Comment planifier votre semaine ? C’est une question pour beaucoup d’entre nous, mais pas forcément pour les mêmes raisons. Peut-être vous sentez-vous débordé et souhaitez mieux vous organiser ? Ou alors vous êtes déjà organisé, mais cherchez à gagner en productivité et passer plus de temps sur ce qui compte vraiment pour vous ?
Quelle que soit votre situation, voici 5 étapes pour planifier efficacement votre semaine, et surtout les erreurs à éviter. Vous débuterez ainsi le lundi avec l’esprit plus léger, une vision claire, et paré pour gérer les aléas.
1. Faire le bilan de la semaine passée
Première chose : prenez le temps de faire le bilan de la semaine précédente. Pourquoi ? En identifiant ce qui s’est bien passé et ce qui n’a pas fonctionné, vous pourrez ainsi optimiser votre organisation petit à petit.
Comment faire ce bilan hebdomadaire ? Voici quelques conseils pour un bilan complet, rapide et efficace.
Le point sur vos objectifs et To do
Re balayez la semaine précédente, et demandez-vous :
- Qu’ai-je fait ? Pas fait ?
- Que dois-je reporter, déléguer ou abandonner ?
👉 Erreur à éviter : reporter systématiquement les tâches non réalisées
Certaines choses peuvent avoir perdu de leur importance après une semaine. Dans ce cas, ne vous chargez pas inutilement. N’hésitez pas à tout simplement :
- les supprimer de votre To do,
- ou à les noter dans votre liste « à faire plus tard ».
Vos pistes d’amélioration
Une fois ce rapide balayage réalisé, profitez-en pour faire le point sur votre organisation.
- Qu’est-ce qui a fonctionné ?
- Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
- Comment faire mieux la semaine prochaine ?
En faisant l’exercice, vous rendrez-vous compte peut-être que :
- Vous êtes trop optimiste : vous surchargez votre to do de choses que vous n’avez pas le temps de faire.
- Vous n’aviez pas sanctuarisé un créneau dans votre agenda pour travailler sur un dossier important. Conséquence : vous vous y êtes mis le soir tard à la maison.
- Ou alors, pour une fois, vous aviez pris le temps d’aller faire les courses à la pause déjeuner ce qui vous a vraiment fait économiser du temps sur votre weekend, et donc est à refaire.
👉 Erreur à éviter : identifier les pistes d’amélioration sans pour autant les appliquer.
Identifier comment vous améliorer chaque semaine est un levier très puissant pour gagner rapidement en efficacité. Cependant, dans le flow de la semaine, on oublie parfois de mettre en pratique, voire même ce que nous avions décidé. Pour éviter de tomber dans ces biais, je vous conseille de :
- Choisir un seul axe d’amélioration pour la semaine suivante.
- Le noter afin de l’avoir sous les yeux régulièrement (ex. : post it sur ordinateur, agenda…).
- Le travailler pendant une semaine.
Vos succès
Le dernier élément important pour tout bilan est de relever vos succès. En effet, nous avons tendance à vite oublier ce qui a marché, et à voir le verre à moitié vide. Or mettre en lumière vos réussites est un bon moyen pour garder votre motivation, votre entrain et bonne humeur pour attaquer la semaine suivante. Donc demandez-vous :
- Quelles sont mes réussites de la semaine ?
2. Identifier vos rendez-vous importants et ajuster le récurrent.
Une fois le bilan réalisé, place à l’organisation de la semaine à venir ! Au programme : identifiez les événements importants et leur impact sur vos routines.
Les événements importants à venir
Regardez votre agenda :
- Quels sont les événements et rendez-vous importants à venir ?
- Qu’avez-vous besoin de préparer en amont ?
- Quels impacts ont-ils sur votre emploi du temps de la semaine ?
👉 Erreur à éviter : ne pas anticiper les temps de préparation
Certains événements importants nécessiteront peut-être de la préparation, comme par exemple :
- Faire des recherches sur un sujet.
- Vous caler avec untel.
- Préparer votre intervention.
Anticiper les temps de préparation vous permettra d’aborder plus sereinement ces évènements et d’éviter la course de dernière minute. Donc, si vous ne l’avez pas déjà fait, bloquez tout de suite des créneaux de préparation.
Ajustement de vos activités récurrentes.
Chaque semaine, vous réalisez deux types de tâches :
- des activités récurrentes appelées aussi « routines« . Par exemple :
- Réunion d’équipe tous les jeudis matin
- 1:1 avec votre boss tous les 15 jours
- Sport tous les mardis soir
- Sortie en famille tous les dimanches après-midi
- des activités ponctuelles, telles que :
- travailler sur le projet X
- acheter un nouveau téléphone.
Or des événements particuliers peuvent perturber vos habitudes et activités récurrentes (ex: déplacement d’affaire, fête de famille). Donc :
- Veillez à ce que vos routines pro et perso soient bien notées.
- Ajustez votre emploi du temps si besoin (ex: décaler à un autre jour).
- Incluez dans vos temps récurrents des temps « tampons » pour les imprévus.
👉 Erreur à éviter : perdre du temps chaque semaine à identifier vos activités récurrentes.
Afin de ne pas devoir à chaque fois faire un effort pour vous souvenir de vos routines de la semaine :
- Faites la liste de vos activités récurrentes de la semaine une bonne fois pour toute.
- Puis bloquez des créneaux récurrents ou jalons dans votre agenda.
Ainsi, chaque semaine, vous gagnerez un temps précieux :
- vous n’aurez qu’à consulter votre liste
- ou mieux, vos routines seront déjà planifiées dans votre agenda 🙂 Vous n’avez donc plus à y penser !
3. Définir vos 3 priorités de la semaine
Troisième étape : fixer vos trois priorités pour la semaine.
- Pourquoi ne pas commencer par votre liste de tâches à faire ? Débuter par vos priorités vous évitera de vous laisser déborder par une montagne de chose à faire et des contraintes externes diverses. C’est un moyen efficace de garder le cap sur vos objectifs et passer du temps sur ce qui compte pour vous.
- Comment faire ? Voici deux méthodes.
Méthode 1 : Établir vos priorités de la semaine en fonction de vos objectifs.
Si avant même de planifier votre semaine, vous avez une idée précise de vos objectifs pro et perso et de comment y aller, définir vos priorités sera un jeu d’enfant.
L’idée est de fonctionner en cascade en répondant successivement à ces questions :
- Quels sont vos grands objectifs pro et perso de l’année ?
- Parmi ces objectifs, quelles sont vos 3 priorités pour les 3 mois à venir ?
- Si vous vous concentrez sur ce mois-ci, quelles sont les 3 choses que vous voulez accomplir
- Cette semaine, quelles sont les 3 actions à accomplir qui auront le plus d’impact sur vos priorités du mois ?
La réponse à cette dernière question constitue vos priorités de la semaine.
Pour éviter de refaire l’exercice chaque semaine, déclinez en amont vos objectifs par horizon temporel. Ainsi, vous n’aurez qu’à consulter vos objectifs du mois pour définir vos priorités de la semaine à venir.
Pour vous y aider, vous pouvez vous appuyer sur des outils comme :
- l’Appy 365 Planner à imprimer et insérer dans un classeur ou Filofax
- Le Planner digital de appytodo sur tablette ou iPad avec un stylet..
Ces deux outils reprennent entre autre ce principe de cascade et contiennent des fiches à compléter pour mieux gérer votre temps et vos priorités.
Méthode 2 : Choisir les 3 actions les plus importantes pour la semaine
Autre méthode : répondre à une simple question.
- Quelles sont les 3 choses les plus importantes à accomplir cette semaine ?
Si vous avez du mal à répondre à cette question, voici deux questions complémentaires :
- Qu’est-ce qui aura des conséquences majeures si ce n’est pas fait ?
- Qu’est-ce qui produira le plus gros impact positif si c’est fait (les 20% qui produisent les 80% de résultat selon la loi de Pareto) ?
Méthode simple et rapide, attention tout de même à quelque biais.
👉 Erreurs à éviter : ne pas prendre en compte les biais
- Veillez à définir ce qui est important pour vous et non les autres.
- Ne confondez pas l’urgent et l’important.
- Ne restez pas focus sur un aspect de votre vie ou travail.
- Balayez large.
- Astuce : choisissez au moins 1 priorité pro et 1 perso sur les 3 afin de garder un certain équilibre.
- Prenez en compte les impacts moyen et long termes, pas uniquement ce qui vous apportera une satisfaction immédiate (loi de Laborit).
4. Lister votre To Do de la semaine
Les 3 priorités de la semaine établies, c’est le moment de rentrer un peu plus dans le détail.
Vos tâches ponctuelles de la semaine
Pour dresser votre « To do » de la semaine :
- Listez toutes les taches à faire dans la semaine à venir (hors routines).
- Assurez-vous d’avoir intégré vos 3 priorités après les avoir décomposé en actions (les fameux « petits pas »).
- Jetez un œil sur votre To do du mois pour compléter votre To de la semaine avec une ou deux actions.
- Relisez-vous et ajustez.
Les tâches les plus importantes en premier
Une fois votre liste établie, priorisez tout de suite votre To do.
Pourquoi ? Les journées sont jonchées d’imprévus. Certaines semaines, votre emploi du temps sera peut être bouleversé de fond en comble et vous ne pourrez pas tout faire. En débutant vos semaines par les tâches les plus importantes, vous les sécurisez a minima. Ce qui implique en amont de trier votre to do en fonction du degré d’importance.
Comment ? Voici quelques techniques :
- La matrice d’Eisenhower qui définit un ordre entre l’important et l’urgent.
- La méthode ABCDE qui consiste à mettre des lettres en fonction des conséquences à le faire ou non, et de l’importance.
- Ou simplement l’évaluation des tâches les unes par rapport aux autres (ex: la tâche A est-elle plus importante que la tâche B ?).
Une fois votre to do triée, vous pouvez :
- simplement « marquer » les plus importante avec une couleur ou un signe.
- ou attribuer un ordre d’importance à l’aide d’un chiffre (1, 2, 3…).
NB : Logiquement, les tâches les plus importantes devraient comprendre vos priorités de la semaine. Si ce n’est pas le cas, demandez-vous si vos priorités sont les bonnes et ajustez-les si besoin.
👉 Erreur à éviter : faire des to do listes à rallonge et y passer trop temps
L’idée de la liste de tâches hebdomadaire n’est pas d’y passer une demi-journée, ni de vous surcharger.
- En 15 minutes maximum, vous devriez avoir une vision de vos priorités et de votre to do une fois la phase de rodage passée.
- Inutile de rentrer dans des micro-tâches pour une planification hebdomadaire, ajustez le niveau de granularité de vos to do à l’horizon temporel et le niveau d’importance des tâches.
- Demandez-vous si le nombre de tâches inscrites pour la semaine est réaliste. Si non, prenez l’habitude de les supprimer dès le début ou de les mettre dans la liste « à faire plus tard ».
5. Organiser votre To Do dans votre agenda
Dernière étape de la planification de votre semaine : s’assurer que tout rentre dans le temps et mettre à jour votre agenda en fonction. J’ai dédié un article entier à ce sujet.
[A lire aussi : Agenda – 6 astuces pour organiser votre semaine de travail]
Voici déjà quelques conseils :
- Regrouper vos tâches (ex : par sujet et type d’activités) et prévoir des blocs de temps pour travailler dessus (minimum 1h).
- Tout mettre dans votre agenda (les temps de travail, tampons entre les réunions, créneau pour traiter vos mails, pour les imprévus, trajet…).
- Commencer par planifier vos priorités.
- Utiliser un code couleur pour voir l’organisation de votre semaine en un coup d’œil et vos priorités (ex : RDV important = rouge, imprévus = violet, pauses=bleu…).
👉 Erreurs à éviter : « surplanifier » et devenir rigide
Certes il est conseillé de tout mettre dans votre agenda, mais attention tout de même à ne pas « surplanifier ».
Par exemple : en découpant votre temps en micro-taches, le risque est de passer beaucoup trop de temps à planifier et réajuster votre planning sans arrêt à cause des imprévus ou dépassement de temps. Or les aléas et sous-estimations d’effort sont monnaie courante. Donc :
- Préférez plutôt fonctionner par grands blocs de temps thématiques vs. micro-tâches.
- Soyez flexible et prêt à faire évoluer votre agenda.
À vous de jouer
Et voilà. J’espère que vous avez une vision claire sur comment planifier votre semaine et avez déjà quelques astuces à mettre en oeuvre rapidement. Pour moi, la planification hebdomadaire est un des secrets de la productivité et du maintien de l’équilibre au quotidien.
👉 Qu’avez-vous retenu ? Comment allez-vous adapter la préparation de vos semaines ?
Commencez dès maintenant et bloquez un créneau pour faire votre bilan et plan de la semaine (par exemple, le vendredi au bureau ou dimanche soir à la maison).
Pour aller plus loin
- Si vous recherchez un support, un « compagnon » pour vous aider à mieux planifier vos semaines, découvrez les planners de appytodo :
- Le planner digital de appytodo sur tablette avec un stylet, un planner complet (+ de 600 pages), avec des sections spécifiques pour faire régulièrement le point et établir vos priorités. Vous n’avez qu’à vous laisser guider.
- L’Appy 365 pour ceux qui préfèrent le papier : un kit de fiches à imprimer et compléter qui contient l’essentiel pour planifier votre semaine, mois et année. En un coup d’oeil vous visualiserez vos priorités.
- Pour mieux gérer votre temps, je vous conseille ces deux articles complémentaires :
- Si votre problème vient plutôt du fait que vous n’arrivez pas à trouver du temps pour vous, voici un article pour vous : Comment prendre du temps pour soi ?
- Et si vous recherchez une méthode complète qui vous guide pas à pas pour mieux organiser votre temps en fonction de vos modes de fonctionnement, je vous recommande ma formation : Organiser mon temps sans stress.
