Planifier sa semaine to do et planning

Comment planifier votre semaine ?

Découvrez 5 étapes et les erreurs à éviter pour bien planifier votre semaine. Gagnez en efficacité et en sérénité grâce à la planification hebdomadaire.

Comment planifier votre semaine ? C’est une question pour beaucoup d’entre nous, mais pas forcément pour les mêmes raisons. Peut-être vous sentez-vous débordé et souhaitez mieux vous organiser ? Ou alors vous êtes déjà organisé, mais cherchez à gagner en productivité et passer plus de temps sur ce qui compte vraiment pour vous.

Quelle que soit votre situation, voici 5 étapes pour planifier efficacement votre semaine, et les erreurs à éviter. Vous débuterez ainsi le lundi avec l’esprit plus léger, une vision claire, et paré pour gérer les aléas.

Sommaire

Infographie de Appytodo : 5 étapes pour planifier votre semaine
Comment planifier votre semaine efficacement et gérer ainsi mieux votre temps ? Comment planifier votre semaine _ 5 étapes et les erreurs à éviter 5 étapes pour planifier votre semaine - Améliorer votre organisation hebdomadaire

1.  Faire le bilan de la semaine passée

Première action : faire le point sur la semaine précédente pour identifier ce qui est à reporter et à améliorer. Concrètement ? Voici les questions à se poser et erreurs à éviter pour faire un bilan complet, rapide et efficace.

Le point sur vos objectifs et To do

Re balayez votre semaine précédente, et demandez-vous :

  • Qu’ai-je fait ? Pas fait ?
  • Que dois-je reporter, déléguer ou abandonner ?

> Erreur à éviter : reporter systématiquement les tâches non réalisées

Certaines choses peuvent avoir perdues de leur importance après une semaine. Dans ce cas, ne vous chargez pas inutilement. N’hésitez pas à tout simplement les supprimer de votre To do ou à les noter dans une liste « à faire plus tard ».

Vos pistes d’amélioration

Une fois ce rapide balayage réalisé, profitez-en pour faire le point sur votre organisation.

  • Qu’est-ce qui a fonctionné ?
  • Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
  • Comment faire mieux la semaine à venir ?

En faisant l’exercice, peut-être vous rendrez-vous compte que :

    • Vous êtes trop optimiste et surchargez votre to do de choses que vous n’avez pas le temps de faire.
    • Vous n’aviez pas sanctuarisé un créneau dans votre agenda pour travailler sur un dossier important. Conséquence : vous vous y êtes mis le soir tard à la maison.
    • Ou alors, pour une fois, vous aviez pris le temps d’aller faire les courses à la pause déjeuner ce qui vous a vraiment fait économiser du temps sur votre weekend donc à refaire.

> Erreur à éviter : identifier les pistes d’amélioration sans pour autant les appliquer.

Identifier comment vous améliorez chaque semaine est un levier très puissant pour gagner rapidement en efficacité. Cependant, dans le flow de la semaine, on oublie parfois de mettre en pratique, voire même ce que nous avions décidé. Pour éviter de tomber dans ces biais, je vous conseille de :

    • Choisir un seul axe d’amélioration pour la semaine suivante.
    • Le noter afin de l’avoir sous les yeux régulièrement (ex. : post it sur ordinateur, agenda…).
    • Le travailler pendant une semaine.

Vos succès

Le dernier élément important pour tout bilan est de relever vos succès. En effet, nous avons tendance à vite oublier ce qui a marché, et à voir le verre à moitié vide. Or mettre en lumière vos réussites est un bon moyen pour garder votre motivation, votre entrain et bonne humeur pour attaquer la semaine suivante.  Donc demandez-vous :

  • Quelles sont mes réussites de la semaine ?

2. Identifier vos rendez-vous importants et ajuster le récurrent.

Une fois le bilan réalisé, place à l’organisation de la semaine à venir avec l’identification des événements importants et leur impact sur vos routines.

Planifier du temps pour soi - noter dans son agenda

Les événements importants à venir

Regardez votre agenda :

  • Quels sont les événements et rendez-vous importants à venir ?
  • Qu’avez-vous besoin de préparer en amont ?
  • Quels impacts ont-ils sur votre emploi du temps de la semaine ?

> Erreur à éviter : ne pas anticiper les temps de préparation

Certains événements importants nécessiteront peut-être de la préparation, comme par exemple :

    • Faire des recherches sur un sujet
    • Vous caler avec untel
    • Préparer votre intervention

Anticiper les temps de préparation vous permettra d’aborder plus sereinement ces évènements et d’éviter la course de dernière minute. Donc, si vous ne l’avez pas déjà fait, bloquez tout de suite des créneaux de préparation.

Ajustement de vos activités récurrentes.

Chaque semaine, vous réalisez deux types de tâches  :

    • des activités récurrentes appelées aussi « routines« .  Par exemple :
      • Réunion d’équipe tous les jeudis matin
      • 1:1 avec votre boss tous les 15 jours
      • Sport tous les mardis soir
      • Sortie en famille tous les dimanches après-midi
    • des activités ponctuelles, telles que :
      • travailler sur le projet X
      • acheter un nouveau téléphone.

Or des événements particuliers peuvent perturber vos habitudes et activités récurrentes (ex: déplacement d’affaire, fête de famille). Donc : 

    • Veillez à ce que vos routines pro et perso soient bien notées.
    • Ajustez votre emploi du temps si besoin (ex: décaler à un autre jour).

> Erreur à éviter : perdre du temps chaque semaine à identifier vos activités récurrentes.

Pour éviter à chaque fois de vous souvenir de vos routines à planifier :

    • Faites la liste de vos activités récurrentes de la semaine une bonne fois pour toute.
    • Puis bloquez des créneaux récurrents ou jalons dans votre agenda.

Ainsi, chaque semaine, vous gagnerez un temps précieux :

    • vous n’aurez qu’à consulter votre liste
    • ou mieux, vos routines seront déjà planifiées dans votre agenda 🙂

3. Définir vos trois priorités de la semaine

Troisième étape : fixer vos 3 priorités pour la semaine.

    • Pourquoi ne pas commencer par votre liste de tâches à faire ? Débuter par vos priorités vous évitera de vous laisser déborder par une montagne de chose à faire et des contraintes externes diverses. C’est un moyen efficace de garder le cap sur vos objectifs et passer du temps sur ce qui compte pour vous.
    • Comment faire ? Voici 2 méthodes.

Méthode 1 : Établir vos priorités de la semaine en fonction de vos objectifs.

Si avant même de planifier votre semaine, vous avez une idée précise de vos objectifs pro et perso et de comment y aller, définir vos priorités sera un jeu d’enfant. 

L’idée est de fonctionner en cascade en répondant successivement à ces questions :

  • Quels sont vos grands objectifs pro et perso de l’année ?
  • Parmi ces objectifs, quelles sont vos 3 priorités pour les 3 mois à venir ?
  • Si vous vous concentrez sur ce mois-ci, quelles sont les 3 choses que vous voulez accomplir
  • Cette semaine, quelles sont les 3 actions à accomplir qui auront le plus d’impact sur vos priorités du mois ?

La réponse à cette dernière question constitue vos priorités de la semaine.

Pour éviter de refaire l’exercice chaque semaine, déclinez en amont vos objectifs par horizon temporel. Ainsi, vous n’aurez qu’à consulter vos objectifs du mois pour définir vos priorités de la semaine à venir.

Pour vous y aider, vous pouvez vous appuyer sur des outils comme l’Appy 365 Planner qui

    • reprend ce principe de cascade 
    • et contient des fiches à compléter pour mieux gérer votre temps et vos priorités.

Méthode 2 :  Choisir les 3 actions les plus importantes pour la semaine

Autre méthode : répondre à une simple question.

Quelles sont les 3 choses les plus importantes à accomplir cette semaine ?

Si vous avez du mal à répondre à cette question, voici deux questions complémentaires : 

  • Qu’est-ce qui aura des conséquences majeures si ce n’est pas fait ?
  • Qu’est-ce qui produira le plus gros impact positif  si c’est fait (les 20% qui produisent les 80% de résultat selon la loi de Pareto) ?

Méthode simple et rapide, attention tout de même à quelque biais. 

> Les erreurs à éviter

    • Veillez à définir ce qui est important pour vous et non les autres.
    • Ne confondez pas l’urgent et l’important.
    • Ne restez pas focus sur un aspect de votre vie ou travail.
      • Balayez large. 
      • Astuce : choisissez au moins 1 priorité pro et 1 perso sur les 3 afin de garder un certain équilibre.
    • Prenez en compte les impacts moyen et long termes, pas uniquement ce qui vous apportera une satisfaction immédiate (loi de Laborit).

Planification Hebdomadaire : Page semaine de l'Appy 365, planner non daté en français

4. Lister votre To Do de la semaine

Les 3 priorités de la semaine établies, c’est le moment de rentrer un peu plus dans le détail.

Vos tâches ponctuelles de la semaine

Pour dresser votre « To do » de la semaine :

  • Listez toutes les taches à faire dans la semaine à venir (hors routines).
  • Assurez-vous d’avoir intégré vos 3 priorités après les avoir décomposé en actions (les fameux « petits pas »).
  • Jetez un œil sur votre To do du mois pour compléter votre To de la semaine avec une ou deux actions.
  • Relisez-vous et ajustez.

Les tâches les plus importantes en premier

Une fois votre liste établie, priorisez tout de suite votre To do. 

Pourquoi ? Les journées sont jonchées d’imprévus. Certaines semaines, votre emploi du temps sera peut être bouleversé de fond en comble et vous ne pourrez pas tout faire. En débutant vos semaines par les tâches les plus importantes, vous les sécurisez a minima. Ce qui implique en amont de trier votre to do en fonction du degré d’importance. 

Comment ? Voici quelques techniques :

    • La matrice d’Eisenhower qui définit un ordre entre l’important et l’urgent.
    • La méthode ABCDE qui consiste à mettre des lettres en fonction des conséquences à le faire ou non, et de l’importance.
    • Ou simplement l’évaluation des tâches les unes par rapport aux autres (ex: la tâche A est-elle plus importante que la tâche B ?).

 Une fois votre to do triée, vous pouvez :

    • simplement « marquer » les plus importante avec une couleur ou un signe.
    • ou attribuer un ordre d’importance à l’aide d’un chiffre (1, 2, 3…).

NB : Logiquement, les tâches les plus importantes devraient comprendre vos priorités de la semaine. Si ce n’est pas le cas, demandez-vous si vos priorités sont les bonnes et ajustez-les si besoin.

Comment prioriser ? La matrice d'Eisenhower

 

> Erreur à éviter : faire des to do listes à rallonge et y passer trop temps

L’idée de la liste de tâches hebdomadaire n’est pas d’y passer une demi-journée, ni de vous surcharger.

  • En 15 minutes maximum, vous devriez avoir une vision de vos priorités et de votre to do une fois la phase de rodage passée.
  • Inutile de rentrer dans des micro-tâches pour une planification hebdomadaire, ajustez le niveau de granularité de vos to do à l’horizon temporel et le niveau d’importance des tâches.
  • Demandez-vous si le nombre de tâches inscrites pour la semaine est réaliste. Si non, prenez l’habitude de les supprimer dès le début ou de les mettre dans la liste « à faire plus tard ».

5. Organiser votre To Do dans votre agenda

Dernière étape de la planification de votre semaine : s’assurer que tout rentre dans le temps et mettre à jour votre agenda en fonction.

[A lire : Agenda – 6 astuces pour organiser votre semaine de travail]

J’ai dédié un article entier à ce sujet. Voici quelques conseils :

    • Regrouper vos tâches (ex : par sujet et type d’activités) et prévoir des blocs de temps pour travailler dessus (minimum 1h).
    • Tout mettre dans votre agenda (les temps de travail, tampons entre les réunions, créneau pour traiter vos mails, pour les imprévus, trajet…).
    • Commencer par planifier vos priorités.
    • Utiliser un code couleur pour voir l’organisation de votre semaine en un coup d’œil et vos priorités (ex : RDV important = rouge, imprévus = violet, pauses=bleu…).

Dans votre agenda chaque semaine : 6 éléments à planifier

> Erreurs à éviter : sur planifier et devenir rigide

Certes il est conseillé de tout mettre dans votre agenda, mais attention tout de même à ne pas sur planifier.

Par exemple en découpant votre temps en micro-taches, le risque est de passer beaucoup trop de temps à planifier et réajuster votre planning sans arrêt à cause des imprévus ou dépassement de temps. Or les aléas et sous-estimations d’effort sont monnaie courante. Donc :

  • Préférez plutôt fonctionner par grands blocs de temps thématiques vs. micro-tâches.
  • Soyez flexible et prêt à faire évoluer votre agenda.
  •  lie

À vous de jouer

Et voilà. J’espère que vous avez une vision claire sur comment planifier votre semaine et avez déjà quelques astuces à mettre en oeuvre rapidement. Pour moi, la planification hebdomadaire est un des secrets de la productivité et du maintien de l’équilibre au quotidien.

👉 Qu’avez-vous retenu ? Comment allez-vous adapter la préparation de vos semaines ?

Commencez dès maintenant et bloquez un créneau pour faire votre bilan et plan de la semaine (par exemple, le vendredi au bureau ou dimanche soir à la maison).

Pour aller plus loin

Equilibre vie pro-vie perso, par où commencer ?

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Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et la fondatrice de Appytodo. J’accompagne des hommes et des femmes à trouver leur équilibre et à mieux gérer leur temps pour mener une vie pro et perso épanouie.

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