Comment limiter les interruptions au travail ?

Faire un mini-audit

Apprendre à reconnaitre vos sources d’interruptions vous aidera à les gérer plus facilement. Concrètement ? Voici 3 étapes.

Étape 1 : Identifier les sources pour mieux prévenir

Soyez attentif pendant une semaine type de travail, et notez dans un carnet :

Quel type d’interruption subissez-vous ?

Qui vous interrompt ?

Quel était le degré d’importance ? D’urgence ?

N’oubliez pas de :

• Prendre en compte toutes les formes d’interruptions. Celles-ci peuvent venir des autres, d’objets, ou encore de vous-même.
• Distinguer celles qui vous sont bénéfiques de celles qui vous nuisent. Certaines interruptions sont bienvenues et font partie intégrante de notre travail. Ici concentrez-vous sur celles qui vous gênent.

Étape 2 : Établir un plan d’action pour réduire les risques

A chaque fois que vous identifiez une nouvelle source d’interruptions :

• Demandez-vous aussi :

« comment puis-je faire différemment la prochaine fois  ? »

• Notez les premières idées qui vous viennent à l’esprit.

Étape 3 : Vous concentrer sur les récurrences

Après avoir fait l’exercice pendant une — voire deux — semaine(s), vous aurez une vision plus précise de la situation.

Relisez vos notes et demandez-vous :

Quelles sont les interruptions qui reviennent souvent ? Les modèles récurrents ?

Que puis-je faire pour les éviter ou du moins les limiter ?

Ne reste plus qu’à élaborer un plan d’action pour venir à bout des interruptions qui — selon vous — ne sont pas nécessaires !

Communiquer clairement

Pour réduire les sollicitations impromptues, la clé est la communication. Pas toujours facile, mais on peut tout dire en mettant la forme. Développez votre assertivité !

Être clair avec les autres

• Demandez à vos amis de vous appeler à certains moments de la journée (ex. : le midi ou le soir après 19 h 30).
• Prévenez vos collègues quand vous ne souhaitez pas être dérangé.
• Demandez aux personnes qui vous interrompent souvent d’être spécifique. À savoir, préciser :
  • • 1. Quelles sont leurs attentes ? Que veulent-ils de vous ?
    • 2. Quand ont-ils besoin de vous ?
    • 3. Quelles sont leurs propres suggestions et idées pour résoudre leur problème (les options et leurs recommandations) ?

Responsabiliser vos interlocuteurs

• Formez vos collègues : prenez un peu plus de temps et montrez comment ils peuvent gérer eux-mêmes leur problème, de sorte qu’ils n’auront pas besoin de vous interrompre encore et encore sur le même sujet.
• Responsabilisez les équipes ou vos collègues : pensez aux sources fréquentes d’interruptions de leur part et responsabilisez-les pour qu’ils résolvent eux-mêmes ce type de problème.

Prévoir des moments dédiés

• Planifiez des réunions pour traiter les dossiers. Mettez à l’ordre du jour un temps pour traiter les questions et points en suspens. Ainsi, vos interlocuteurs sauront qu’ils pourront vous solliciter à ce moment-là.
• Manager ? Fixez des rendez-vous réguliers avec votre équipe : réunions d’équipe, points en « one-one »… Prévoyez à chaque fois un moment d’échanges ou un tour de tables.
• Instaurez des plages de disponibilité pour répondre aux besoins de certains, et vous permettre d’avancer.
  • • Choisissez vos créneaux réguliers (par exemple, tous les vendredis matin de 10 h à 12 h).
    • Communiquez-les afin que vos collègues prennent l’habitude de s’organiser et vous solliciter en fonction de ses plages.
    • Faites-les respecter, bien sûr sauf urgence. Soyez vraiment disponible. Si on vous sollicite en dehors de ces plages, demandez votre interlocuteur si cela peut attendre ?

Adapter votre environnement de travail

Éliminer les distractions

• Mettez votre téléphone portable en silencieux, voir éteignez-le, pour pouvoir vous concentrer. Si c’est important, on vous laissera un message.
• Mettez votre téléphone fixe au bureau (si vous en avez un) sur répondeur et désactivez la sonnerie.
• Coupez les notifications sur votre téléphone et ordinateur tel que celles de vos réseaux sociaux, votre boite mail ou vos SMS. Prévoyez plutôt un temps dédié (au déjeuner, en fin de journée, pour surfer sur internet).

[ À lire aussi : Notifications Push : comment gérer ? ]

Signaler que vous ne souhaitez pas être dérangé

Instaurez une sorte de signe ou signal qui dit aux autres que vous ne voulez pas être interrompu sauf si c’est urgent. Par exemple :

• Fermez la porte de votre bureau si vous le pouvez. Sans oublier de faire savoir sa signification aux autres, à savoir : « porte close = ne pas dérangé ».
• Portez des écouteurs. Outre le fait que la musique peut vous aider à vous concentrer, c’est un signe que vous travaillez et donc un obstacle aux interruptions en tout genre. Et si vous n’aimez pas écouter de la musique en travaillant, vous pouvez aussi juste mettre vos écouteurs ;).
• Placez un panneau ou une pancarte sur votre bureau pour notifier les autres que vous ne souhaitez pas être dérangé. En open space, avec une petite note d’humour cela marche aussi.
• Isolez-vous : peut-être n’arrivez-vous pas du tout à vous concentrer ou avancer sur un dossier important. Dans ce cas, vous pouvez choisir de travailler dans un autre endroit : salle de réunion, bar au pied du bureau, bureau vide d’un collègue, chez vous en télétravail…

À vous de jouer

Et voilà, je vous ai livré des pistes pour limiter les interruptions au travail. Selon votre situation, certaines seront plus appropriées que d’autres.

Mon conseil : Commencez par identifier LA source d’interruption la plus fréquente et mettez en place une réponse adaptée. En vous attaquant à chaque type d’interruption, pas à pas, vous serez peut-être rapidement surpris de constater que le nombre de sollicitations impromptues a diminué.

Ne reste plus qu’à agir :

👉 Parmi toutes ces stratégies, laquelle vous parle le plus ?

👉 Qu’allez-vous faire en premier ?

Une dernière chose : N’oubliez pas que vous pouvez aussi être vous-même une source d’interruption pour les autres. Alors la prochaine fois que vous vous apprêtez à interrompre quelqu’un demandez-vous si c’est adapté ;).

Pour aller plus loin

• Voici 14 stratégies pour gérer les interruptions au travail à garder en tête la prochaine fois que vous êtes interrompu au mauvais moment.
• Pour développer votre assertivité et faire ainsi passer les messages efficacement , apprenez la communication non violente, grâce au livre : «Les mots sont des fenêtres ou bien des murs» de  Marshall B.Rosenberg, une référence disponible sur Amazon et dans les librairies.

• Vous souhaitez retrouver la maitrise de votre temps ? vous sentir plus aligné au bureau ? atteindre un objectif ? Faites vous accompagner. Coach professionnelle, je vous aide à atteindre vos objectifs et à vous développer personnellement et professionnellement.