinguer rapidement les informations.
Pour conclure
Et, voilà, je vous ai livré les 4 conseils les plus importants selon moi pour mieux s’organiser avec un planner.
En résumé :
- Créer des routines planification.
- Ajuster l’usage de votre planner à votre objectif pour éviter la surplanification.
- Prévoir un espace pour vos tâches “sans date”.
- Utiliser des codes couleurs.
Par quoi commencer ?
Si vous ne l’avez pas déjà fait, je vous conseille dès maintenant de mettre un rappel dans votre agenda toutes les semaines pour organiser votre temps avec votre planner digital, bullet journal ou agenda traditionnel selon l’outil que vous avez choisi.
Pour aller plus loin
- Découvrez le planner digital de appytodo, un planner hyper complet spécialement conçu pour atteindre ses objectifs tout en pilotant son équilibre, qui comprend un guide pour débuter.
- Vous n’avez pas encore de planner digital et souhaitez en savoir plus avant de vous lancer, découvrez :
- Le cours gratuit par email sur 5 jours : « Initiation à la planification digitale ».
- L’article : « Débuter avec un planner digital : 6 étapes »,
- la chaîne YouTube pour des tutos sur le planner digital.
- Encore plus de conseils sur l’organisation de votre temps ?
- Téléchargez la check-liste : Planifier sa semaine efficacement
- Consultez l’article : Agenda : 6 astuces pour organiser votre semaine de travail.
- ou découvrez les formations de appytodo.
