Faire une to do liste ou liste de taches a faire

5 erreurs à éviter pour une to do list efficace

Comment faire une To Do list efficace ? Découvrez 5 erreurs à éviter, mais aussi des conseils pratiques pour y remédier et utiliser votre To Do list à son plein potentiel.
Comment faire une To Do list efficace ? Vous avez entendu parler de To Do list, mais ne savez pas comment l’appliquer ? Vous avez essayé, mais avez l’impression que cela ne vous aide pas vraiment ?
 
La To Do list peut être une arme redoutable pour être plus efficace et se sentir moins débordé au travail comme à la maison. C’est un outil d’organisation puissant. Cependant, mal utilisée, la To Do list peut devenir :
  • une source de frustration,
  • de stress,
  • voire donner l’impression d’être submergé par la montagne de tâches à faire.
Alors, à quoi faire attention pour veiller à bien utiliser votre To Do list ?
Découvrez 5 erreurs à éviter, ainsi que des conseils pratiques et pistes pour y remédier.
5 erreurs a éviter pour faire une to do liste efficace Quelles sont les erreurs a eviter pour votre to do list ? Faire une To do List efficace : 5 erreurs à éviter

Une To Do list : c’est quoi ? pourquoi l’utiliser ?

Avant de commencer, voici un petit rappel sur ce qu’est au juste et à quoi cela sert (au cas où vous vous posiez la question 😉 ).
 

Qu’est-ce qu’une To Do list ?

Une « to do liste » est une liste de tâches à faire (« to do » = « faire » en anglais).
Une fois une tâche terminée, vous pouvez barrer ou cocher la case.
Ainsi, vous avez une vision globale de ce que vous voulez accomplir et de votre état d’avancement.
À noter, cette technique d’organisation peut être utilisée aussi bien dans le domaine pro que perso.
 
 

Quelles sont les avantages de la To Do list ?

 
Faire des To Do list est une technique d’organisation et de gestion de tâche très efficace. Les bénéfices sont nombreux.
Voici les principales raisons de s’y mettre :
 
  • Vous libérer l’esprit en vous déchargeant mentalement
  • Arrêter d’avoir mille et une pensées stressantes du type « il faut que je fasse  » « il ne faut pas que j’oublie… »
  • Clarifier vos idées et vos objectifs et les structurer
  • Avoir une vision plus précise de ce que vous voulez faire
  • Prioriser plus facilement : c’est plus facile de définir par quoi commencer quand tout est posé à plat, quelles tâches sont les plus importantes.
  • Mieux gérer votre temps en faisant des choix « conscients » sur ce que vous faites (tout étant écrit).
  • Vous aider à rester concentré et avancer un pas à la fois en suivant votre liste
  • Vous motiver à agir avec le plaisir de cocher ce qui vient d’être fait au fur et à mesure, et de voir ainsi concrètement que vous avancez, et ainsi vous aider à lutter contre la procrastination et gagner en efficacement.

5 erreurs à éviter lorsque vous créez votre liste de tâches

 

Erreur n°1 : Noter des tâches à faire « trop générales »

 
Une erreur commune est d’écrire des « tâches » qui n’en sont pas vraiment.
Par exemple :
  • des « to do » qui comprennent un ensemble de tâches à faire, dans ce cas, c’est certainement plus un projet
  • des « objectifs » qui ne précisent pas quelles actions faire
  • ou encore des idées qui n’indiquent pas ce que cela implique concrètement.
Le problème quand vos tâches sont « trop générales » est que c’est plus difficile de les atteindre :
  • Parfois, on lit la tâche, mais on ne voit pas bien ce qu’il faut faire, et donc cela nous ralentit (procrastination, hésitation, flou).
  • Si cette tâche comprend un ensemble de tâche, cela peut donner l’impression de rester bloqué, de ne pas avancer et ainsi être démotivant. Or un pas à la fois, vous êtes certainement en train d’accomplir plein de choses.
 
💡 Conseils pratiques pour y remédier :
  • Pour vérifier s’il s’agit bien d’une tâche :
    • vous pouvez vous poser la question « Comment je saurais que j’ai accompli cette tâche ? »
    • Si la réponse est autre chose que ce que vous avez noté, par exemple une autre tâche ou une liste de tâches, c’est sûrement que ce n’est pas assez précis. Dans ce cas, reformulez.
  • N’hésitez pas à redécouper vos « grandes tâches » en plusieurs sous-taches. Par exemple :
    • Organiser le diner d’anniversaire de Marie
      • Choisir une date
      • Lancer les invitations
      • Choisir le menu
      • Faire la liste des courses
      • Commander le gâteau
      • Acheter la déco
      • Faire les courses
      • Aller chercher le gâteau.

Erreur n°2 : Ne pas définir le périmètre de votre To Do liste

 
Si vous ne définissez pas en amont pour quoi vous établissez une To Do liste, quel est son but et son périmètre, le risque est de vous trouver avec une To Do à rallonge.
Et une To Do à rallonge devient vite :
  • Inexploitable : difficile de s’y retrouver et de définir par quoi commencer rapidement.
  • Démotivante : au vu de l’ampleur de la tâche, cela peut vite paraître insurmontable.
Or, vous n’êtes pas « obligé » d’avoir une seule To Do list.
  • Vous pouvez faire autant de To Do list que vous le souhaitez si cela vous est utile.
  • Par exemple, vous pouvez avoir des listes :
    • thématiques (ex : pour le projet A, le projet B, la liste des choses à réparer dans la maison…)
    • temporels, autrement dit « selon l’échéance » (ex : liste des choses à faire cette semaine, to do du mois…).
💡 Conseils pour éviter les « To Do list » à rallonge :
  • Avant même de commencer votre liste de choses à faire, demandez-vous :
    • Quel est le périmètre ?
  • Si votre To Do list est trop longue :
    • Redécoupez-la en plusieurs listes
    • avec un périmètre court et précis (exemple : liste des choses à faire aujourd’hui, To Do list de la semaine Perso, To Do list de la semaine Projet A)
    • Et parfois cela veut dire étaler dans le temps pour que votre liste de tâches à faire soit plus réaliste.

Erreur n°3 : Écrire vos « to do » sur différents supports

 
Si vous commencez une To Do list sur un Post-it, continuer sur votre cahier puis l’appli de votre téléphone, difficile d’avoir une vue d’ensemble.
Le risque est de :
  • passer à côté de certaines tâches
  • perdre du temps et de l’énergie à chercher où vous avez bien pu noter votre dernière « to do ».
💡 Conseil pour y remédier :
  • Choisissez un seul support pour centraliser et noter vos To Do.
NB : Cela peut être aussi bien – selon vos préférences :
  • un support papier (ex : carnet de notes, bloc note)
  • que numérique (ex : appli notes, outil de gestion de tâches ou projet).
Le tout est d’en avoir un seul (ou un pour le pro et un pour le perso à la limite).
 

Erreur n°4 : Ne pas hiérarchiser vos tâches à faire

Faire une To Do list, c’est bien. Identifier ce qui est prioritaire, c’est mieux.

Dans votre To Do list, il est possible que vous retrouviez :

  • des tâches qui n’ont pas toutes la même importance,
  • voire des tâches pour lesquelles il n’y aura aucune conséquence si vous ne les faites pas (et donc pas si utiles).

En réalisant votre To Do liste, certes, vous clarifiez les tâches à accomplir, mais si vous vous arrêtez là :

  • vous ne savez pas forcément par quoi commencer
  • vous risquer de prendre les tâches les unes à la suite de l’autre sans vraiment y avoir réfléchi.
  • Et au final, passer du temps sur des tâches sans importance et se retrouver à court de temps ou ne pas arriver à faire ce qui compte le plus.

Donc, ne vous arrêtez pas là. Hiérarchisez tout de suite vos tâches.

 
💡 Conseils pratiques :
  • Une fois votre liste de tâches établie ou mise à jour, définissez les tâches prioritaires.
    • Pour établir vos priorités, il existe de nombreuses techniques. Vous avez plusieurs options.
    • Par exemple, vous pouvez à partir de votre liste :
      • Définir les 3 tâches les plus importantes, par lesquelles commencer.
      • Puis une fois terminées, mettre à jour votre liste et définir ensuite les 3 tâches prioritaires à ce stade.
  • Utilisez un code pour voir en un seul coup d’œil les tâches les plus importantes.
    • Selon la technique que vous utilisez pour prioriser et votre support, cela peut être :
      • un symbole à côté de la tâche (comme une étoile ou point d’exclamation)
      • un statut « Priorité 1 », « Priorité 2 », « Priorité 3 »
      • un numéro (ex : 1, 2, 3, 4…) ou une lettre  (ex : A, B, C, D, E…) à côté des tâches prioritaires
      • un code couleur (ex : rouge si important).
  • Séparez de votre To Do list principale, les idées dans une liste du type « À faire un jour ».

Cocher sa To do liste quand une tache est realisée

Erreur n°5 : Ne pas passer à l’action

 
Une To Do liste est faite pour être utilisée et pour vous aider à avancer.
Si votre To Do reste sur le papier, cela ne sert pas à grand chose.
 
Or, c’est une erreur qui arrive très souvent.
  • Plein de bonne volonté, on commence à faire notre To Do. Puis, on range le papier dans un coin ou on ferme l’appli. Et rien ne se passe. On est pris dans notre quotidien et notre To Do est en train de prendre la poussière dans un coin.
  • Ou encore, une fois notre To Do list faite, on se demande comment encore mieux s’organiser et on se met à revoir toute notre planification sans passer à l’action.
💡 Conseils pratiques pour éviter ce risque :
  • Gardez toujours votre To Do liste à côté de vous.
  • Une fois votre To Do list terminée : 
    • Demandez-vous quelle est la prochaine action ? la priorité ?
    • À chaque tâche terminée, reposez-vous cette question.
    • Et agissez.
  • Si vous ne pouvez pas réaliser immédiatement la prochaine tâche prioritaire  (ex : vous n’avez pas le temps disponible, les infos ou ressources) :
    • Demandez-vous quelle est la première action que vous pouvez faire. Cela peut être simplement : bloquer un créneau dans votre agenda pour accomplir cette tâche.
    • Faites-le.
    • Puis passer à la tâche suivante.

À vous de jouer

Et voilà, je vous ai livré 5 erreurs à éviter pour faire des To Do listes efficaces, ainsi que des conseils pratiques pour y remédier.

👉 Quelle erreur vous a le plus marqué ?
 
5 erreurs à éviter quand vous faites votre to do list

 

La prochaine fois que vous faites votre To Do list, rappelez-vous ces erreurs.

Et si vous vous rendez compte que vous êtes en train de les commettre, essayez de rectifier tout de suite le tir. Vous avez des pistes dans cet article.

Pour aller plus loin

Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et créatrice d'outils d'organisation. J’aide celles et ceux - pour qui le travail prend trop de place - à trouver leur équilibre et mieux gérer leur temps pour mener une vie pro ET perso épanouie.

Equilibre vie pro-vie perso, par où commencer ?

Rejoignez la communauté et téléchargez le guide gratuit.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Rejoignez les 3000 lecteurs
de la lettre du mois

Recevez chaque mois une dose d'inspirations, les conseils et actualités de appytodo dans votre boîte email.
+ En rejoignant la communauté, vous aurez aussi accès à des bonus exclusifs.

Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien dans le bas de page de nos emails.