Sources de perte de temps au travail

18 sources de perte de temps au travail

Vous souhaitez gagner du temps au bureau ? Voici 18 sources de perte de temps au travail, et des pistes pour y remédier. Que ce soit dû à votre environnement, aux autres ou à vous-même, identifiez ce qui vous fait perdre du temps et agissez.

Au bureau, avez-vous l’impression de fonctionner dans l’urgence ? de toujours manquer de temps ? Vous vous demandez quelles sont vos sources de perte de temps au travail ?

Gagnez en efficacité et allégez vos journées en vous attaquant à vos voleurs de temps. Pour vous y aider, voici 18 sources de perte de temps au travail. Mais aussi découvrez des pistes pour en venir à bout, qu’elles soient liées à votre environnement, aux autres ou encore à vous-même.

18 sources de perte de temps au travail 18 sources de perte de temps au travail_PIN Quelles sont les sources de perte de temps au travail ?

 

L’environnement de travail, cause de multiples pertes de temps

#1. Les e-mails

Cités comme la source numéro 1 de perte de temps au travail, les e-mails sont souvent : trop nombreux, trop longs, inutiles, avec des échanges interminables et tout le monde arrosé. Autant d’irritants qui font que le traitement de votre boîte mail peut devenir un enfer.

👉 Arrêtez de subir. Mettez en place un système pour gérer vos e-mails. Voici quelques bonnes pratiques : consulter ses e-mails sur des plages définies, écrire des e-mails courts et complets, préparer des réponses types, favoriser le téléphone dans certaines situations…

#2. Les réunions

Les réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées vous donnent l’impression de perdre vraiment votre temps.

👉 Renseignez-vous sur les bonnes pratiques. Et appliquez-les déjà pour les réunions que vous organisez vous-même. Par exemple, n’invitez que des participants indispensables, préparez un ordre du jour, respectez le timing, suivez les actions et décisions prises… Cela montrera l’exemple et fera peut-être « des petits ».

[ À lire aussi : Trop de réunions : 6 étapes à suivre au travail  ]

#3. Le matériel informatique défaillant

Lenteurs, pannes, bugs… autant de désagréments au quotidien qui vous font perdre votre temps.

👉 Donc, n’attendez pas. Changez de matériel, ou faites-le réparer tout de suite pour ne pas traîner le problème pendant des mois. Pas convaincu ? Et si vous calculiez le nombre de minutes perdues en 1 année à attendre que votre ordinateur démarre ou arrête de ramer ?

#4. Un espace de travail désorganisé

Votre bureau est un vrai bazar ? Vous cherchez tout le temps un dossier ou un objet ? Toutes ces minutes inutiles, cumulées, sont une vraie perte de temps.

👉 Bloquez-vous une demi-journée pour ranger. Réorganisez votre bureau. Classez vos dossiers. Une demi-journée peut paraître beaucoup, mais si vous additionnez toutes les précieuses minutes que vous passer à chercher une information, vous verrez qu’au final vous êtes gagnant. Autant le faire à fond une bonne fois pour toutes.

#5. Les interruptions causées par les notifications

Les notifications de vos réseaux sociaux, e-mails et appels téléphoniques sont autant de distractions qui vous coupent de votre travail. Or à chaque interruption, vous avez besoin d’un moment pour vous y remettre vraiment.

👉 Pour éviter ce temps perdu, coupez les notifications (pop-up et son) de vos appareils pendant vos heures de travail. Vous pouvez aussi télécharger des applications pour vous faciliter les choses.

Trop de réunions de travail : une perte de temps

Les autres, à l’origine aussi de temps perdu

#6. Le manque de communication entre les équipes

Passer son temps à aller chercher des informations auprès des autres, refaire un travail en double sans le savoir sont des sources de perte de temps (en plus d’être vraiment rageant !). Les causes sont multiples :

  • non-synchronisation des équipes,
  • conflits mal gérés,
  • responsabilités de chacun pas claires,
  • accès à l’information compliquée : niveau hiérarchique, rétention, mauvaise organisation ou duplication de l’information, procédures lourdes et paperasse…

👉 Identifiez l’origine des problèmes entre les équipes et mettez en place des actions. En fonction du problème et de votre situation, vous pouvez par exemple :

  • faire remonter le sujet aux personnes habilitées à agir,
  • clarifier les rôles de chacun à chaque lancement de projet,
  • mettre en place un espace de partage de la documentation,
  • rendre plus efficaces les réunions d’équipe.

#7. Les dérangements multiples

Avez-vous des collègues, N+1, clients ou encore fournisseurs qui débarquent à l’improviste ? Parfois même, on peut vous demander de venir les voir tout de suite, ou on vous « tient la jambe » au téléphone, alors que ce n’est pas une réelle urgence.

Ces dérangements multiples vous coupent dans votre travail, et vous font souvent passer du temps sur des choses non importantes. Si rester disponible et communiquer est important, vous avez le droit de fixer des limites.

👉 Donc, la politique de la porte ouverte, oui, mais pas tout le temps.

  • Quand vous avez un travail de fond à faire, allez vous réfugier dans un endroit calme ou faites du télétravail pour avancer sur votre dossier important.
  • Vous pouvez aussi opter pour un petit panneau sur votre bureau indiquant quand vous êtes disponible, et quand vous ne souhaitez pas être dérangé.
  • En open space, mettre aussi des écouteurs limite souvent les interruptions des autres qui, vous voyant concentrer, passent leur chemin.
 

#8. Les bavardages trop longs ou les personnes toxiques

Discuter avec les collègues, c’est sympa. Cela fait partie de la vie de bureau et participe à la bonne ambiance au travail, la créativité et cohésion des équipes. Cependant, parfois, vous tombez sur des personnes qui vous tiennent la jambe pour vous parler de leur vie et leurs malheurs. Ces discussions trop longues, alors que vous avez déjà un agenda chargé, sont inutiles et peuvent vous plomber votre journée.

👉 Posez des limites et dites stop aux personnalités toxiques, qui vous mangent votre temps au bureau. N’entrez pas dans le jeu. Et n’écoutez pas les personnes qui se « victimisent ». Remettez-les en face de leurs responsabilités ? Incitez-les à agir elles-mêmes pour traiter leur problème.

Interruptions au travail : temps perdu ou gagné

Sans oublier : soi-même, source de perte de temps

Et oui, les pertes de temps au travail ne sont pas que de la faute des autres. Notre comportement nous fait aussi perdre notre temps. La bonne nouvelle est que : comme il s’agit de nous, nous avons plus la main pour agir dessus ;).

#9. Ne pas demander de l’aide, ni déléguer

Manager ou pas, chacun a ses compétences et ses domaines de responsabilités. Pourquoi perdre plusieurs heures à tenter de faire quelque chose quand quelqu’un peut le faire en quelques minutes à votre place, ou vous aiguiller pour aller plus vite ?

👉 Demandez de l’aide auprès des personnes compétentes, et apprenez à déléguer.

#10. Micromanager

Au lieu de passer son temps à tout contrôler, y compris comment les gens font leur travail, pourquoi ne pas rester concentrer sur l’objectif ?

👉 Contrôlez plutôt les résultats et prenez le temps de partager la vision globale et de motiver les équipes.

#11. Ne pas avoir fixé des objectifs clairs

Ne pas avoir en tête ses priorités peut mener à l’indécision, la difficulté à prioriser, ou au contraire à la précipitation sur des tâches inutiles. Avec des objectifs clairs, vous avez un critère de décision pour vous aider à réagir plus rapidement aux imprévus et événements. Cela évite aussi de se disperser.

👉 Fixez-vous des objectifs et priorités clairs. Et si vous êtes dans le flou, pourquoi ne pas demander à votre boss de les préciser pour vérifier que vous êtes parfaitement aligné ?

#12. Faire le travail des autres

Vous vous rendez compte que vous faites souvent le travail des autres ? Vous chargez avec des tâches qui ne sont pas de votre ressort peut vous mettre dans la panade et vous faire perdre un temps précieux. Le temps que vous passez à faire le travail des autres est du temps en moins pour faire votre travail.

👉 Demandez-vous ce qui vous met dans cette situation. Peut-être vous voulez trop faire plaisir ? Vous ne savez pas au fond ce qu’on attend de vous ? Ou encore, vous ne savez pas dire non ?

#13. Avoir une nette tendance au multi-tasking

Quand vous jonglez entre les mails, téléphone, la préparation d’une réunion, le dossier X, et Y en même temps, vous n’êtes pas efficace. Plusieurs auteurs dénoncent le multi-tasking comme un fléau moderne.

👉 Donc, tentez de faire une seule chose à la fois. Et vous serrez surpris d’aller plus vite au final.

#14. Ne pas savoir s’affirmer

Ne pas fixer les limites aux autres peut vous piéger et vous mettre dans des situations délicates.

👉 Donc, apprenez à dire non et à vous affirmer sans culpabiliser. Vous pourrez ainsi :

  • Dire à Arthur que vous devez y aller alors que cela fait 20 minutes qu’il vous raconte ses vacances en Auvergne.
  • Dire non quand on veut vous donner un dossier qui n’est pas de votre responsabilité ou que vous êtes déjà sous l’eau.

#15. Être perfectionniste

Passer des heures à peaufiner votre présentation de 5 minutes pour la prochaine réunion d’équipe. Refaire X fois votre e-mail car vous ne le trouvez pas assez bien. Voici des minutes précieuses de perdues, car que vous ont-elles apporté ?

👉 Luttez contre votre sens du détail excessif en mettant en perspective votre travail et trouver la source de votre perfectionnisme vous permettra de gagner du temps au quotidien au travail.

#16. Procrastiner

Surfer sur internet ou les réseaux sociaux, faire toutes les petites choses pas importantes ni urgentes pour ne pas vous attaquer à la priorité du moment, reporter sans cesse. De multiples causes et donc solutions à la procrastination existent.

👉 Si vous êtes un procrastinateur fini et que vous le subissez, peut-être vous attaquer au problème changera la façon dont vos journées se dérouleront ?

#17. Vouloir tout contrôler

Chercher à contrôler ce qui n’est pas contrôlable. Imaginer tous les scénarios catastrophes plus ou moins réalistes qui peuvent arriver. Ce temps passé est une vraie perte de temps. Tout d’abord, cela engendre de l’anxiété. De plus, c’est inutile.

👉 Voici deux pistes :

  • Se poser la question « qu’est-ce qui dépend de moi ? »
  • Apprendre à lâcher-prise

#18. La fatigue et le stress

Vous est-il déjà arrivé d’être tellement fatigué ou stressé que vous aviez l’impression que votre cerveau ne réagissait plus ?

👉 Une bonne hygiène de vie vous permettra d’avoir toutes vos facultés mentales au travail, mais surtout de vivre mieux vos journées de boulot. Votre bien-être a aussi un impact sur votre productivité.

Fatigue - bureau en désordre - causes de perte de temps au travail

À vous de jouer

Je vous ai donné ici 18 sources de pertes de temps au travail. Certaines vous parleront beaucoup, d’autres peut-être pas.

En identifiant ce qui vous fait perdre du temps au bureau, et en mettant en place des actions pour y remédier vous gagnerez beaucoup de temps au quotidien. Si la liste est longue, ne vous attaquez pas à tout d’un coup, commencez par les sources de perte de temps au travail les plus importantes.

👉 Concrètement :

  • Notez la liste de vos sources de perte de temps au travail.
  • Puis demandez-vous : quelles sont les principales ? Qu’allez-vous faire pour y remédier ?

Vous avez identifié d’autres sources de perte de temps au travail et des remèdes ? Partagez-les en laissant un commentaire.

> Pour aller plus loin

  • Retrouvez d’autres articles sur la gestion du temps sur le blog.
  • Pour organiser votre travail, voici un livre de référence, disponible sur Amazon et les enseignes comme la Fnac : « S’organiser pour réussir : Getting things done » de David Allen. Vous y apprendrez entre autres son système pour avoir une boîte mail toujours à jour, ou encore, comment faire face aux flux d’information toujours plus nombreux.
  • Vous avez identifié des freins internes et vous souhaitez vous faire aider pour les résoudre ? La gestion de votre temps est importante pour vous, mais vous n’avez pas le temps de faire des recherches et lire des dizaines de livres ? Découvrez le coaching, un accompagnement personnalisé par un professionnel.

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Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et la fondatrice de Appytodo. J’accompagne des hommes et des femmes à trouver leur équilibre et à mieux gérer leur temps pour mener une vie pro et perso épanouie.

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