Vous avez l’impression de faire des efforts pour mieux vous organiser, mais malgré vos listes, votre agenda et vos routines, vous avez toujours l’impression de courir après le temps ?
Peut-être que le problème est simplement que votre organisation ne vous convient pas. Mais comment savoir si votre organisation est vraiment adaptée à vous ? ou si vous avez une mauvaise organisation pour vous ?
Dans cet article, découvrez 7 signes concrets qui montrent qu’il est peut-être temps d’ajuster votre organisation, les questions à se poser, ainsi que des premières pistes pour avancer.
Au sommaire
1. Vous passez plus de temps à organiser votre travail qu’à le faire
Passer plus de temps à organiser son travail qu’à le réaliser peut être un signe que votre organisation est trop complexe ou qu’elle vous sert à éviter certaines tâches importantes.
Vous créez des listes, réorganisez votre agenda, déplacez vos tâches, refaites des listes… mais au final :
- les tâches importantes avancent peu.
- vous passez plus de temps à vous organiser qu’à passer à l’action.
Si c’est votre cas, il peut y avoir plusieurs causes :
- la première c’est une forme de procrastination active, de fuite, pour ne pas faire ce qui est important.
- la seconde c’est que votre organisation est trop complexe pour vous.
En effet, si vous organiser devient une activité en soi au quotidien alors il y a surement un problème. Une bonne organisation, adaptée à vous, devrait être fluide et naturelle. Une fois mise en place, cela ne devrait pas vous demander des heures par jour.
Personnellement :
- Aujourd’hui, j’y passe moins de 5 minutes tous les jours, et 15 à 30 minutes par semaine (un peu plus en fin de mois et beaucoup plus en fin d’année). Et pourtant, j’adore l’organisation, mais mon système est suffisamment efficace et adaptée pour que cela coule tout seul.
- Cela n’a pas toujours été le cas. Il m’est arrivé en voulant tester un nouvel outil pour le pro, de passer beaucoup plus de temps à « ranger »‘ les choses (organiser et mettre à jour mes tâches, informations) que de véritablement « faire » les choses. Dès que je m’en suis rendu compte (et cela n’a pas été tout de suite), j’ai tout arrêté et suis passée à quelque chose de beaucoup plus simple et efficace pour moi (google doc et google sheet). Ainsi, fini les distractions.
💡 Donc, la question à vous poser :
- Est-ce que vous passer plus de temps à vous organiser qu’à avancer ?
- Si oui, comment pouvez-vous simplifier votre organisation ou l’ajuster pour que cela soit plus fluide au quotidien ?
2. Votre organisation fonctionne uniquement quand tout se passe comme prévu
Une organisation adaptée doit pouvoir s’ajuster lorsque la réalité ne correspond pas au planning prévu.
Vous savez vous organiser, planifier votre temps et cela fonctionne plutôt. Mais dés qu’il y a un imprévu (exemple : un rendez-vous déplacé, un enfant malade, une urgence professionnelle), tout s’écroule. Vous vous retrouvez vite perdu ou débordé. Vous n’arrivez plus à suivre le plan de votre semaine, vous essayez de jouer à tetris avec votre agenda et avez l’impression de courrir pour rattraper le temps.
Cela vous parle ?
Cela arrive souvent, quand notre organisation est trop rigide pour nous et pas prévue pour absorber les imprévus, notamment lorsque certains imprévus reviennent régulièrement dans votre quotidien : rendez-vous qui se prolongent, tâches qui prennent plus de temps que prévu.
💡 La question à vous poser :
- Comment mettre plus de flexibilité dans mon organisation ?
- Comment mieux anticiper les imprévus en les intégrant à mon organisation ?
[À lire aussi : Imprévus au travail : 4 astuces pour mieux s’y préparer]
3. Vous avez plein d’outils, mais vous ne savez plus où trouver l’information
Vous avez des listes, plusieurs agenda, des notes sur votre téléphone, des post-it pour les choses importantes, des classeurs, des applis… Sur le papier, on peut penser que vous êtes super organisé car vous avez beaucoup d’outils. Mais en réalité vous passez votre temps à chercher les informations, vous avez du mal à tout maintenir à jour.
Une erreur fréquente consiste à penser que le bon outil va résoudre à lui seul un problème d’organisation. Pourtant, un outil n’est qu’un élément d’un système d’organisation. En réalité, le plus important est l’usage que l’on fait de son outils :
- Comment vous l’utilisez ?
- Quelle place il occupe dans votre système ?
- Comment il s’intégre à votre quotidien ?
Par exemple :
- Un simple carnet ou un planner peut être tout aussi efficace qu’une application comme Todoist pour gérer ses tâches. Tout dépend de votre façon de fonctionner, de vos besoins et de la manière dont l’outil s’intègre dans votre système d’organisation.
- Un planner peut être un outil redoutablement efficace si on l’utilise de manière adaptée à soi, son quotidien, ses objectifs, mais aussi ne pas fonctionner si on ne sait pas comment l’utiliser ou adapter son usage à ses objectifs et ses modes de fonctionner.
Ce qui est important c’est :
- d’avoir un outil adapté à votre maniere de fonctionner, que vous avez plaisir à utiliser
- mais aussi que cet outil fasse partie d’un tout, d’un système cohérent, que vous sachiez quand et comment l’utiliser et le mettre à jour.
💡 La question à vous poser :
- Est-ce que je cherche sans arrêt des informations (date, tache, projet…) ?
ou
- Est-ce que je sais exactement où aller pour trouver la bonne information ?
Si vous etes dans la premiere situation, une piste est de commencer par auditer vos outils en regardant pourquoi vous les utiliser et si ils vous correspondent vraiment.
4. Vous changez souvent de méthode, sans jamais réussir à la tenir dans la durée
Vous découvrez une nouvelle méthode ou un nouvel outil : bullet journal, Todoist, Notion, planner, méthode Pomodoro, matrice d’Eisenhower, routine du matin… Vous êtes motivée et vous vous dites : « Cette fois, ça va marcher ! »
Vous mettez en place une nouvelle organisation. Les premiers jours, tout fonctionne bien. Puis un imprévu arrive, puis un deuxième… Quelques semaines plus tard, vous abandonnez.
Et le cycle recommence avec une nouvelle méthode.
À force, vous finissez par culpabiliser et vous dire :
« Je n’y arriverai jamais. »
« L’organisation et moi, ça fait deux. »
« Je ne suis pas capable de tenir une organisation. »
Pourtant, le problème ne vient pas forcément de vous. Il est possible que vous essayiez simplement d’appliquer des méthodes ou des techniques qui ne correspondent pas à votre façon de fonctionner.
Si vous changez régulièrement de méthode d’organisation sans réussir à en maintenir une dans la durée, cela peut être le signe que la méthode choisie n’est pas adaptée à votre fonctionnement.
Par exemple :
- Je suis quelqu’un plutôt papier ou hybride (entre papier et numérique) : j’ai besoin d’écrire à la main pour poser mes tâches et prioriser.
- J’ai essayé pour le pro des outils numériques. À chaque fois, cela n’a pas tenu. Je ne mettais plus à jour mon système, me retrouvais à avoir des listes à côté ou dupliquer ma liste de tâches de la semaine.
- Et à chaque fois, je reviens à mon planner digital pro et perso pour mes tâches.
- J’ai besoin du papier pour me donner un cadre, poser mes idées mais aussi me limiter et voir quand je commence à faire des To Do listes vraiment trop longues et pas réalistes.
Et ce n’est qu’un exemple sur le format, il y a pleins d’autres critères à prendre en compte.
Alors, plutôt que de vous demander si une méthode est « bonne » ou « mauvaise », testez-la et observez ce qu’elle change concrètement dans votre quotidien.
💡 La question à vous poser
Chaque fois que vous avez envie de tester une nouvelle méthode ou un nouvel outil, demandez-vous :
Est-ce que cette façon de m’organiser est adaptée à ma manière de fonctionner et à mon quotidien ?
Si non, que faudrait-il que je change pour que mon organisation soit plus adaptée à moi ?
À lire aussi : Pourquoi vos méthodes d’organisation ne tiennent pas dans la durée ?
5. Votre to-do list vous stresse plus qu’elle ne vous aide
Votre To Do liste est censée vous aider à y voir plus clair et à ne rien oublier. Pourtant, lorsque vous la regardez, vous ressentez surtout… du stress.
Elle contient 15, 20, voire 30 tâches. Tout semble important et urgent. Vous ne savez plus vraiment par quoi commencer.
Alors vous choisissez une petite tâche, puis une autre. Vous avancez, vous cochez quelques cases et vous avez la satisfaction d’avoir « fait quelque chose ».
Mais à la fin de la journée, les tâches importantes sont toujours là. Et votre liste semble ne jamais se terminer.
Cela vous parle ? Si oui, vous n’avez certainement pas de système adapté vous permettant de faire le tri dans vos tâches en fonction de votre situation. En effet, tout n’est pas au même niveau :
- certaines choses sont à faire dans la semaine, d’autres peuvent attendre
- certaines tâches sont importantes, d’autres mineures.
- peut être que vous aimez voir vos tâches pro et perso mélangées, peut être que non et que cela vous stresse plus qu’autre chose.
Par exemple,
- Personnellement, je me suis rendue compte que j’avais plus besoin d’une liste de choses à faire à la semaine et au mois, qu’à la journée. Sinon cela me stresse, j’ai l’impression de ne pas avoir la liberté d’ajuster mon emploi du temps selon mon niveau d’energie, les opportunités et mes priorités, et je suis souvent déçue à la fin de la journée.
- Pour d’autres personnes, au contraire, elles ont besoin d’un cadre et de faire la liste des tâches précises qu’elles vont faire dans la journée et de les ajouter dans un calendrier.
- Les deux méthodes ne sont pas mauvaises, elles correspondent juste à différents modes de fonctionnement.
💡 La question à vous poser
Est-ce que ma liste des tâches m’aide à avancer ?
ou
Est-ce plus une source de stress ?
Si c’est une source de stress, une première piste est de faire plusieurs listes selon l’horizon temporel (exemple : à faire pour cette semaine, ce mois-ci, plus tard).
À lire aussi : 5 erreurs à éviter pour une to do list efficace
6. Tenir votre organisation vous demande un effort
Vous avez mis en place une organisation : gestion de vos tâches, agenda, classement des informations essentielles, routines… Mais au quotidien, cela vous demande beaucoup d’efforts :
- vous pensez constamment à votre organisation pour que cela fonctionne,
- dès que vous relâchez un peu votre attention, votre organisation part dans tous les sens,
- vous avez l’impression de vous « forcer » à utiliser votre organisation.
Bien sûr, une organisation demande des actions régulières. Il faut mettre à jour ses tâches, consulter son agenda, faire le point sur ses priorités… Mais si elle est vraiment adaptée à vous, son utilisation devrait progressivement devenir plus fluide et naturelle.
Au bout d’un certain temps, vous ne devriez plus avoir besoin de penser constamment à la manière dont vous devez utiliser votre système. Il devrait suffisamment s’intégrer à votre quotidien pour devenir une habitude.
Dit autrement, c’est un peu comme une paire de chaussures :
- si elle ne vous va pas tout à fait, vous pouvez marcher avec, mais vous pensez régulièrement à cette petite gêne,
à l’inverse, si elle est parfaitement adaptée, vous n’y pensez même plus et marchez naturellement avec.
Par exemple :
Si vous avez besoin de flexibilité, ce qui est mon cas, et que vous remplissez votre planning heure par heure dans le détail, il y a de grandes chances que cela vous demande énormément d’énergie et que vous passiez votre temps à le réajuster. À la place, vous pourriez par exemple mettre en place des blocs de temps thématiques sur une période plus longue.
Si vous utilisez un nouvel outil, il est normal d’avoir une période d’appropriation. Mais si, après plusieurs semaines ou quelques mois, vous devez toujours penser à l’ouvrir, vérifier les informations et le mettre à jour, et que son utilisation ne devient pas naturelle, il y a peut-être quelque chose à revoir : soit l’outil, soit la manière dont vous l’utilisez.
Personnellement, lorsque j’ai commencé à utiliser mon planner, je voyais beaucoup de personnes planifier leur journée dans le détail. J’ai donc essayé de faire pareil. Mais cela ne me convenait pas du tout. J’ai besoin de gérer mon organisation au niveau de la semaine et, chaque jour, simplement de définir mes 1 à 3 priorités. Depuis que je me suis autorisée à ne plus planifier mes journées dans le détail, tout est beaucoup plus fluide et naturel. Et surtout, j’avance bien plus vite.
💡 Donc, la question à vous poser :
Est-ce que mon organisation est devenue une habitude qui me facilite la vie, ou est-ce que je dois constamment faire des efforts pour la faire fonctionner ?
Si vous êtes plutôt dans le deuxième cas, une piste est de vous demander alors qu’est-ce que vous pourriez simplifier, supprimer ou adapter pour que votre organisation réponde mieux à vos besoins.
7. Vous avez beau vous organiser, vous avez toujours l’impression de courir après le temps
Vous planifiez, vous faites des listes, vous essayez de respecter votre organisation… et pourtant, vous avez toujours l’impression de courir après le temps.
Si vous avez beau vous organiser sans jamais avoir l’impression de maîtriser votre temps, c’est peut-être que votre organisation ne vous permet pas de faire les bons choix.
S’organiser, ce n’est pas chercher à faire entrer toutes ses tâches dans une journée. C’est aussi savoir ce qui est prioritaire, ce qui peut attendre et ce que vous pouvez réellement faire compte tenu de votre temps, de votre énergie et de vos contraintes.
Une organisation adaptée doit vous aider à avancer sur ce qui compte vraiment, tout en vous laissant suffisamment de souplesse pour vous adapter à la réalité.
💡 La question à vous poser :
Est-ce que mon organisation m’aide à faire ce qui compte vraiment, ou est-ce qu’elle me pousse à essayer d’en faire toujours plus ?
Si votre organisation ne vous aide pas à faire le tri dans ce qui compte vraiment, alors une piste est de repartir de vos contraintes, vos objectifs, vos modes de fonctionnement pour construire un système d’organisation à votre service et non l’inverse.
FAQ – Questions fréquentes sur l'organisation
Comment savoir si mon organisation est adaptée à moi ?
Une organisation est adaptée à vous lorsqu’elle vous aide à avancer au quotidien sans vous demander des efforts constants pour la faire fonctionner. Elle doit correspondre à votre façon de fonctionner, à vos contraintes, à vos priorités et à votre niveau d’énergie.
Concrètement, un système adapté vous permet de :
- Retrouver facilement vos informations,
- Savoir exactement quoi faire en priorité,
- Vous adapter sereinement aux imprévus,
- Maintenir votre organisation dans la durée.
Si votre organisation vous stresse, vous demande un entretien lourd ou s’écroule au moindre imprévu, c’est le signe qu’il est temps de l’ajuster.
Comment savoir si j'ai une mauvaise organisation ?
Avoir une « mauvaise » organisation ne signifie pas que vous manquez de discipline. Cela indique simplement que votre système actuel est déconnecté de vos besoins réels.
Quelques signes d’alerte révélateurs :
- Vous passez plus de temps à organiser votre travail qu’à le réaliser,
- Vous changez constamment de méthode ou d’outil,
- Votre to-do liste vous stresse plutôt qu’elle vous éclaire,
- Vous avez l’impression permanente de courir après le temps.
L’objectif n’est pas de trouver une organisation théoriquement « parfaite », mais de bâtir un système sur mesure qui fonctionne réellement pour vous.
Pourquoi je n'arrive pas à tenir mon organisation dans la durée ?
Si vous n’arrivez pas à maintenir votre organisation, la cause provient souvent d’une méthode trop complexe, trop rigide ou inadaptée à vous.
Un système inadapté peut fonctionner quelques jours, voire quelques semaines, grâce à la motivation de départ, mais souvent au premier imprévu ou période chargée il s’effondre.
Comment adapter son organisation à soi ?
Pour adapter votre organisation à vous, commencez par observer ce qui fonctionne ou non dans votre système actuel. Demandez-vous notamment
- comment vous aimez gérer vos tâches, organiser les informations, planifier votre temps et gérer les imprévus.
- quel type d’outils aimez vous utilisez,
- à quelle fréquence vous utilisez votre système.
Ensuite, 2 approches sont possibles :
- testez différents formats, outils et façons de faire, puis gardez uniquement ce qui vous aide réellement au quotidien,
- ou vous faire guider pas à pas comme dans la formation Organiser mon temps sans stress pour construire votre propre système d’organisation, adapté à votre fonctionnement et à votre réalité.
À vous de jouer
Et voilà, vous connaissez maintenant les signes que votre organisation ne vous convient peut-être pas.
Vous reconnaissez-vous dans un ou plusieurs de ces signes ?
Si oui, il est peut être temps de revoir votre organisation et de construire un système d’organisation adapté à vous. Vous pouvez commencer par les pistes de solutions suggérées dans cet article ou décider de remettre à plat votre système d’organisation.
Pour aller plus loin
- Si vous voulez être guidé pas à pas pour trouver et mettre en place un système d’organisation adapté à vous, vos modes de fonctionnement, découvrez :
- Et sur le même sujet, voici 2 articles complémentaires :
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