À l’approche du départ en vacances, c’est souvent le rush pour tout boucler à temps et ne rien oublier. C’est souvent le stress et en même temps l’impatience du grand départ. Or, avec un peu d’anticipation et d’organisation, il est possible d’éviter le rush des départs en congés.
Comment vous organiser au bureau pour partir en congés l’esprit tranquille ? Voici 7 conseils pour un départ en vacances zen et efficace. Une check-liste à avoir près de vous afin de préparer votre départ sereinement, mais aussi de déconnecter plus facilement après pendant les vacances.
Quelques semaines avant votre départ en congés
1. Bloquez dans votre agenda vos congés et les premiers jours de votre retour
Mon conseil N° 1 est : dès que vous connaissez vos dates de vacances, bloquez tout de suite dans votre agenda :
- vos congés,
- deux ou trois créneaux de deux heures avant votre départ pour préparer votre départ,
- mais aussi les premiers jours de votre retour (un ou deux) pour gérer la reprise.
Ainsi, vous pourrez :
- raccrocher sereinement les wagons.
- dépiler vos e-mails sans y passer vos déjeuners et soirées.
- faire une reprise en douceur.
À noter, « bloquer quelques jours » signifie « pas de rendez-vous », ni réunion, ni de déplacement.
[À lire aussi : 7 conseils pour un retour au travail après les vacances réussi]
2. Prévenez vos interlocuteurs de vos dates d’absence.
Informer en amont vos interlocuteur leur permettra d’anticiper et de s’adapter. Vous ferez ainsi gagner un temps précieux à tout le monde et éviterez ainsi de recevoir quelques emails inutiles.
Donc, n’oubliez pas et n’attendez pas le dernier moment pour les informer de vos dates d’absence.
Comment procéder ? Qui informer ? Voici quelques pistes à adapter selon votre métier :
- Informez votre équipe : parlez-en en réunion d’équipe ou optez pour la tournée des bureaux.
- Tenez au courant vos clients, prestataires, fournisseurs importants avec qui vous avez des contacts réguliers lors de vos échanges.
- Faites passer le message à vos interlocuteurs quand vous les croisez une à deux semaines avant votre départ.
- Et si vous prévoyez de partir 3 semaines ou plus, vous pouvez aussi l’indiquer dans votre signature de mail 2 à 3 semaines avant pour n’oublier personne.
3. Listez les choses à faire avant votre départ et prioriser
Une fois le BABA fait, reste à vous attaquer à l’organisation des jours précédents votre départ en vacances. Pour éviter le stress du dernier moment, rien de mieux que de tout mettre à plat pour avoir une vision claire de là où vous en êtes et vos priorités avant votre départ.
Comment ?
- Bloquez-vous 15 à 20 minutes.
- Prenez une feuille de papier et un crayon et faites 3 colonnes :
- Dans la 1ʳᵉ colonne, faites la liste de toutes les choses importantes et urgentes à faire avant votre départ.
- Dans la colonne du milieu, complétez avec ce que vous aimeriez bien faire avant votre départ.
- Dans la dernière colonne, notez les affaires en cours qui peuvent attendre votre retour et/ou être suivis pendant vos congés.
- Fixez vos priorités avant de partir :
Quelles sont les 3 choses à faire absolument avant de partir, qui ne peuvent pas attendre votre retour ?
- Puis, prenez du recul sur votre liste et évaluez la faisabilité :
Est-ce réalisable ? Même en cas d’imprévus ?
Si non :
– Quelles options avez-vous (sujets à reporter, déléguer…)
– Quelles réunions pouvez-vous supprimer de votre agenda avant votre départ pour vous libérer du temps ?
- En faisant l’exercice, n’hésitez pas à migrer des tâches d’une colonne à l’autre.
L’idée n’est pas de tout faire, ni de passer de longues journées pour tout boucler, mais bien de prendre de la hauteur pour vous organiser en fonction de ce qui est faisable.
- Décidez en amont ce que vous allez faire ou pas faire pour vous éviter le stress des derniers jours au bureau.
- Fixez-vous des tâches précises et réalistes avant votre départ (ex. : envoyer un mail, rédiger un mémo, statuer sur un dossier, appeler un client ou partenaire…), plutôt que des projets ou « sujets » à traiter.
- Commencez par vos priorités et la première colonne (l’urgent et l’important).
4. Assurez la continuité de l’activité pendant vos congés
En faisant la liste des choses à faire, et selon la nature de votre job, peut-être que certaines tâches ne pourront pas attendre votre retour, ni être faites avant votre départ.
1. Commencez par faire le point en reprenant votre liste et ouvrant votre agenda :
Quel événement important (ex. : réunion, lancement…) interviendra pendant vos vacances et nécessite un back-up ?
Quelles tâches ne pouvant pas attendre votre retour devez-vous déléguer ? À qui ?
Quels dossiers nécessitent un suivi en votre absence ? Par qui ?
Quelle est la personne à contacter en cas d’urgence pendant vos congés ? Est-elle la même sur tout vos sujets ?
2. Puis passez à l’action. Plusieurs solutions selon votre situation. Voici quelques exemples :
- Bloquer un créneau avec la personne qui prendra le relais sur vos dossiers les plus sensibles pour la briefer et répondre à ses questions.
- Envoyer un mail récapitulatif à votre back-up (dossier, statut, prochaines étapes avec échéances et référents) après vous être assuré de son consentement.
- Organiser un point avec les prochaines étapes sur un projet qui permettra à chacun d’avancer.
- Aller voir votre collègue pour lui demander de vous représenter à une réunion (sans oublier de le briefer).
Quelques points d’attention à avoir en tête :
- L’idée n’est pas de surcharger vos collègues qui ont déjà leur travail.
- L’objectif est juste de s’assurer – en cas d’urgence et pour les quelques points ne pouvant pas attendre – que quelqu’un pourra prendre le relais.
- Si vous ne savez pas à qui déléguer ou comment prioriser, n’hésitez pas à en toucher deux mots à votre boss.
- Sa vision d’ensemble pourra surement vous aider à débloquer la situation et trouver une solution.
- Adaptez vos actions en fonction de la durée de votre absence.
- La terre ne va pas s’arrêter de tourner si vous n’êtes pas là une semaine, inutile de vous surcharger.
- Par contre, si vous prévoyez trois semaines en plein boom de l’activité, un peu plus de préparation sera sûrement nécessaire.
Juste avant votre départ en vacances
Après avoir préparé votre départ, il est temps d’anticiper votre retour pour une reprise en douceur du travail après vos vacances.
5. Faites la to do liste des choses à faire à votre retour
À votre retour, vous aurez certainement encore la tête dans les nuages. Vous ne saurez plus forcément où vous en étiez avant de partir. La solution : préparer une to do liste de retour.
- Une façon de faciliter la reprise après vos congés : vous aurez tous sous les yeux.
- Autre avantage : déconnecter plus facilement du travail en vacances. En effet, vous décharger mentalement et savoir que cette liste sera là à votre retour devrait vous aider à ne pas y penser pendant vos congés.
Voici quelques conseils pour que cette liste soit vraiment utile :
- Reprenez votre liste de choses à faire avant votre départ (#3), reportez les tâches à faire à votre retour et complétez-la. Inscrivez même les tâches qui vous semblent évidentes à l’instant t. Ce ne sera pas forcément le cas le jour de la reprise.
- Marquez tout de suite les 3 priorités parmi cette liste pour savoir par quoi commencer.
- Mettez cette liste dans un endroit facile à retrouver à votre retour. Selon vos habitudes, cela peut être dans votre carnet pro, dans votre agenda électronique dans une note au jour de votre retour, ou bien sur un papier glissé sous votre clavier d’ordinateur. Ce serait dommage d’avoir oublié son existence après vos vacances, et de passer à côté.
6. Activez votre message d’absence
Pour le message d’absence, pas besoin de vous prendre la tête. Faites simple, court et efficace avec :
- vos dates de congés
- la ou les personnes à contacter en cas d’urgence.
Voici un exemple de message d’absence :
« Absent du X à X inclus, je prendrai connaissance de votre message à mon retour. En cas d’urgence, vous pouvez contacter :
- … pour …
- … pour …
Bien cordialement, ».
NB : Si ce message vous semble un peu trop direct ou simple, je vous propose de lire cet article sur lequel je suis tombée par hasard et que je trouve assez drôle : « Messages d’absence du bureau : ce qu’ils disent de vous » 🙂.
7. Rangez puis déconnectez
Dernière heure avant votre départ ? Profitez-en pour ranger votre bureau et faire un brin de ménage. Vous retrouverez ainsi avec plaisir un espace agréable à votre retour.
Et si vous travaillez de chez vous, mettez hors de votre champ de vision tout ce qui peut vous rappeler le travail pour être sûr de déconnecter. Au placard casques, dossiers et autres accessoires !
Remettre de l’ordre est un moyen aussi de marquer une coupure. Le signal qu’il est temps de déconnecter et de profiter des vacances 🙂
À vous de jouer
Et voilà ! Je vous ai livré ma check-liste pour partir en vacances l’esprit léger. 7 choses à faire qui vous permettront d’aborder le départ en congé et la reprise plus sereinement.
👉 Qu’allez-vous faire différemment au bureau lors de votre prochain départ en congé ?
À retenir :
Anticiper les vacances passe aussi par prévoir du temps dans votre agenda après et avant.
Pour aller plus loin
- Si à chaque départ en vacances, vous avez des coups de stress, voici :
- Pour mieux vivre votre retour après les vacances, découvrez aussi :
- Vous avez du mal à ne pas penser au travail pendant vos vacances ? Voici :
- Si vous voulez préparer la rentrée, voici quelques ressources utiles :
- Et si vous souhaitez échanger sur ce sujet avec la communauté et recevoir encore plus de conseils, rejoignez le groupe privé « Productivité & Equilibre » de appytodo.
