Une bonne organisation, ce n’est pas seulement cocher des tâches sur une to-do liste. C’est un système qui vous aide à mieux gérer votre temps, à réduire votre stress et à atteindre vos objectifs sans vous épuiser.
Mais, comment savoir si votre organisation est efficace ?
Découvrez les 5 critères essentiels qui définissent un système d’organisation réellement utile et durable, à travers 5 questions pratiques à vous poser.
Au sommaire
Les 5 critères d’un système d’organisation efficace
1. Votre organisation est-elle flexible ?
🤔 Pourquoi c’est important ?
La vie est faite d’aléas, d’imprévus, de changement continu.
Si votre organisation est trop rigide, elle ne pourra pas s’adapter à ces évènements.
Le risque avec un système d’organisation rigide est que
vous vous retrouvez à devoir à chaque fois rechanger toute votre organisation, et donc perdre du temps
cela devienne une usine à gaz à force et que vous abandonniez.
Une organisation efficace doit permettre de changer vos priorités, vos tâches à faire ou votre planning sans tout bouleverser et sans y passer trop de temps.
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💡 En pratique
Pour savoir si votre organisation est flexible, posez-vous la question :
→ Est-ce que votre organisation peut s’adapter facilement aux aléas du quotidien ou aux évolutions de votre vie ?
Par exemple : si une urgence arrive, pouvez-vous réajuster vos priorités sans stress ?
2. Votre organisation est-elle simple d’utilisation ?
🤔 Pourquoi c’est important ?
- vous décourager sur la durée,
- devenir plus une charge supplémentaire qu’un système utile,
Et in fine, le risque est de perdre du temps à mettre en place un système complexe pour finir par abandonner au bout de quelques semaines ou de quelques mois.
💡 En pratique
Pour savoir si votre organisation est suffisamment simple, posez-vous la question :
→ Est-ce que votre organisation est facile à tenir au quotidien, et ne vous demande pas d’effort inutile ?
Par exemple : Vous n’avez pas besoin d’y passer des heures ou de jongler avec trop d’outils compliqués.
3. Votre organisation est-elle utile ?
🤔 Pourquoi c’est important ?
Le risque quand on met en place un système d’organisation est d’en oublier la finalité :
- vous faire gagner du temps et en sérénité,
- être plus productif en vous aidant à vous concentrer sur l’essentiel, vos priorités et les tâches à haute valeur ajoutée,
- réduire votre niveau de stress lié aux imprévus,
- avoir un meilleur équilibre de vie et éviter de finir en burn-out.
Un bonne organisation doit vous faire gagner du temps, en vous aidant à vous concentrer sur l’essentiel vs le superflu.
Si vous passez plus de temps à gérer « votre organisation » qu’à passer à l’action, alors il y a un problème. Et certainement, que votre système n’est pas utile ou devient une « excuse » pour ne pas faire ce qui compte vraiment.
💡 En pratique
Pour savoir si votre organisation est réellement utile, posez-vous la question :
→ Est-ce que votre organisation vous fait vraiment gagner du temps et vous permet d’être plus serein(e) au quotidien ?
Par exemple : Une organisation efficace vous aide à savoir quoi faire et quand, sans chercher pendant des heures, et vous évite d’oublier des choses importantes.
4. Votre organisation est-elle complète ?
🤔 Pourquoi c’est important ?
Au quotidien, les frontières entre ses différents domaines de vie sont souvent floues. Dans une journée, des informations de toute nature nous arrivent.
Si votre système d’organisation n’est pas complet, vous risquez :
- d’oublier des informations importantes,
- de passer à côté d’évènements ou de vous retrouver dans l’urgence,
- car votre système ne vous aura pas permis de capturer toutes les informations qui vous arrivent.
Une organisation efficace doit vous permettre de gérer les différentes sphères de votre vie, pas uniquement votre travail ou votre vie de famille.
💡 En pratique
Pour savoir si votre organisation est complète, posez-vous la question :
→ Est-ce que votre système couvre tous les aspects de votre vie et fonctionne comme un tout cohérent ?
Par exemple : Vous avez des outils pour vos tâches pro, perso et vos projets à court et long terme.
5. Votre organisation est-elle adaptée à vos modes de fonctionnement ?
🤔 Pourquoi c’est important ?
Nous n’avons pas tous les mêmes modes de fonctionnement :
- ce qui marche pour certains, ne marchera pas forcément pour vous.
- nous avons tous des préférences (papier / numérique, visuel / auditif…) qui – quand elles sont respectées – boostent notre motivation et efficacité.
- vous retrouver avec une organisation complètement inefficace pour vous.
- et in fine abandonner très vite votre système.
💡 En pratique
Pour savoir si votre organisation est adaptée à vos modes de fonctionnement, posez-vous les questions :
→ Est-ce que votre système correspond à vos préférences, à « votre style » ? Est-elle agréable à utiliser ?
Par exemple :
- Si vous détestez les applis et les écrans pour gérer vos tâches, un carnet papier est peut-être mieux pour vous.
- Si vous avez une mémoire visuelle, peut-être que des codes couleurs seraient plus efficaces pour vous que si vous êtes auditif.
À vous de jouer
Voilà, vous connaissez maintenant les 5 critères essentiels à vérifier pour savoir si vous avez une organisation efficace :
- Flexible
- Simple d’utilisation
- Utile
- Complète
- Adaptée à vos modes de fonctionnement.
Je vous propose d’en profiter pour auditer votre propre système d’organisation au regard de ces critères :
👉 Votre organisation actuelle coche-t-elle ces 5 points ?
👉 Si non, quels points seraient à améliorer ?
Pour aller plus loin
- Si vous voulez apprendre à mettre en place un système d’organisation efficace qui vous correspond et respectant ces 5 critères, découvrez la formation « Organiser mon temps sans stress », une méthode pas à pas qui vous apportera plus d’efficacité et de sérénité au quotidien.
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