Comment organiser des réunions efficaces ?

Comment organiser des réunions efficaces ?

Découvrez 4 clés à connaître et les étapes pour organiser et animer des réunions efficaces. Gagnez ainsi en productivité au travail.

Comment organiser des réunions efficaces ? Vous avez le sentiment que vos réunions ne sont pas assez efficaces ? Vous avez l’impression que ces réunions sont des pertes de temps et ne vous aident pas réellement à avancer dans votre travail ? Vous souhaitez améliorer la situation et gagner en productivité ?

Dans cet article, découvrez 4 points clés et les étapes à suivre pas à pas pour organiser et animer des réunions efficaces.

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4 points clés à garder en tête pour des réunions efficaces

Quels que soient le type de réunion et le format, si vous voulez que votre réunion soit efficace, voici 4 « éléments clés » à connaître avant de commencer. 

Ces 4 « règles » correspondent aux erreurs les plus fréquentes rencontrées lors de l’organisation des réunions, et expliquent finalement pourquoi si souvent nous avons l’impression que la réunion à laquelle on vient de participer ne sert à rien. Donc, essayez de les garder en tête à chaque fois que vous souhaitez lancer une réunion.

1. Définir les objectifs de la réunion et les résultats attendus avant de planifier la réunion.

Les deux premières questions à vous poser avant d’organiser une réunion sont :

Quel est l’objectif de cette réunion ?
Avec quoi je veux ressortir à la fin de cette réunion ?

Si votre réunion n’a pas d’objectif clair, alors ne la faites pas ! 

Et si ce qui ressort est le plaisir de se voir, communiquer ensemble, rapprocher les équipes, alors pourquoi ne pas plutôt organiser un petit-déjeuner ou un verre le soir ? Ce format sera certainement plus adapté au but souhaité. De plus, ce n’est pas sûr que les équipes soient ravies d’être bloquées dans une énième réunion sans réel objectif. 😉

2. Ne convier que les personnes indispensables

Trop souvent on voit dans les réunions, une liste de participants à rallonge. On retrouve alors en réunion :

  • des personnes qui s’ennuient, dorment, font autre chose
  • ou pire des personnes qui font des longues tirades, car elle n’ont pas compris ce qu’on attendait d’elles et essayent d’apporter de la valeur.

Donc, essayez d’identifier les personnes indispensables, telles que :

  • les décideurs : les personnes aptes à prendre des décisions si des points sont à trancher.
  • les acteurs : les personnes qui seront responsables d’exécuter ce qui a été décidé.
  • les experts : les  personnes qui de par leur connaissance peuvent aider à la prise de décision, identifier les risques, les solutions, les points d’attention.

Une fois votre liste établie, vous pouvez effectuer un second contrôle avant d’envoyer les invitations en vous demandant :

Est-ce vraiment utile de bloquer toutes ces personnes ?

3. En fin de réunion, sortir avec un résultat clair.

Une manière d’évaluer si une réunion est efficace ou non est de voir quel est le résultat obtenu. Ce résultat peut prendre la forme de :

  • une ou plusieurs décisions prises

et/ou

  • les prochaines étapes ou actions, avec le nom du responsable et une échéance à chaque fois.

Tout au long de votre réunion, gardez ces points en tête, n’hésitez pas à :

  • Questionnez au fur et à mesure  les participants pour clarifier la décision ou l’action prise suite aux échanges.
  • Notez au fur et à mesurer toutes les décisions et actions qui ressortent.
  • Rappelez en fin de réunion la liste des décisions et actions prises en vérifiant que rien n’a été oublié (un bon moyen aussi de leur montrer la valeur ajoutée de la réunion et vérifier l’adhésion de tous).

4. Planifier tout de suite les actions sous votre responsabilité.

En sortant de réunion, il arrive que toutes les belles décisions restent lettre morte ou s’ajoute à une to do qui rallonge à vue d’oeil.

Pour que la réunion soit réellement suivi de fait, agissez tout de suite. Faites tout ce qui prend moins de 5 minutes.

    • Si vous êtes responsable du compte-rendu : envoyez le CR Flash après une rapide relecture ou bloquez un créneau pour  le rédiger.
    • Planifiez la prochaine réunion.
    • Envoyez un email de brief à vos équipes si besoin.
    • Bloquez un créneau dans votre agenda pour travailler sur une action sous votre responsabilité.

L’idée ici est de tout de suite initier la première action pour se mettre en ordre de marche et éviter d’augmenter votre charge mentale.

Citation sur les réunions au travail de Roger Martin

Les étapes pour organiser une réunion efficace

Une fois ces quatre points clés en tête, reste à passer à l’action. Voici les étapes à suivre et adapter selon votre environnement de travail. Ces étapes sous forme de check-liste regroupent les conseils et bonnes pratiques pour organiser une réunion efficace de sa préparation à son animation, sans oublier le suivi post-réunion. 

Avant la réunion 

 

Cadrer la réunion

  • Définir l’objectif de la réunion.
  • Préciser le résultat attendu
  • Valider la pertinence de la réunion (un entretien en 1:1 ou un simple mail peut-il suffire ?).
  • Choisir le « bon casting » : limité aux interlocuteurs essentiels.
  • Définir la durée de réunion (pas plus d’une heure sans pause).
  • Choisir le lieu de la réunion (salle en présentiel, outils de visio, ou mixte).
  • Préparer l’Ordre du Jour (ODJ) avec les points à aborder.
  • Décider du format :
      • De la réunion. Par exemple, s’agit-il d’un comité de pilotage, d’un atelier de travail, d’une réunion de crise ou d’une réunion d’équipe ?
      • Du compte-rendu selon les pratiques de votre entreprise (ex. : compte-rendu Flash, relevé de décision ou compte-rendu détaillé) et éventuellement déléguer cette tâche à un participant.

Vérifier le matériel et faire les réservations si besoin.

 
En présentiel
    • Réserver la salle de réunion (de préférence bien éclairée, déjà équipée, avec le bon nombre de places assises et une disposition adéquate au sujet et nombre de participants).
    • Réserver si besoin le matériel (ex. : vidéo-projecteur, paper board…) et d’éventuelles collations (ex. : café, bouteilles d’eau…).
À distance
    • S’assurer d’avoir un matériel adapté (webcam, micro…).

Lancer les invitations

  • Envoyer l’invitation aux participants en précisant :
      • L’objet
      • La date, l’heure de début et de fin
      • Le lieu avec les informations de connexion en cas de visio
      • L’objectif et l’ODJ de la réunion
  • Relancer les participants qui n’ont pas confirmé.
  • Vérifier la confirmation de la salle et du matériel si vous êtes en présentiel.

Préparer la réunion

  • Préparer son intervention (support, messages clés).
  • Se caler avec les éventuels intervenants (disponibilité, durée de l’intervention, messages clés, résultat attendu, support).
  • Identifier les possibles sujets de tensions, objections, et les traiter en amont si nécessaire.

Organiser son agenda

Le jour de la réunion

 

Juste avant la réunion

 
Si vous êtes en présentiel :
  • Vérifier que la salle soit libre et la faire libérer si besoin.
  • Installer le matériel, vérifier qu’il fonctionne et que rien ne manque (ex. : stylo pour écrire sur le « paperboard »)
  • Accueillir les participants. 
Si vous êtes en visioconférence :
  • Vérifier que le matériel fonctionne (sons, image, connexion wifi…).
  • Ouvrir la réunion et accueillir les participants. 

En introduction

  • Si les interlocuteurs ne se connaissent pas, faire un rapide tour de table (« Qui êtes-vous ? Pourquoi êtes-vous là ?).
  • Rappeler :
    • les enjeux et le contexte
    • l’objectif,
    • La durée et les résultats attendus à la fin de la réunion.
  • Présenter rapidement l’ordre du jour et les intervenants.
  • Veiller à l’adhésion des participants (« ok pour vous ? »).

Pendant la réunion

  • Veiller à la gestion du temps.
  • Faire respecter l’ordre du jour de la réunion et recentrer les échanges si besoin.
  • Distribuer la parole, veiller à ce que chacun puisse s’exprimer et gérer les éventuels conflits.
  • Prendre des notes.

En fin de réunion

  • Faire un récapitulatif des décisions prises, des points en suspens, prochaines étapes et actions de chacun (« qui fait quoi ? »).
  • Vérifier l’adhésion des participants et demander si quelqu’un souhaite éventuellement ajouter quelque chose.
  • Remercier les participants.
  • Si besoin, caler tout de suite les prochains rendez-vous avec les participants en fonction de leur disponibilité.

Réunion de travail efficace

Après la réunion

  • Rédiger le compte-rendu à chaud si possible. 
  • Envoyer le compte-rendu aux participants.
  • Faire un suivi des actions prises si besoin.
Check-liste : comment organiser et animer des réunions efficaces ?

COMMENT ORGANISER ET ANIMER DES RÉUNIONS EFFICACES ?

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Retrouvez dans la bibliothèque privée de appytodo la check-liste pour organiser  des réunions efficaces au format PDF.

À vous de jouer

 

Et voilà, je vous ai livré les 4 points clés et les étapes à suivre pas à pas pour organiser une réunion efficace. 

👉 Quelles pistes d’amélioration avez-vous identifié pour organiser des réunions plus efficaces ?

Lors de votre prochaine réunion, essayez d’appliquer ces conseils et d’en mesurer les impacts.

  • N’oubliez pas aussi d’être flexible : une réunion est un lieu d’échanges et de coordination, un bon moyen d’anticiper les impacts et risques. Même si la préparation et le rôle de l’organisateur est clé, les participants contribuent aussi au succès des réunions. 
  • Et s’il n’y a qu’une chose à retenir :

Pas de réunion sans objectif et attentes clairs.

Pour aller plus loin

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Catherine

Catherine

Bonjour ! Je suis Catherine, coach professionnelle et créatrice d'outils d'organisation. J’aide les personnes qui travaillent trop à reprendre les rênes de leur vie grâce à une meilleure gestion de leur temps et de leur équilibre.

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