Quand nous sommes submergé par une to do à rallonge, que les e-mails et les demandes de dernières minutes s’accumulent, il arrive que tout semble urgent et important. Il est alors difficile de prioriser, de savoir par quoi commencer. Et pourtant, tout n’est certainement pas urgent et important.
Alors, comment prioriser et distinguer ce qui est urgent et important de ce qui ne l’est pas ?
Découvrez dans cet article, les clés avec des exemples concrets pour vous aider à mieux prioriser vos tâches et à gagner en sérénité et en efficacité. En particulier, découvrez :
Au sommaire
Comment faire la différence entre ce qui est urgent et important et pourquoi ?
Pourquoi distinguer les 2 ?
- Ne pas laisser votre vie dictée par les urgences et le stress : il y aura toujours des imprévus et des urgences. Le problème est que sous pression, notre perception dans ces moments-là est souvent biaisée. Mais, en sachant faire la différence entre ce qui est urgent et important, vous pourrez prioriser efficacement pour faire face, mais aussi anticiper pour que tout ce qui est important ne devienne pas urgent.
- Prioriser efficacement : Selon le niveau d’urgence et d’importance, vos options pour traiter le sujet efficacement et les niveaux de priorités ne seront pas les mêmes. Si une priorité absolue est quelque chose d’urgent et important, toutes les urgences ne sont pas importantes et inversement. Et en fonction, la conduite à suivre n’est pas la même.
- Gagner en sérénité : en sachant identifier ce qui est urgent et important, y compris sous pression, vous serez capable de faire le tri, savoir par quoi commencer, et organiser votre travail efficacement afin d’éviter de vous retrouver submergé.
- Veiller à atteindre vos objectifs : avec les imprévus et les urgences, nous nous focalisons souvent sur le court terme, au détriment de nos objectifs. Or, pour avoir des résultats et être plus efficace, vous avez aussi besoin de travailler sur le long terme.
Comment faire la différence ?
Qu’est-ce qui est urgent ?
Les tâches urgentes sont des tâches :
- qui nécessitent une action rapide, voire immédiate afin d’éviter des conséquences plus ou moins négatives.
- souvent liées à une échéance ou des facteurs externes qui ne dépendent pas de nous (ex : une échéance fixée par quelqu’un d’autre, un problème non prévu).
💡 Pour identifier ce qui est urgent, vous pouvez vous poser ces questions :
Puis-je reporter, le faire plus tard ou décaler l’échéance ?
Quelle est la conséquence si je ne le fais pas tout de suite ? Suis-je prêt à accepter cette conséquence ?
Qu’est-ce qui est important ?
Les tâches importantes sont des tâches qui :
- ont un impact fort à court ou long terme.
- souvent liées à nos objectifs ou à nos responsabilités / notre rôle (ex: manager, parents, sportif)
💡 Pour identifier ce qui est urgent, vous pouvez vous poser ces questions :
Quelle est la conséquence si je ne le fais pas ?
Cette action contribue-t-elle grandement à l’accomplissement de mes objectifs ou de mes responsabilités ?
Quelques exemples concrets
Par exemple, dans la vie pro
- Résoudre un problème technique qui bloque un projet -> si ce n’est pas fait tout de suite, le projet est à l’arrêt -> urgent
- Prendre le temps de former les équipes pour que le problème ne survienne plus et savoir le gérer en autonomie -> important
- Remplacer au pied lever un collègue à un comité imprévu mais stratégique avec plus de 10 personnes invitées.– > Cela doit être fait immédiatement, ne peut pas être annulé, et personne d’autres ne peut y aller, si vous n’y allez pas cela met à mal un projet important cette année -> Urgent et important.
- Préparer le budget qui doit être validé dans 2 mois pour s’assurer d’avoir les ressources nécessaires à l’accomplissement de vos missions. -> sans budget, impossible d’atteindre vos objectifs, pas de conséquence si pas d’action immédiate pour le moment -> Important.
Par exemple, dans la vie perso
- Aller faire les courses, car le frigo est vide et vous n’avez plus rien à manger –> Cela a un impact si ce n’est pas fait rapidement -> Urgent.
- Trouver des recettes saines et équilibrées pour améliorer votre santé –> C’est essentiel pour prendre soin de votre santé, mais il n’y a pas de contrainte de temps immédiate -> Important.
3 points d’attention à garder en tête au moment de prioriser
1. Les fausses urgences
Parfois, certaines choses sous stress ou pression sont perçues comme des urgences, alors que ce n’en sont pas réellement.
Par exemple :
- un collègue qui vous demande de l’aide pour un dossier urgent, mais en creusant vous vous rendez compte que la deadline est dans 3 jours. Donc, vous pouvez planifier et faire cette tâche plus tard. Pas besoin de vous arrêter pour le faire tout de suite.
- un client vous dit qu’il a besoin très rapidement d’un retour sur un sujet et intitule l’objet de son email « Urgent ». Quand vous lui demandez si d’ici la fin de la semaine, cela lui va. Il vous répond : « Oui, très bien. Même début de semaine prochaine, c’est ok ».
💡 Pour démasquer les « fausses urgentes », voici 2 techniques :
- creuser en posant des questions complémentaires pour clarifier l’échéance et niveau d’urgence réel.
- vous poser la question :
Quelles seront les conséquences si cette tâche n’est pas faite immédiatement ?
2. Les urgences des autres vs les vôtres
Chacun ses priorités : les priorités des autres ne sont pas les vôtres forcément.
Par exemple :
- Un manager veut que vous fassiez une présentation à sa réunion d’équipe pour les mettre à niveau sur un sujet, mais vous avez un dossier important à boucler en même temps.
- Votre conjoint qui a pour objectif de faire semi-marathon d’ici la fin de l’année, vous demande d’aller chercher en express des trucs pour améliorer sa récupération.
💡 Vous avez le droit dans ce cas :
- Dire non.
- Négocier un autre échéancier.
- Proposer une alternative (par exemple : renvoyer vers une autre personne habilitée et disponible).
3. Les urgences qui auraient pu être éviter
Certaines tâches importantes peuvent devenir de vraies urgences si l’on anticipe pas ou laisse traîner. Cela crée alors des situations stressantes, ou on est obligé de « gérer à la dernière minutes.
Par exemple :
- Remplir le dossier de l’école le dernier jour alors que cela fait plus d’un mois qu’on l’a.
- Un projet important lancé depuis plus de 6 mois, mal organisé, qui se retrouve en difficulté avec pleins d’urgences à gérer à 1 mois de l’échéance.
💡 Pour éviter ces situations stressantes de dernière minutes et diminuer les urgences :
- la clé est de planifier vos tâches importantes pour les faire avant qu’elles ne deviennent urgentes.
- Vous pouvez aussi vous demandez :
Parmi ma to do list, quelles sont les tâches importantes qui risquent de devenir des urgences si je ne les planifie pas ?
💡 Et si jamais vous avez oublié et vous vous retrouver face à une chose importante qui devient une urgence, demandez-vous :
Comment j’aurai pu éviter que cette tâche ne devienne urgente ?
Comment utiliser cette information pour prioriser ?
Une fois que vous avez identifié parmi votre to do ce qui est urgent et important, vous avez les cartes en main pour définir par quoi commencer et que faire pour ces tâches. Vous pouvez alors :
- appliquer la matrice d’Eisenhower
- ou – pour simplifier – traiter ces tâches comme ceci :
En priorité 1 : urgent + important
👉 1 – Traiter ce qui est urgent et important rapidement
Pour ces tâches, il faut agir vite, quitte à repousser ou annuler certaines choses prévues, car les impacts sont élevés et l’échéance ne peut pas être reportée.
Par exemple :
- Si un problème arrive, touche 90% de vos clients et risque de générer de nombreuses réclamations et toucher votre image de marque, la priorité est de trouver une solution pour régler ce problème, et donc libérer du temps dans votre agenda pour le faire si besoin.
En priorité 2 : important
👉 2 – Bloquer du temps pour traiter ce qui est important et non urgent
Si c’est important et non urgent, planifiez dans votre agenda des créneaux pour travailler dessus et ainsi avancer sur vos objectifs.
Par exemple :
- si vous avez pour objectif de monter en compétence sur un sujet, vous pouvez bloquer 1 matinée par semaine ou 3 créneaux d’1heure par semaine pour avancer sur le sujet malgré les urgences.
[À lire aussi : Comment planifier votre semaine ?]
Planifier votre semaine efficacement
Téléchargez la check-liste gratuite
Retrouvez toutes les étapes à suivre pas à pas pour planifier votre semaine efficacement dans la check-liste offerte.
En priorité 3 : urgent
👉 3 – Déléguer ou reporter ce qui est urgent et non important
- décaler l’échéance,
- les confier à une autre personne, demander de l’aide ou déléguer
- ou encore faire en sorte de ne pas y passer trop temps.
À vous de jouer
Et, voilà ! Vous savez maintenant distinguer ce qui est urgent et important, de ce qui ne l’est pas, pour prioriser plus efficacement vos tâches.
💡 À retenir :
- Donnez la priorité à ce qui est important (lié à vos objectifs / votre rôle et à fort impact).
- Commencez par ce qui est urgent (échéance à venir très prochainement) et important.
- Planifiez du temps pour ce qui est important et non urgent.
- Anticipez les urgences pour les diminuer et dégager du temps pour ce qui compte vraiment.
👉 Maintenant, je vous propose de commencer par :
- Regarder votre agenda et to do liste.
- Vérifier que vous avez bloqué du temps pour ce qui est important (même si pas de pression de date à court terme) afin d’éviter que cela ne devienne des urgences plus tard et d’avancer dessus.
Pour aller plus loin
- Si vous voulez apprendre à mieux gérer votre temps (les différentes techniques de priorisation, mais aussi comment mieux gérer votre agenda, vos tâches, les informations entrantes…), découvrez la formation « Organiser mon temps sans stress”.
- Et pour échanger sur le sujet ou découvrir d’autres conseils autour de la gestion du temps, vous pouvez rejoindre le groupe Facebook de appytodo “Productivité et Équilibre”.
1 réflexion sur “Prioriser : Comment distinguer ce qui est urgent et important ?”
Article très pertinent sur la gestion des priorités. J’apprécie particulièrement la clarté des exemples concrets, qui aident à mieux cerner la différence entre urgent et important. La distinction est souvent floue sous la pression, et vos conseils offrent des pistes efficaces pour garder le cap, même dans l’urgence. Cela me pousse à réfléchir sur ma propre organisation, surtout sur l’importance de planifier pour éviter ces fameuses « urgences évitables ». Un grand merci pour ces astuces applicables au quotidien !