Travail à domicile : astuces pour s'organiser

Travail à domicile : comment s’organiser efficacement ?

Vous travaillez à domicile, en télétravail ou à temps plein ? Découvrez 3 étapes pour mettre en place une organisation efficace, ainsi qu'une sélection de bonnes pratiques et d'astuces organisation.

Travailler à domicile, que ce soit en télétravail de temps en temps ou à temps plein, n’est pas innée. Peut-être vous vous êtes rendu compte que le travail n’était pas si fluide à la maison, que vous avez du mal à vous organiser, ou que vous vous sentez moins efficace. Vous êtes loin d’être seul dans ce cas.

Alors, comment s’organiser pour travailler chez soi  ? Je ne pense pas qu’il y ait une seule recette. Cependant, lorsque l’on observe les témoignages de télétravailleurs, d’entrepreneurs, et les études d’entreprises, des points communs émergent.

Voici donc une sélection de 28 bonnes pratiques et astuces pour mettre en place une organisation efficace, issues de différents retours, dont ma propre expérience après en avoir testé un certain nombre.

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Étape 1 : Préparer le terrain et poser le cadre

Travailler à la maison sans les bons outils ni un cadre de travail peut virer à la prise de tête, et faire perdre beaucoup de temps. En fixant le cadre pour vous et vos interlocuteurs dès le début vous pourrez partir de bon pied.

Voici 5 conseils pour poser les bases.

1. Créer un espace agréable.

S’il y a bien un point qui revient très souvent, c’est l’espace de travail. Et pourtant la question divise : bureau « au carré » ou bien un espace personnalisé. Pour ma part, je pense que l’essentiel est de définir un espace dans lequel vous vous sentez bien pour travailler. Voici donc quelques astuces en ce sens  : 

    • Choisir un lieu qui vous correspond, tout en tenant compte de :
      • l’aération,
      • la lumière naturelle,
      • le bruit environnant.
    • Personnaliser votre espace de travail afin qu’il soit :
      • fonctionnel (ex: prises électriques, bloc-notes, stylos …)
      • et surtout agréable (ex : plante, tasse à café préférée…)
    • Ajuster votre écran à hauteur des yeux afin d’éviter les maux de nuque et de dos (astuce : utiliser un réhausseur pour ordinateur, y compris pour les portables)
    • Prévoir un bon éclairage.
 

2. Vérifier votre équipement

Une fois l’espace de travail défini, encore faut-il avoir le bon équipement avec cette liste « anti-oubli » :

    • Un ordinateur qui ne rame pas et ses accessoires (casques/écouteurs…).
    • Une bonne connexion wifi (pensez à la fibre ou un répéteur wifi si ce n’est pas le cas).
    • Un stockage en ligne sécurisé si votre ordinateur venait à rendre l’âme.
    • Un accès aux documents partagés (intranet, serveur…).
    • Tous les logiciels essentiels à votre travail.
    • Des outils collaboratifs (ex. : slack, asana…) et de visio (ex : teams, skype, zoom…) prêts à être utilisé.
    • Des boites mail pro et perso séparés .
 

3. Définir vos horaires de travail.

Définir un cadre de travail implique aussi poser des limites entre votre vie pro et vie perso en termes d’horaires : 

    • Une journée de travail défini avec une heure de début et de fin fixe.
    • Et pour ceux travaillant à temps plein à domicile, un emploi du temps incluant :
      • des jours off 
      • des blocs de temps pro et perso chaque jour.
 

bureau à la maison pour travail à domicile ou télétravail

5. Clarifier le mode de fonctionnement avec vos interlocuteurs pro

Pour que le travail à domicile se déroule le mieux possible, prenez le temps de vous caler avec vos interlocuteurs, en clarifiant :

    • Les modalités pour les « points de synchro » (fréquence, format)
    • Le mode de communication privilégié (fréquence, outils, usages).
    • Les attentes en termes de reporting
    • Les moments de joignabilité de chacun (ex : jour, heure).
 

6. Établir des règles à la maison

 Comme vous l’avez fait côté pro, n’oubliez pas de clarifier aussi le mode de fonctionnement côté perso – important pour la paix des ménages 😉 :

    • Partagez votre emploi du temps et vos contraintes (ex: réunion importante à telle heure chaque Jeudi, sport chaque mardi soir).
    • Passez des consignes claires pour limiter les interruptions (ex: « porte fermée = pas de dérangement »)
    • Indiquez les moments où vous êtes disponible pour échanger sur des sujets perso (ex : le midi, soir, pause de 16h).
Travail à domicile : 3 check-listes pour mettre en place une organisation efficace

TRAVAIL À LA MAISON : ASTUCES organisation

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Retrouvez dans la bibliothèque privée la check-liste "organisation" travail à domicile au format PDF.

Structurer vos journées de travail à la maison

Une fois le cadre établi, une des clés pour être efficace lorsque vous travaillez à la maison est de structurer vos journées avec

    • des blocs de temps pro et perso
    • des routines matin et soir pour créer des sas entre votre travail et votre vie privée.
 

Voici un exemple d’organisation d’une journée type, regroupant différentes bonnes pratiques.

Le matin

7. Vous habiller pour éviter le laisser-aller total, même si c’est juste pour troquer votre pyjama contre un jogging, attention quand même au réunion en visio ;)

8. Faire votre routine matinale avant de vous mettre à travailler

  • Il s’agit d’activités qui créent un sas entre votre vie pro et vie perso
  • Par exemple : boire un café au calme, lire un livre, faire du sport…
 

9. Définir vos 3 priorités du jour en fonction de vos objectifs de la semaine (ou les relire si vous l’avez fait la veille au soir).

10. Vérifier le programme de la journée.

    • Balayez votre agenda et vos rendez-vous,
    • Bloquez des pauses et blocs de temps pro si ce n’est pas déjà fait (y compris le midi)
    • Relisez votre to do liste.
 
 

Dans la journée

11. Faire des pauses :

    • utiles -ex : faire une tache de votre To do perso qui vous prend moins de 10 minutes.
    • sociales -ex : remplacer la conversation de la machine à café par un message sur whatsapp.
    • ou actives – ex : vous balader.
 

12. Prendre une vraie pause le midi :

    • Un vrai repas
    • Et pourquoi ne pas en profiter pour faire une activité détente ou loisirs.
 

13. Garder le contact pour ne pas vous isoler et fluidifier votre travail :

    • Communiquer par email, SMS, Whatsapp, téléphone ou encore par visio.

Le soir

14. Boucler votre journée à l’heure limite définie en amont :

    • Relever vos succès de la journée.
    • Faire votre to do liste du lendemain.
 

15. Ranger vos affaires pro :

    • Éteindre votre ordinateur.
    • Ranger vos dossiers ou carnets pro loin de votre champs de vision.
 

16. Déconnecter totalement pour la soirée,

    • En particulier : exit les mails pro !
 

(À lire aussi : comment déconnecter le soir après le travail ?)

Prendre de bonnes habitudes

Une fois que vous avez posé les bases et commencé à structurer vos journées, reste à prendre de bonnes habitudes pour limiter les risques liés au travail à la maison et booster votre organisation. Voici une petite sélection.

(À lire aussi : Travail à la maison : 4 risques à connaître)

Pour rester concentré et efficace

17. Éviter le multi- tasking : une chose à la fois.

18. Régler vos sujets perso pendant vos pauses.

19. Couper les notifications (pop-up, sons, réseaux sociaux, mails perso).

20. Évaluer régulièrement vos sources de distractions et pertes de temps.

(À lire aussi : 30 conseils pour booster votre productivité)

Pour prendre soin de votre corps

21. Bouger régulièrement, par exemple :

    • changer de position,
    • marcher en téléphonant,
    • vous aérer,
    • aller vous balader.
 

22. Boire de l’eau pour éviter le grignotage, et si vous ne pouvez pas résister, prévoir des encas lights.

23. Surveiller votre position de travail (ex : dos droit, tête à hauteur de l’écran, jambes détendues)

24. Prévoir au moins une activité physique dans la semaine (ex: cours de sport, marche…).

Pour garder une vie sociale et de bonnes relations

25. S’exprimer clairement afin d’éviter les quiproquos et incompréhensions : 

  • Un coup de fil peut être une bonne idée de temps en temps pour clarifier certains points et aller à l’essentiel.
  • Dans vos mails, évitez les boucles de mails et précisant vos attentes vis-à-vis du ou des destinataires, en incluant les infos utiles.
 

26. Dire les choses

    • avec vos proches et vos collègues, 
    • si quelque chose vous gène ou si vous avez une contrainte,
    • de préférence tout de suite et calmement.
 

#27. Communiquer régulièrement.

  • Ici, il ne s’agit pas de communiquer pour montrer que vous êtes productif ou pour contrôler le travail d’autrui,
  • Mais bien de garder le lien et d’éviter l’isolement.
 

28. Pour les managers, c’est d’autant plus important de garder des liens de confiance avec ses équipes, via : 

  • Des points de synchro réguliers, 
  • Un partage clair des attentes et du mode de fonctionnement (cf. point #5)
  • Un pilotage des objectifs plutôt que le contrôle de micro-tâches en mode « flicage ». 
 

Travailler à distance peut générer des difficultés le temps de la mise en route pour les collaborateurs et managers. Mais rien d’insurmontable en y prêtant attention et avec quelques ajustements.

À vous de jouer

Et voilà, je vous ai livré une sélection de conseils pour mieux vous organiser et être plus efficace lorsque vous travaillez de chez vous.

Personnellement, certaines habitudes sont plus faciles que d’autres à appliquer tout le temps, en particulier éviter le grignotage et ne pas regarder les notifications ;). Mais avoir déjà mis en place un certain nombre de ces actions m’a permis de rendre mon organisation à la maison plus efficace, et surtout plus fluide et agréable au quotidien.

👉 Et vous, qu’avez-vous appris ? Qu’allez-vous en faire ?

Pour aller plus loin

Equilibre vie pro-vie perso, par où commencer ?

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Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et créatrice d'outils d'organisation. J’aide les personnes qui travaillent trop à reprendre les rênes de leur vie grâce à une meilleure gestion de leur temps et de leur équilibre.

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