Vous faites face à une surcharge de travail importante ? Vous vous demandez comment vous allez arriver à vous en sortir face à la montagne de travail qui vous attend ? Vous vous sentez complément dépassé, débordé ?
Que votre surcharge de travail soit temporaire ou de longue durée, cela peut être une vraie source de stress, allant même jusqu’à nous empêcher de dormir. Or, ces périodes de surcharge nous arrivent à tous, même au plus organisé d’entre nous. Mais si tout ne dépend peut-être pas de nous, nous pouvons quand même agir.
Alors, comment gérer une surcharge de travail ? Il existe certainement autant de conseils que de causes. Plutôt que de faire une « liste à la Prévert », je vais partager ici ma méthode, le fruit de mon expérience : 5 étapes que j’applique à chaque fois que j’ai l’impression d’être complètement débordée.
Au sommaire
Étape 1 : Stopper la machine infernale
La première chose à faire est de s’arrêter.
Peut-être cela vous paraît contre-intuitif ? Mais si vous continuez à courir sans plan d’action, juste subir, il y a de grandes chances que cela continue ainsi. Le risque à termes est que vous n’ayez pas les idées assez claires pour prendre les bonnes décisions au bon moment.
Donc, mon conseil :
- Prenez 2 minutes pour souffler, c’est-à-dire respirer littéralement afin de calmer votre esprit. Vous pouvez faire de la cohérence cardiaque, aller marcher dix minutes ou prendre simplement trois grandes inspirations et expirations.
- Puis dégagez un créneau dans votre agenda pour traiter ce problème de surcharge de travail, quitte à repousser certaines choses.
- Enfin, faites une bonne nuit de sommeil : allez vous coucher exceptionnellement plus tôt que d’habitude (exit la soirée télé pour une fois).
Quand et combien de temps réserver pour traiter cette surcharge de travail ? Tout dépend à quel point vous êtes débordé. En général, pour ma part :
- Si je suis vraiment sous l’eau et que je me sens complètement dépassée, je bloque 1/2 journée, plutôt le vendredi après-midi.
- Si j’ai le sentiment que la machine commence à s’emballer et que j’ai trop de travail à venir, je bloque 2 heures, plutôt en fin de journée.
L’idée est de :
- Trouver un moment où vous ne serez pas dérangé.
- Avoir suffisamment de temps pour ne pas se mettre une pression supplémentaire.
- Pouvoir débrancher après pour repartir de bon pied le lendemain ou le lundi matin.
C’est peut-être l’étape la plus difficile quand on a trop de travail : tout stopper, se dégager du temps et s’y tenir. Surtout qu’il est fort probable que votre agenda soit saturé ou que vous soyez sur-sollicité. Cependant, prioriser du temps est nécessaire si vous souhaitez changer les choses.
À noter : Fabien Olicard dans son livre « Votre temps est infini » va même plus loin. Il prend tout de suite une demi-journée pour couper et faire des choses pour soi.
De mon côté, après avoir testé, j’ai besoin de faire baisser ma charge mentale pour arriver à déconnecter. C’est pourquoi je commence par bloquer un créneau et faire le point. Testez différentes solutions et trouvez ce qui vous convient le mieux.
Étape 2 : Tout poser à plat
Ça y est ! Le jour J est arrivé. Vous avez devant vous quelques heures pour vous attaquer à votre problème de surcharge de travail. La deuxième étape est de tout mettre à plat.
L’objectif est de :
- Vous libérer l’esprit.
- Vous décharger mentalement pour prendre ensuite plus facilement des décisions.
- Faire un état objectif de la situation en visualisant clairement l’étendue de votre charge de travail.
Concrètement ?
- Commencez par faire le ménage dans votre environnement de travail pour y voir plus clair. Si votre bureau est un vrai champ de bataille, rangez, triez, classez…
- Puis, prenez de quoi noter et listez tout ce que vous avez à faire, sous la forme d’une liste ou d’une mindmap.
- Une fois le premier jet posé, essayez de regrouper les tâches par grands thèmes ou projets, quitte à refaire une 2e liste si besoin.
Étape 3 : Prendre du recul et analyser les causes
Une fois cette liste réalisée, vous pouvez être tenté de traiter tout de suite votre To Do. En procédant ainsi, le risque est de rester uniquement au sommet de l’iceberg et de s’épuiser à traiter les symptômes plutôt que les causes.
Donc, je vous propose de prendre de la hauteur et d’analyser la situation.
Comment ?
La surcharge de travail n’est pas qu’un « nombre important » de tâches à réaliser. C’est aussi un ressenti, très lié au stress. On peut la définir comme l’impression de ne pas avoir les moyens de faire son travail dans le temps imparti. Une façon d’analyser la situation est alors de balayer 3 « niveaux » :
- 1. Les objectifs réels vs perçus (= la boussole pour décider).
- 2. Les ressources pour y arriver (= les moyens pour agir).
- 3. Les facteurs externes et internes à prendre en compte (= les causes structurelles, plus profondes).
L’idée ici est de :
- Prendre du recul sur l’équation entre objectifs et moyens, sachant que l’écart peut être une source de stress.
- Vérifier si ce ressenti n’est pas dû aussi à un écart entre perception et réalité.
- Voir s’il n’y a pas une cause plus profonde.
Concrètement comment faire ? Voici des exemples de questions à se poser :
Quel est mon rôle ? Quels sont mes objectifs ? Qu’attend-on réellement de moi ? Suis-je aligné avec mon manager sur les priorités ?
Toutes les tâches listées précédemment correspondent-elles à mon job ? Quelles sont celles liées à mes objectifs principaux ? Quelles sont celles qui ne sont pas vraiment nécessaires ou ni de mon ressort ?
Pour chacune de mes tâches, ai-je les moyens nécessaires (ex.: compétences, budget, temps, matériel…) ? Si non, que me faut-il ? Que puis-je faire pour obtenir ces ressources supplémentaires ?
Qu’est-ce qui explique que j’en sois arrivé là ?
En faisant l’exercice, vous réaliserez peut-être que :
- Vous ne savez pas réellement quels sont vos objectifs et priorités. Dans ce cas, clarifiez-les tout de suite : soit avec votre manager, soit — si vous êtes votre propre patron — en travaillant sur votre vision et vos objectifs.
- Vous avez tendance à mettre la barre très haut, à faire toujours plus de ce qui est attendu, voir à faire le travail des autres. Au fond, vous n’êtes pas sûr de ce que l’on attend de vous. Le remède là encore est de clarifier les rôles et responsabilités de chacun et les attentes (= définir « où placer le curseur ? »).
- Vous avez une mauvaise organisation et gestion du temps. Par exemple :
- Votre agenda est uniquement rempli de rendez-vous et réunions, sans aucun créneau pour travailler sur vos priorités ou pour les imprévus. Vous avez besoin de vous dégager plus de temps.
- Vous ajoutez à votre To do une multitude de petites tâches pas importantes. Et faites toujours passer les autres avant vos priorités. Vous avez besoin d’arrêter de vous disperser.
- On vous en demande toujours plus. Et vous avez du mal à dire non, négocier des délais ou poser des limites en fonction de vos moyens.
- Le départ d’un collaborateur et une passation mal gérée ont mis un grain de sable dans la machine. Du coup, vous faites face à un accroissement d’activité important. Vous avez besoin de vous réorganiser.
- Un nouveau projet a complètement bousculé votre emploi du temps et les impacts n’ont pas été anticipés. Vous auriez besoin de monter en compétence ou de renfort (stagiaire, prestataire…).
- …
[À lire aussi : 18 sources de pertes de temps au travail]
La liste peut être infinie et dépend vraiment de chaque situation. Donc je vais m’arrêter là. L’idée était de vous donner un aperçu.
À noter : Si vous êtes salarié, c’est aussi le rôle de votre manager de décider et gérer les moyens vs les objectifs.
- Vous n’avez peut-être pas la vision globale, ni toutes les informations.
- Votre manager n’a peut-être pas conscience de la situation.
Donc, n’hésitez pas à échanger avec votre manager. Il peut peut-être vous aider à prioriser et à trouver des solutions (s’il n’est pas totalement dépassé lui aussi 😉).
[ À lire aussi : Débordé, comment demander de l’aide à votre entourage ? ]
Étape 4 : Décider et agir
Après cet état des lieux, place à l’action !
4.1. Faites le tri et priorisez.
Reprenez votre liste. Complétez-là éventuellement des actions identifiées précédemment. Puis, faites le tri :
- Identifiez les tâches les plus importantes et priorisez-les dans votre agenda.
- Isolez les tâches qui peuvent attendre : reportez-les ou déléguez.
- Supprimez ce qui au final n’est pas important du tout, et n’a aucun impact.
Pour vous aider, vous pouvez :
- Repartir de vos objectifs pour identifier les tâches prioritaires.
- Utiliser la matrice d’Eisenhower pour classer vos tâches entre ce qui est important ou non, ce qui est urgent ou non.
- Vous poser la question : Quelles sont les 20 % tâches qui m’apporteront à plus ou moins long terme 80 % de résultat ?
[À lire aussi : Prioriser : comment distinguer ce qui est urgent et important ?]
Bien entendu, si précédemment vous avez identifié l’origine de votre surcharge de travail, traiter ce point devrait être en première position. Et peut-être allez-vous aussi avoir besoin de re-clarifier vos objectifs et priorités avant de finaliser l’exercice.
4.2. Identifiez vos marges de manoeuvre.
Une fois votre liste épurée et vos priorités définies, identifiez vos marges de manoeuvre pour relâcher la pression.
Pour ce faire, j’ai pris l’habitude de passer ma To Do au triptyque « Coût – Délai – Qualité » dès que j’ai l’impression que cela « coince » :
1- COÛT :
Quels moyens supplémentaires pouvez-vous demander ou débloquer (ex. : recours à un stagiaire, budget en plus pour un prestataire, aide d’un collaborateur) ?Que pouvez-vous ne pas faire car au final cela n’aura pas d’impact à court ou long terme (le coût de l’inaction est nul) ?
2 – DÉLAI :
Que pouvez-vous décaler dans le temps ?
Sur quoi pouvez-vous négocier un report d’échéance ?
3 – QUALITÉ :
Pour quelles tâches pouvez-vous baisser le niveau d’exigences ? (ex.: pas de slides pour cette réunion, faire un mémo de 1 page au lieu d’un rapport de 15 pages).
Négociez ensuite avec les bons interlocuteurs, sans oublier d’informer les autres personnes impactées de votre démarche et des éventuels changements, ni d’ajuster votre plan d’action.
4.3. Faites le ménage dans votre agenda.
Pour mettre en application vos décisions, reste à mettre.à jour votre agenda et faire place nette.
- Prenez un rendez-vous avec votre manager si besoin pour échanger avec lui sur la situation, valider les priorités et décider des meilleures options.
- Supprimez ce qui n’est pas important, ces petites choses que vous avez rajouté, mais qui au fond – si vous ne le faites pas – n’ont aucun impact.
- Lissez votre activité sur plusieurs semaines pour aérer votre emploi du temps.
- Annulez ou décalez certaines réunions.
- Bloquez du temps de travail pour vos priorités.
- Notez clairement les deadlines ou rendez-vous importants (par exemple en rouge).
- Prévoyez des zones « tampons » pour les autres tâches et les imprévus (car il y en aura toujours même avec le meilleur plan d’action du monde ;)).
Et si tout ne rentre pas en mettant à jour votre agenda, re-priorisez votre liste de tâches et ajustez de nouveau (coût, délai, qualité). Le temps ne va pas s’élargir par magie. Donc si dès le départ, vous voyez que cela coince, agissez tout de suite pour éviter plus tard de vous retrouver dans une situation difficile.
[À lire aussi : 6 astuces pour organiser votre semaine dans votre agenda]
Étape 5 : Recharger les batteries
Après ce travail de remise à plat, vous devriez vous sentir moins submergé. Avec un plan d’action plus clair et écrit dans votre agenda, votre charge mentale aura certainement diminué.
Il restera encore néanmoins à recharger vos batteries, car si votre esprit est dégagé, votre corps aura certainement été soumis à pas mal de pression dernièrement.
Donc, pour repartir du bon pied, avec un état d’esprit positif et constructif, refaites le plein d’énergie. Par exemple :
- Passez une soirée ou un weekend totalement off à prendre soin de vous.
- Faites quelque chose qui vous rebooste.
- Essayez de débrancher votre mental et de couper du boulot avec une activité « plaisir ».
[À lire aussi : 25 idées pour prendre soin de soi en peu de temps]
À vous de jouer
Et voilà, je vous ai livré mon plan de bataille en cas de surcharge de travail. J’espère réellement que cela vous aidera à gérer la situation, et que vous avez trouvé des pistes utiles.
Tout ne va certainement pas se régler en un jour. Mais adopter une démarche pro-active, centrée solution, tout en veillant à votre niveau énergie, vous permettra de sortir plus rapidement de ces périodes difficiles.
Et souvenez-vous :
Il vaut mieux agir que subir.
À l'impossible nul n'est tenu : il est toujours possible de négocier.
Parfois, il est nécéssaire de s'arrêter pour pouvoir mieux repartir ensuite.
Si en ce moment vous faites face à une surcharge de travail importante, lire cet article est déjà un « pas » important. Ne vous arrêtez pas là.
- Passez à l’action en établissant un plan de bataille et en faisant de la place dans votre agenda.
Et si vous vous dites « je n’ai déjà pas le temps », sachez que :
- La gestion du temps est une question de choix et de décision. Ne pas agir est une décision, qui a des conséquences.
- Agir tout de suite vous permettra de gagner du temps après et d’anticiper.
- Comme disait Abraham Lincoln :
« Si l’on me donnait huit heures pour couper un arbre, je passerais les quatre premières à affuter ma hache ».
Pour aller plus loin
- Si vous avez régulièrement des coups de stress, voici : 4 techniques pour diminuer rapidement le stress
- Vous êtes souvent face à des imprévus, ce qui augmente votre charge de travail ? Cet article peut vous être utile : « Comment limiter les interruptions au travail ? ».
- Vous avez du mal à déconnecter du travail, pas seulement en période de surcharge ? Téléchargez le plan d’action offert « 8 étapes pour réussir à déconnecter du travail »
- Vous voulez apprendre à mieux gérer votre temps, rejoignez « Organiser mon temps sans stress » et en bonus recevez le kit « SOS, je suis débordé(e). »
- Et pour échanger sur le sujet et recevoir encore plus de conseils, rejoignez le groupe « Productivité & Équilibre » de appytodo.
