Comment faire une To Do list efficace ? Vous avez entendu parler de To Do list, mais ne savez pas comment l’appliquer ? Vous en faites régulièrement, mais avez l’impression de mal vous y prendre ?
La To Do list peut être une arme redoutable pour être plus efficace et se sentir moins débordé au travail comme à la maison. C’est un outil d’organisation puissant. Cependant, mal utilisée, la To Do list peut devenir :
- une source de frustration,
- de stress,
- voire donner l’impression d’être submergé par la montagne de tâches à faire.
Alors, à quoi faire attention pour veiller à bien utiliser votre To Do list ?
Découvrez 5 erreurs à éviter, ainsi que des conseils pratiques et pistes pour y remédier.
Une To Do list : c’est quoi ? pourquoi l’utiliser ?
Avant de commencer, voici un petit rappel sur ce qu’est au juste et à quoi cela sert (au cas où vous vous posiez la question 😉 ).
Qu’est-ce qu’une To Do list ?
Une « to do liste » est une liste de tâches à faire (« to do » = « faire » en anglais).
Une fois une tâche terminée, vous pouvez barrer ou cocher la case.
Ainsi, vous avez une vision globale de ce que vous voulez accomplir et de votre état d’avancement.
À noter, cette technique d’organisation peut être utilisée aussi bien dans le domaine pro que perso.
Quelles sont les avantages de la To Do list ?
Faire des To Do list est une technique d’organisation et de gestion de tâche très efficace. Les bénéfices sont nombreux.
Voici les principales raisons de s’y mettre :
- Vous libérer l’esprit en vous déchargeant mentalement
- Arrêter d’avoir mille et une pensées stressantes du type « il faut que je fasse » « il ne faut pas que j’oublie… »
- Clarifier vos idées et vos objectifs et les structurer
- Avoir une vision plus précise de ce que vous voulez faire
- Prioriser plus facilement : c’est plus facile de définir par quoi commencer quand tout est posé à plat, quelles tâches sont les plus importantes.
- Mieux gérer votre temps en faisant des choix « conscients » sur ce que vous faites (tout étant écrit).
- Vous aider à rester concentré et avancer un pas à la fois en suivant votre liste
- Vous motiver à agir avec le plaisir de cocher ce qui vient d’être fait au fur et à mesure, et de voir ainsi concrètement que vous avancez, et ainsi vous aider à lutter contre la procrastination et gagner en efficacement.
5 erreurs à éviter lorsque vous créez votre liste de tâches
Erreur n°1 : Écrire des tâches « trop vagues »
Une erreur commune est d’écrire des « tâches » qui n’en sont pas vraiment.
Par exemple :
- des « to do » qui comprennent un ensemble de tâches à faire, dans ce cas, c’est certainement plus un projet
- des « objectifs » qui ne précisent pas quelles actions faire
- ou encore des idées qui n’indiquent pas ce que cela implique concrètement.
Le problème quand vos tâches sont « trop générales » est que c’est plus difficile de les atteindre :
- Parfois, on lit la tâche, mais on ne voit pas bien ce qu’il faut faire, et donc cela nous ralentit (procrastination, hésitation, flou).
- Si cette tâche comprend un ensemble de tâche, cela peut donner l’impression de rester bloqué, de ne pas avancer et ainsi être démotivant. Or un pas à la fois, vous êtes certainement en train d’accomplir plein de choses.
💡 Conseils pratiques pour y remédier :
- Pour vérifier s’il s’agit bien d’une tâche :
- vous pouvez vous poser la question « Comment je saurais que j’ai accompli cette tâche ? »
- Si la réponse est autre chose que ce que vous avez noté, par exemple une autre tâche ou une liste de tâches, c’est sûrement que ce n’est pas assez précis. Dans ce cas, reformulez.
- N’hésitez pas à redécouper vos « grandes tâches » en plusieurs sous-taches. Par exemple :
- Organiser le diner d’anniversaire de Marie
- Choisir une date
- Lancer les invitations
- Choisir le menu
- Faire la liste des courses
- Commander le gâteau
- Acheter la déco
- Faire les courses
- Aller chercher le gâteau.
Erreur n°2 : Ne pas définir le périmètre de votre To Do liste
Si vous ne définissez pas en amont pour quoi vous établissez une To Do liste, quel est son but et son périmètre, le risque est de vous trouver avec une To Do à rallonge.
Et une To Do à rallonge devient vite :
- Inexploitable : difficile de s’y retrouver et de définir par quoi commencer rapidement.
- Démotivante : au vu de l’ampleur de la tâche, cela peut vite paraître insurmontable.
Or, vous n’êtes pas « obligé » d’avoir une seule To Do list.
- Vous pouvez faire autant de To Do list que vous le souhaitez si cela vous est utile.
- Par exemple, vous pouvez avoir des listes :
- thématiques (ex : pour le projet A, le projet B, la liste des choses à réparer dans la maison…)
- temporels, autrement dit « selon l’échéance » (ex : liste des choses à faire cette semaine, to do du mois…).
💡 Conseils pour éviter les « To Do list » à rallonge :
- Avant même de commencer votre liste de choses à faire, demandez-vous :
- Quel est le périmètre ?
- Si votre To Do list est trop longue :
- Redécoupez-la en plusieurs listes
- avec un périmètre court et précis (exemple : liste des choses à faire aujourd’hui, To Do list de la semaine Perso, To Do list de la semaine Projet A)
- Et parfois cela veut dire étaler dans le temps pour que votre liste de tâches à faire soit plus réaliste.
Erreur n°3 : Noter vos « to do » sur différents supports
Si vous commencez une To Do list sur un Post-it, continuer sur votre cahier puis l’appli de votre téléphone, difficile d’avoir une vue d’ensemble.
Le risque est de :
- passer à côté de certaines tâches
- perdre du temps et de l’énergie à chercher où vous avez bien pu noter votre dernière « to do ».
💡 Conseil pour y remédier :
- Choisissez un seul support pour centraliser et noter vos To Do.
NB : Cela peut être aussi bien – selon vos préférences :
- un support papier (ex : carnet de notes, bloc note)
- que numérique (ex : appli notes, outil de gestion de tâches ou projet).
Le tout est d’en avoir un seul (ou un pour le pro et un pour le perso à la limite).
Erreur n°4 : Ne pas hiérarchiser vos tâches
Faire une To Do list, c’est bien. Identifier ce qui est prioritaire, c’est encore mieux.
Dans votre To Do list, il est possible que vous retrouviez :
- des tâches qui n’ont pas toutes la même importance,
- voire des tâches pour lesquelles il n’y aura aucune conséquence si vous ne les faites pas (et donc pas si utiles).
En réalisant votre To Do liste, certes, vous clarifiez les tâches à accomplir, mais si vous vous arrêtez là :
- vous ne savez pas forcément par quoi commencer
- vous risquer de prendre les tâches les unes à la suite de l’autre sans vraiment y avoir réfléchi.
- Et au final, passer du temps sur des tâches sans importance et se retrouver à court de temps ou ne pas arriver à faire ce qui compte le plus.
Donc, ne vous arrêtez pas là. Hiérarchisez tout de suite vos tâches.
💡 Conseils pratiques :
- Une fois votre liste de tâches établie ou mise à jour, définissez les tâches prioritaires.
- Pour établir vos priorités, il existe de nombreuses techniques. Vous avez plusieurs options.
- Par exemple, vous pouvez à partir de votre liste :
- Définir les 3 tâches les plus importantes, par lesquelles commencer.
- Puis une fois terminées, mettre à jour votre liste et définir ensuite les 3 tâches prioritaires à ce stade.
- Utilisez un code pour voir en un seul coup d’œil les tâches les plus importantes.
- Selon la technique que vous utilisez pour prioriser et votre support, cela peut être :
- un symbole à côté de la tâche (comme une étoile ou point d’exclamation)
- un statut « Priorité 1 », « Priorité 2 », « Priorité 3 »
- un numéro (ex : 1, 2, 3, 4…) ou une lettre (ex : A, B, C, D, E…) à côté des tâches prioritaires
- un code couleur (ex : rouge si important).
- Selon la technique que vous utilisez pour prioriser et votre support, cela peut être :
- Séparez de votre To Do list principale, les idées dans une liste du type « À faire un jour ».
[ À lire aussi : Prioriser : comment distinguer ce qui est urgent et important ?]
Erreur n°5 : Ne pas passer à l’action
Une To Do liste est faite pour être utilisée et pour vous aider à avancer.
Si votre To Do reste sur le papier, cela ne sert pas à grand chose.
Or, c’est une erreur qui arrive très souvent.
- Plein de bonne volonté, on commence à faire notre To Do. Puis, on range le papier dans un coin ou on ferme l’appli. Et rien ne se passe. On est pris dans notre quotidien et notre To Do est en train de prendre la poussière dans un coin.
- Ou encore, une fois notre To Do list faite, on se demande comment encore mieux s’organiser et on se met à revoir toute notre planification sans passer à l’action.
💡 Conseils pratiques pour éviter ce risque :
- Gardez toujours votre To Do liste à côté de vous.
- Une fois votre To Do list terminée :
- Demandez-vous quelle est la prochaine action ? la priorité ?
- À chaque tâche terminée, reposez-vous cette question.
- Et agissez.
- Si vous ne pouvez pas réaliser immédiatement la prochaine tâche prioritaire (ex : vous n’avez pas le temps disponible, les infos ou ressources) :
- Demandez-vous quelle est la première action que vous pouvez faire. Cela peut être simplement : bloquer un créneau dans votre agenda pour accomplir cette tâche.
- Faites-le.
- Puis passer à la tâche suivante.
À vous de jouer
Et voilà, je vous ai livré 5 erreurs à éviter pour faire des To Do listes efficaces, ainsi que des conseils pratiques pour y remédier.
👉 Quelle erreur vous a le plus marqué ?
La prochaine fois que vous faites votre To Do list, rappelez-vous ces erreurs.
Et si vous vous rendez compte que vous êtes en train de les commettre, essayez de rectifier tout de suite le tir. Vous avez des pistes dans cet article.
Pour aller plus loin
- Vous vous demandez quel outil utiliser pour faire votre To Do list ? Il n’existe pas une solution. Voici différentes options :
- un simple carnet de notes.
- une appli notes, tel que Notes sur iOS.
- un outil de gestion de tâches et/ou de projets comme ToDoist, Notion, Trello, Asana.
- un Planner ou Bullet journal.
- Vous êtes débordé au travail et cherchez à mieux vous organiser ? Ce guide pourrait vous être utile :
- Si vous recherchez une méthode pour apprendre à gérer efficacement votre to do list, mais aussi votre agenda, vos outils de gestion de tâches, découvrez la formation : « Organiser mon temps sans stress » dans laquelle je vous guide pas à pas, vous livre mes astuces, conseils et stratégies pour mieux gérer votre temps et vous organiser.
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1 réflexion sur “5 erreurs à éviter pour une to do list efficace”
Merci pour cet article utile ! Je n’ai jamais aimé la to-do-list, mais j’ai compris que c’est parce que je ne lui mettais pas de périmètre et donc c’était une liste sans fin, puisque à peine une chose terminée, j’en avais déjà 3 de plus qui s’y étaient rajoutées…
Autrefois, j’avais lu également un conseil pertinent pour formuler ses tâches, ce qui m’avait également aidé. Ce que j’ai retenu de principal, c’était de toujours commencer ses tâches par un verbe, si on écrit une to-do-list en version minimaliste avec juste quelques mots, quand c’est enfin le moment d’accomplir la tâche, il y a de fortes chances qu’on ne se souvienne plus qu’est ce qu’il y a à faire.
Oui, même si je n’aime pas la to-do-list, je l’utilise quand même 😉 – je vais peut-être pouvoir me réconcilier avec elle !