Trop de réunions au travail - Comment faire ?

Trop de réunions : 6 étapes à suivre au travail

Trop de réunions ? Vous souhaitez libérer du temps dans votre agenda et reprendre le contrôle ? Voici 6 étapes à suivre pour en finir avec la réunionnite au travail.

Vous avez trop de réunions au travail ? Meeting, point brief, comité, point d’étape… vous en avez assez de ces réunions trop longues, inutiles, trop fréquentes. Vous vous dites que cela vous empêche vraiment de travailler. Alors peut-être, êtes-vous atteint de “réunionnite” aigüe ?

Que faire ? La “réunionnite” n’est pas une fatalité. Vous pouvez agir à votre niveau. Comment ? Voici 6 étapes pour en venir à bout. Faites le tri. Allégez votre agenda et reprenez le contrôle. Vous gagnerez ainsi un temps précieux au travail.

Que faire face à la réunionnite au travail ? 6 étapes pour réduire les réunions au travailTrop de réunions : 6 étapes pour en venir à bout

Trop de réunions ? 6 étapes pour libérer du temps dans votre agenda - une infographie de Appytodo

Avant toute chose, dressez un état des lieux de vos réunions.

Si vous lisez cet article, c’est que les réunions sont un sujet pour vous. Mais avez-vous une vision précise de combien de temps vous passez en réunion, et de comment vous souhaitez l’utiliser ? Pour changer votre situation, dresser un état des lieux est la phase la plus importante selon moi.

Étape #1 : Évaluer le “poids” des réunions sur une semaine.

La première étape consiste à mesurer précisément le temps passé en réunion (temps de l’exercice : moins de 5 minutes).

Exercice :  À quel point êtes-vous atteint par la “réunionnite” ?
    • Ouvrez votre agenda sur une semaine type.
    • Puis répondez aux questions suivantes :
    • Sur une semaine, combien de temps avez-vous passé en réunion ?
    • Quels sont vos horaires de travail “normal”(*) ?
    • Combien de temps en heures cela représente-t-il sur une semaine  ?
    • Si vous faites une simple soustraction « temps de travail – temps en réunion », combien de temps vous reste-t-il ?
    • Qu’en pensez-vous ?

(*) Quand je parle ici de vos horaires de travail “normal”, j’entends un chiffre réaliste par rapport à votre activité, ou si vous préférez une fourchette entre l’idéal et la réalité. Le tout est de ne pas prendre en compte toutes les heures supplémentaires que vous faites, car vous êtes tout le temps en réunion 😉.

Étape #2 : Clarifier vos attentes par rapport aux temps de réunion.

Seconde étape : cette fois-ci l’idée est de se projeter sur ce que vous aimerez faire de ce temps. Être précis dans vos attentes vous donnera un bon point de départ pour pouvoir agir au bon niveau ensuite.

Exercice : Comment souhaitez-vous passer ce temps ?

Temps en réunion :

  • Qu’est-ce qui vous irrite le plus en réunion ?
  • Comment aimeriez-vous que les réunions se passent ?
  • Comment souhaiteriez-vous qu’elle se finisse ?

Temps hors réunion :

  • En quoi c’est important de diminuer le temps en réunion ?
  • Que vous empêche de faire ce temps passé en réunion ?
  • Si vous ne passiez plus autant de temps en réunion, que feriez-vous  ?

En répondant à ces questions, vous aurez une idée plus précise de vos attentes et sur quoi agir. Voici un exemple :

“J’aimerais avoir moins de réunions pour partir moins tard du travail, mais aussi pouvoir consacrer plus de temps sur des dossiers de fonds stratégiques, et avec mes équipes.

C’est important pour moi, car cela influe sur mon niveau de fatigue et surtout j’ai l’impression de ne pas faire mon job.

L’idéal serait des réunions dans la journée avant 18 h 30 avec un ODJ clair et des décisions attendues. Pendant les réunions, je préfère que chacun participe au lieu d’écouter quelqu’un lire ses slides (autant les envoyer par mail dans ce cas, cela fait gagner du temps à tout le monde). Et j’allais oublier pour que la réunion soit efficace: sortir avec une to do et un planning clair pour chacun.” 

 

Étape #3 : Distinguer les réunions essentielles des superflues.

Une fois vos attentes précisées, nous allons plonger un peu plus dans le concret, en regardant les types de réunions importants pour vous.

Exercice : Revue des réunions pour décisions.

Listez  :

  • Quels types de réunions organisez-vous ?
  • A quels types de réunions participez-vous ?
  • Lesquelles sont importantes ? utiles ?
  • Lesquelles vous font perdre votre temps ?

Pour chacune de ces réunions :

  • Quelle est votre contribution ?
  • Qu’allez-vous en retirer ?
  • Quel est le risque de ne pas aller à ce type de réunion ?

Au final, décidez :

  • Lesquelles conservez-vous dans votre agenda ?
  • Avec quelles réunions faites-vous un compromis sans pour autant y aller ?
  • À quelles réunions décidez-vous ne plus y aller, ni vous en souciez ?

Ce n’est pas si évident de faire un choix, mais essentiel. Imaginez que vous avez une promotion, plus de responsabilité. Dans ce cas, vous seriez forcé d’agir ainsi et de faire le tri. Donc autant ne pas attendre.

Voici un exemple de ce que cela peut donner (bien évidemment, tout dépend de : vous, votre activité et votre environnement) :

  • Réunion d’équipe : j’y vais (incontournable – même si parfois j’ai l’impression de perdre mon temps, cela me donne des infos importantes sur les priorités et actualités)
  • Réunion de pilotage : tout dépend (ok – si cela a un impact sur moi et mon équipe et si ma présence à un impact sur la décision. A voir si quelqu’un peut y aller à ma place.)
  • Réunion d’information : je n’y vais pas (je demande le CR si il y en a un ! Au pire, je trouverais bien quelqu’un à la machine à café pour me faire un debrief).
 

Puis, passez à l’action pour redevenir maître de votre temps.

Étape #4 : Négocier votre présence en réunion.

Une fois le tri fait, c’est l’heure de négocier votre présence. Comment faire ? Voici une méthode découverte dans le livre “la Boîte à outils de la Gestion du Temps” de Pascale Bélorgey, et qui m’a bien servi après l’avoir légèrement adapté 😉

Étudiez les alternatives  :
  • Être présent partiellement : Négociez de venir uniquement pendant votre intervention et recevoir un texto 5 minutes avant votre passage.
  • Déléguer : en envoyant quelqu’un de votre équipe (si nécessaire vous pouvez toujours le briefer avant et avoir un bref retour après).
  • Nommer un seul représentant pour la direction, qui aura la responsabilité après de débriefer les équipes (à vérifier tout de même si son pouvoir de décision et son expertise permettent de couvrir l’objectif de la réunion).
  • Suivre la réunion par téléphone. Vous pouvez écouter la réunion et intervenir en cas de questions ou besoin. Bien sûr, n’oubliez pas de vous mettre en “mute” pour ne pas gêner les autres avec les éventuels bruits de votre clavier.
  • Suivre la réunion en visioconférence. Vous vous épargnerez déjà les temps de trajet.
  • Demander à être dans la boucle du compte-rendu. Ainsi vous serez au courant des échanges.
  • Selon le besoin de l’organisateur, vous pouvez aussi lui proposer de l’aider en amont de la réunion (messages clés, informations, supports, position et argumentaires…).
 
Aller voir l’organisateur pour en discuter avec lui :
  • Lui dire franchement votre intention, par exemple, que vous êtes beaucoup sollicités, que vous avez un dossier important à traiter ou que vous avez trop de réunions et que vous cherchez à trouver une solution.
  • Creuser son besoin :
  • Quel est l’ordre du jour ?
  • Quelle est ma contribution attendue pour cette réunion ?
  • En quoi est-ce important que je vienne ?
  • Réfléchir avec lui à des alternatives adaptées à son besoin. Faites des propositions et demandez-lui son avis.
  • Statuer sur une solution qui convienne à tous.
 
Voici quelques précautions à prendre dans votre démarche :
  • Si vous sentez de la résistance chez votre interlocuteur, ne poussez pas. La qualité de la relation à long terme reste le plus importante.
  • Si au vu du contexte, ne pas aller à la réunion ou être présent partiellement pourrait vous porter préjudice, laissez tomber.
  • Avec votre supérieur hiérarchique, vous pouvez aussi lui rappeler vos dossiers en cours, lui faire part de propositions et lui demander de prioriser.
  • Gardez en tête que l’objectif est de trouver une solution satisfaisante pour tout le monde.

Étape #5 : Faire le tri dans votre agenda.

Une fois les décisions prises, reste encore à les appliquer. Comment ? Ouvrez votre agenda et faites le tri:

  • Éliminez de votre agenda les réunions récurrentes auxquelles vous n’allez plus (ou mettez en «disponible » ou avec une couleur spécifique les réunions pour lesquelles vous souhaitez conserver une trace de la date pour info)
  • Transférez les invitations aux personnes qui dorénavant vous représenteront (après bien sûr leur en avoir parlé).
  • Mettez une note à côté de vos réunions si vous aviez convenu d’un format particulier avec l’organisateur (téléphone, visio, heure de passage, …).
  • Profitez-en aussi pour bloquer des créneaux « No réunions » dans votre agenda. Par exemple :
    • Après 18h30 pour ne pas partir trop tard.
    • Le midi si vous voulez avoir une pause déjeuner .
    • Une à deux fois par semaine pour avancer sur des projets importants pour vous.
    • Pourquoi ne pas aussi en profiter pour bloquer un créneau pour les imprévus.

Après ce grand ménage, vous devriez y voir plus clair. Le tout maintenant va être de tenir dans la durée.

Étape #6 : Montrer l’exemple.

Dernière étape : montrer l’exemple en réunion, aussi bien en tant qu’organisateur que participant.

Vous organisez la réunion :
  • Lors de la préparation :
    • Vérifiez la pertinence de la réunion (“Ce format est-il vraiment utile ?”).
    • Définissez un ordre du jour et le résultat attendu.
    • Puis, en fonction, n’invitez que les personnes nécessaires. Inutile de faire aux autres ce que vous ne voulez plus.
  • Juste avant vos réunions :
    • Souvenez-vous de ce qui vous irrite pour éviter de faire de même.
  • En réunion :
    • Appliquez les bonnes pratiques pour des réunions efficaces.  Cela fera peut-être des petits. En effet, au bout d’un moment, il se peut que vos collègues et votre équipe reprennent vos méthodes pour leurs propres réunions.

NB : Vous n’avez pas toutes les bonnes pratiques en tête ? Reportez-vous à la check-liste pour organiser et animer des réunions efficaces (disponible dans la bibliothèque privée).

Check-liste : comment organiser et animer des réunions efficaces ?

COMMENT ORGANISER ET ANIMER DES RÉUNIONS EFFICACES ?

Téléchargez la check-liste gratuite

Retrouver la check-liste pour des réunions efficaces , ainsi qu’à d’autres bonus exclusif dans la bibliothèque privée.

Vous participez à la réunion :

Même si vous n’êtes pas l’organisateur, n’hésitez pas aussi à demander l’objectif et les enjeux de la réunion si cela n’a pas été fait en début de réunion. Par exemple :

  • Avant de commencer, peux-tu s’il te plait nous rappeler l’objectif de la réunion?
  • Avec quoi souhaites-tu repartir à la fin de la réunion

Certains seront peut-être surpris au début, mais cela aura le mérite de clarifier l’objet de la réunion pour tout le monde — et de facto — de réduire les risques de débordements (en plus de distiller les bonnes pratiques ;).

À vous de jouer

Et voilà, je vous ai livré comment venir à bout des réunions au travail trop nombreuses et reprendre le contrôle sur votre agenda.

Vous avez déjà appliqué la démarche. Top !

👉 Qu’en avez-vous pensé ? Qu’en retirez-vous ?

Si vous ne l’avez pas encore fait, je vous conseille de bloquer un créneau de 15 à 30 minutes dans votre agenda et de commencer par l’état des lieux. Vous pourriez être surpris du résultat.

Pour aller plus loin

Equilibre vie pro-vie perso, par où commencer ?

Rejoignez la communauté et téléchargez le guide gratuit.

Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et la fondatrice de Appytodo. J’accompagne des hommes et des femmes à trouver leur équilibre et à mieux gérer leur temps pour mener une vie pro et perso épanouie.

Partager cet article

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Rejoignez la communauté

Recevez chaque mois une dose d'inspirations et les actualités de appytodo dans votre boîte email.
Plus l'accès à des bonus exclusifs. Promis pas de spams 🙂

Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien dans le bas de page de nos emails.

Votre guide gratuit

Vie pro – vie perso : par où commencer ?