gestion des imprévus au travail : organisation et préparation

Imprévus au travail : 4 astuces pour mieux s’y préparer

Même si les imprévus sont par définition non prévisibles, il est possible de les anticiper. Comment ? Découvrez 4 astuces pour s'y préparer et vivre des journées plus sereines.

Les imprévus sont — par définition — des événements inattendus, donc difficilement prévisibles. Néanmoins, il est possible de s’y préparer : avec un peu d’organisation, les imprévus peuvent en effet moins peser sur votre quotidien, en particulier au travail.

Comment se préparer aux imprévus au travail ? Voici quatre astuces pour mieux anticiper et limiter leurs effets sur vos journées de travail.

4 astuces pour se préparer aux imprévus au travail 4 astuces pour mieux se préparer aux imprévus au travail Comment anticiper les imprévus au travail ? Conseils organisation

1. Anticiper au quotidien

 

Anticiper, quoi exactement ?

En tant qu’évènement imprévisible, vous ne pouvez pas savoir quels imprévus vont arriver. Cependant vous savez que de toute façon ils vont arriver. C’est ce que nous enseigne une des 9 lois de la gestion du temps : La loi de Murphy.

Sachant, cela : anticipez ! Prévoyez plus de temps pour faire face aux imprévus dans le cadre de vos activités au quotidien. Par exemple, pour :

  • vos réunions, avec du temps avant & après en cas de retard ou débordement.
  • vos projets en ajoutant une marge de sécurité sur votre planning.
  • vos semaines de travail en intégrant des moments « tampon » au cas où.
  • vos estimations.

Combien de temps prévoir pour les imprévus au travail ?

 

C’est difficile de répondre à cette question.

  • Vous pouvez – si vous le souhaitez – essayer, sur une période donnée, d’évaluer le temps par jour ou semaine que vous consacrez à gérer les imprévus.
  • Le plus simple est de prévoir 30 % de temps en plus pour les aléas.

2. Bloquer des créneaux dans votre agenda

 

Pourquoi ?

Sachant que les imprévus vont arriver, prévoir des plages dans votre agenda vous permettra de :

  • Ne pas être confronté à un agenda surchargé, avec encore des nouveaux éléments à intégrer.
  • Être plus souple dans vos rendez-vous, et pouvoir trouver d’autres créneaux sans se prendre la tête pour, si nécessaire, les décaler.
  • Éviter de courir tout au long de la journée en cas de retard.
  • Être plus cool en cas d’imprévus.
  • Rester maître de son temps en ayant des pistes pour, en cas de pépins, trouver des solutions.

Comment répartir des temps pour la gestion des imprévus dans votre agenda ?

 

La répartition de ces « temps imprévus » dépend de votre métier et de vos contraintes personnelles. L’essentiel est de bloquer des créneaux en amont. 

Et je précise, au cas où : les imprévus au travail font partis intégrante de votre vie pro. Par conséquent, le temps pour gérer ces situations doivent être pris sur vos journées de travail, et non sur votre vie perso.

Concrètement ?

Tout dépend de votre métier, mais voici un exemple :

  • Chaque jour : des créneaux de 1 h « Temps libre » pour avoir de la disponibilité en cas de nouveau dossier, une réunion à déplacer…
  • Chaque semaine : un créneau de 2 h « Imprévus » pour les rendez-vous de dernières minutes ou dossier urgent.
  • Avant et après chaque réunion importante : 15 à 30 minutes pour ne pas courir.
    • Avant, c’est l’occasion de faire une pause, se remémorer l’objectif et les messages clés à faire passer.
    • Après, un dépassement n’aura pas d’impact sur la suite de votre journée. Et si la réunion finie à l’heure, autant en profiter pour faire un compte-rendu flash ou planifier les prochaines actions.

Et si aucun imprévu ne pointe le bout de son nez ?!

Déjà c’est une bonne nouvelle ! Ensuite, je suis sûre que vous trouverez toujours quelque chose à faire. C’est peut-être aussi l’occasion de consacrer un peu plus de temps à vos objectifs « long terme ».

À garder en tête : il se peut qu’en regardant votre planning après avoir bloqué ces créneaux, vous ayez l’impression d’avoir beaucoup de temps « tampon », jugés « inutiles ». En réalité, ils sont loin d’être perdus et vont vite s’avérer utile. C’est un moyen de gagner en efficacité.

Vous êtes sceptique ? Essayez et faites vous votre propre avis.

Planifier du temps pour soi - noter dans son agenda

3. Identifier les imprévus récurrents

Peut-être avez-vous remarqué que certains types d’imprévus se répètent souvent ? Ne continuez pas à subir, soyez pro actif !

Comment ? Posez-vous régulièrement ces questions :

Quels sont les aléas récurrents ?

Que pouvez-vous mettre en place pour limiter leurs effets ?

Voici quelques exemples :

  • Systématiquement deux jours avant un comité, on vous demande en urgence des informations complémentaires. Dans ce cas, bloquez systématiquement un créneau libre dans votre agenda avant ces dates clés.
  • Vers octobre, vous êtes conviés souvent à une réunion à la dernière minute, car de seconds arbitrages au budget sont demandés. Au lieu de vous retrouver le bec dans l’eau, anticipez dès le mois de septembre en planifiant des plages pour y travailler.
  • Ou encore votre chef a tendance à débouler dans votre bureau et vous demander quelque chose tout de suite (alors qu’il le sait depuis 1 mois, mais qu’il a « oublié ») : lors de vos points, demandez-lui systématiquement de vous rappeler les échéances à venir dans le mois. Autre option : calez une réunion pour échanger sur « Comment mieux fonctionner ensemble ? » ;).
Si vous ne voyez pas comment limiter des imprévus identifiés comme récurrents, vous pouvez aussi en parler avec vos collègues. Un regard extérieur pourra peut-être vous aider à trouver des solutions.

4. Travailler votre « mindset »

Comme mentionné au début de cet article, il y aura toujours des imprévus. Donc autant s’y préparer mentalement.

Dites-vous que : 

  • Quoique que vous fassiez vous ne pouvez pas tout contrôler.
  • Si jamais un imprévu arrive, vous êtes capable de gérer et de vous adapter. Un doute ? Rappelez-vous que  : dans le passé, vous avez déjà fait face avec succès à de nombreux imprévus.
  • Plusieurs plans de secours sont possibles grâce aux « temps libres » bloqués dans votre agenda pour gérer ce type de situation.
  • La terre ne va pas s’arrêter de tourner. Il suffit de souffler un bon coup, réfléchir calmement et s’adapter !

À vous de jouer

Et voilà, je vous ai livré 4 astuces pour mieux se préparer aux imprévus. Ces quelques conseils ont eu un impact plus que positif sur mes journées, en réduisant mon stress lié à la gestion des imprévus et en évitant de perdre mon temps à faire du « Tetris » dans mon agenda à chaque changement.

J’espère qu’il en sera de même pour vous. Ne vous arrêtez pas à la lecture de cet article. Passez à l’action. Demandez-vous : 

👉 Que puis-je faire dès maintenant pour vous préparer aux imprévus ?

L’essentiel est d’agir avec un premier pas. Une première action peut être tout simplement de prévoir un créneau dans votre agenda pour revoir votre emploi du temps.

Pour aller plus loin

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Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et créatrice d'outils d'organisation. J’aide les personnes qui travaillent trop à reprendre les rênes de leur vie grâce à une meilleure gestion de leur temps et de leur équilibre.

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