Les interruptions au travail sont fréquentes : visite d’un collègue à votre bureau, demande urgente, coup de téléphone d’un ami en pleine journée, … Si être sollicité au boulot peut être bénéfique, ces interruptions peuvent aussi arriver au mauvais moment. Concentré sur votre tâche, vous pouvez avoir l’impression de perdre du temps et de ne pas pouvoir avancer sur vos dossiers.
Alors, comment réagir quand ce n’est pas le moment ? Voici 14 stratégies pour gérer les interruptions au travail quand elles arrivent. Découvrez :
- la clé à adopter systématiquement,
- et des pistes pour rester maître de votre temps la prochaine fois que l’on vous interrompt en plein travail.
[À lire aussi : Comment limiter les interruptions au travail ?]
Au sommaire
La clé : ne pas réagir en mode automatique
Sur le moment, arrêtez-vous avant d’agir
1. Au lieu de réagir en pilote automatique quand vous êtes interrompu, arrêtez-vous quelques instants :
- Dites-vous « STOP »
- Respirez à fond
- Évaluez la situation.
- Puis demandez-vous : « Quelles sont les conséquences pour moi de cette interruption ? » Dois-je dire oui ou non ?
Tenez compte du degré d’urgence et d’importance
2. Posez-vous la question : « Cette interruption est-elle plus importante que ce que je suis en train de faire ? »
3. Demandez : « Est-ce urgent ? ».
4. Partagez ce que vous faites avec votre interlocuteur et demandez si c’est plus important que ceux sur quoi vous travaillez. Par exemple, vous pouvez utiliser cette stratégie avec votre boss, s’il a l’habitude de vous interrompre régulièrement. Une bonne façon de s’assurer d’être toujours aligné sur les priorités ;).
Rester maître de votre temps face aux sollicitations imprévues
Refusez ou déléguez
5. Dites simplement « Non » à la demande de la personne qui vous interrompt.
6. Dites « Oui », et déléguez. Réfléchissez à qui peut aider : un membre de votre équipe, un collègue, une personne qui aimerait vraiment s’occuper de ça ou bénéficierait de cette expérience.
7. Renvoyez la demande à l’expéditeur. Peut-être que la personne qui vous interrompt est tout à fait capable de gérer la situation. Dans ce cas, dites-lui franchement : « Je sais que tu es plus que capable de gérer ça tout seul ».
Négociez du temps
8. Demandez 5 minutes à votre interlocuteur, le temps pour vous de noter où vous en êtes afin de ne pas perdre le fil de vos idées.
9. Donnez-vous du temps en demandant à la personne qui vous sollicite de revenir dans 30 minutes. Cela vous donnera l’occasion de finir ce que vous être en train de faire et de vous accorder un moment de réflexion par rapport à son besoin.
10. Reportez à un autre moment ou indiquez une heure qui vous convient pour répondre à sa sollicitation. Essayez « Je suis juste au milieu de quelque chose/un planning serré. Puis-je revenir vers toi demain ? »
Fixez les modalités
11. Indiquez que vous pouvez accorder une période déterminée de votre temps pour répondre à la sollicitation, après quoi il est nécessaire de programmer un point plus tard. « J’ai juste 5 minutes maintenant. Si tu as besoin de plus de temps, je te propose que l’on se cale un point »
12. Demandez à votre interlocuteur de planifier une réunion avec vous pour en discuter.
13. Prévoir des moments dédiés si c’est vous l’interruption ;). Dites-vous « Non, je ne le fais pas maintenant » à voix haute et convenez d’un autre moment. Par exemple, vous venez de recevoir une notification LinkedIn ou Instagram, et avez une envie soudaine de consulter votre profil. Dites-vous non, et prévoyez de le regarder à l’heure du déjeuner ou le soir en rentrant chez vous.
14. Demandez à la personne qui vous sollicite de résumer le problème et son besoin dans un mail. — en particulier ses attentes sur par rapport à vous sur ce sujet. Vous serez surpris de constater que parfois votre interlocuteur va lui-même régler le problème plutôt que faire ce mail !
À vous de jouer
Voilà, je vous ai livré 14 stratégies pour gérer les interruptions au travail. Gardez-les en tête et choisissez celle qui vous parait la plus appropriée le moment venu !
Pour moi, le point essentiel qui m’a aidé est :
- « Face à une sollicitation imprévue, prendre une grande respiration, et évaluer la situation au lieu de réagir en mode pompier. »
👉 Et vous ? quelle stratégie utilisez-vous le plus souvent pour gérer les interruptions au travail ? Quelle est celle que vous avez envie de mettre en place ?
Pour aller plus loin
- Face aux interruptions, vous pouvez aussi agir en amont pour en réduire le nombre. Comment ? Découvrez quelques pistes dans l’article : « Comment limiter les interruptions au travail ?».
- Vous souhaitez aller plus loin pour gagner du temps au travail ? Voici « 18 pertes de temps au travail et des pistes pour y remédier ».
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