Vous avez décidé de vous lancer et tester le planner digital ou vous hésitez ? Vous demandez comment bien l’utiliser ? Par quoi commencer ?
Découvrez dans cet article, 6 étapes pour débuter un planner digital et quelques astuces en plus pour bien l’utiliser.
A noter : ici, je parle de planner digital sur tablette ou iPad. Et je vous partage mon retour d’expérience après plusieurs années à concevoir et utiliser des planners digitaux au quotidien.
C’est quoi un planner digital ?
Un planner digital (ou agenda numérique) est un carnet d’organisation sous forme de fichier PDF interactif enrichi d’hyperliens. Utilisé sur tablette (iPad ou Android) avec un stylet et une application d’annotation, il reproduit fidèlement l’expérience du papier tout en offrant la flexibilité du numérique (personnalisation, recherche, duplication de pages).
Au sommaire
Étape 1 : Quels outils choisir pour débuter avec un planner digital ?
De quoi a-t-on besoin pour utiliser un planner digital ?
Pour utiliser un planner digital, vous aurez besoin de :
- une tablette ou iPad
- un stylet compatible
- une application d’annotation.
- et un modèle de planner digital.
Quelle application d’annotation PDF choisir selon votre tablette ?
La réponse va dépendre principalement de votre tablette et de vos préférences.
Voici une sélection d’appli pour planner digital avec pour chacune quel type de tablette est compatible.
Top applications pour planer digital
| Applications | iOS (iPad) | Android | Windows |
|---|---|---|---|
| GoodNotes | X | X | X |
| Noteshelf | X | X | X |
| Notability | X | X | - |
| Noteful | X | - | - |
| Samsung Notes | - | X | X |
| Penly | - | X | - |
Mon retour d’expérience :
- Après avoir testé un certain nombre d’applications d’annotation, j’ai choisi Noteshelf pour sa facilité d’utilisation, la qualité d’écriture avec le stylet, et aussi sa formule économique sans abonnement. J’ai prévu aussi de tester Noteful car il propose une version gratuite qui peut être intéressant quand on débute.
- Mes clientes qui ont une tablette Samsung sont aussi très contentes de Samsung Notes.
N’hésitez pas aussi de votre côté à tester plusieurs applis et faire votre propre avis.
Étape 2 : Comment importer son planner digital dans l’application ?
Une fois vos outils choisis, la seconde étape est d’importer votre planner digital sur votre tablette et de l’ouvrir.
Si vous ne savez pas comment faire, voici comment procéder en images :
Tutoriel pas à pas : installer un PDF interactif sur iPad ou Android
Étape 3 : Comment paramétrer son application pour gagner du temps au quotidien ?
Une fois votre planner ouvert, peut-être seriez-vous tenté de tout de suite commencer à utiliser votre planner digital ?
Ma recommandation est plutôt de prendre le temps de paramétrer votre appli en fonction de votre planner et vos besoins auparavant.
Pourquoi ?
- Pour éviter – à chaque fois que vous ouvrez votre planner digital – de chercher le bon stylo, la bonne taille de police, la bonne couleur.
- En bref : pour gagner du temps et que cela soit plus agréable à utiliser au quotidien pour vous.
Concrètement, il s’agit de mettre en favori vos stylos préférés, couleurs et éventuellement les stickers que vous utilisez le plus souvent.
Choisir ses réglages d’écriture : stylet, polices et taille de pointe
Sur un planner digital, vous pouvez écrire :
- à la main, avec un stylet,
- avec la fonction texte,
- ou selon votre appli, avec une fonction qui vous permet d’écrire à la main avec un stylet puis de convertir en texte vos écrits.
Et pour ne pas à avoir à régler vos stylos et format d’écriture à chaque fois que vous ouvrez votre planner, je vous conseille de choisir tout de suite :
- Comment allez-vous écrire dans votre planner (au stylet, avec la fonction texte ou les 2 selon vos envies du moment) ?
- Quel est votre stylo préféré (ex : stylo-feutre ou plume) ?
- Quelle est la taille de la pointe la plus adaptée (ex : fine 0.8, médium 1.2 ou large 2 pts) ?
- Quelle police d’écriture souhaitez-vous utiliser avec la fonction texte ?
- Chaque appli propose différentes polices.
- Par exemple, j’utilise la police « Bradley Hand » sur Noteshelf pour une police proche des écritures à la main.
- Il est possible aussi de choisir et d’importer d’autre police sur sa tablette avec des applications comme « iFonts« .
Au fur et à mesure de vos choix, ajoutez-les en favoris pour pouvoir retrouver les réglages rapidement par la suite.
Et en particulier, si vous utilisez la fonction texte avec le clavier ou stylet, vous pouvez enregistrer des styles avec différentes tailles de police selon les situations (ex : titre 1, corps de texte). Pratique pour les appliquer en quelques clics.
Créer sa palette de couleurs personnalisée (Codes HEX)
Les couleurs servent à :
- mettre en lumière certaines informations
- trouver facilement des infos ou voir de quoi il s’agit grâce à un code couleur (ex : bleu = loisir perso, jaune = pro, rouge = rendez-vous pro)
- décorer votre planner digital.
Chaque application contient des couleurs par défaut pour les stylos et surligneurs. Mais peut-être préfériez-vous utiliser vos propres couleurs ?
Dans ce cas, vous pouvez simplement enregistrer vos couleurs favorites dans une palette de couleur de votre appli :
- soit en jouant avec les différents réglages proposés dans votre appli.
- soit en renseignant directement le code HEX correspondant à la couleur choisie (ex : « #3A9FAD »).
Voici un aperçu des réglages que j’utilisent en ce moment :
Organiser ses stickers numériques pour un accès rapide (optionnel)
En plus des couleurs, si vous voulez décorer votre planner ou mettre en lumière certaines informations, vous pouvez utiliser aussi des stickers numériques.
Pour retrouver vos stickers facilement, je vous conseille en amont de :
- Sélectionner vos stickers préférés, ceux que vous allez utiliser le plus souvent.
- Enregistrer vos stickers préférés, selon votre appli :
- soit dans un album photo ou une collection.
- soit dans un carnet de stickers.
- soit dans la section notes ou stickers de votre planner.
Et si vous n’avez pas de stickers, et vous demandez où en trouver ?
- Certains planners, comme le planner digital de appytodo, incluent des planches de stickers.
- Vous pouvez aussi en trouver facilement sur ETSY en précisant dans la recherche le style souhaité (ex : stickers numériques…Kawai, Doodle, pastel, fluo, couleur neutre).
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Étape 4 : Quelles sont les premières informations à inscrire dans son planner digital ?
Ça y est. Vos outils sont paramétrés. C’est le moment de mettre en route votre planner.
Comment ? Voici ce que vous pouvez faire pour commencer :
- Noter les dates et rendez-vous importants à venir dans votre calendrier (vacances, événements pro / perso, rendez-vous important…)
- Organiser les sections notes et objectifs s’il y en a dans le modèle choisi (ex : section pour s’organiser plus facilement ou selon vos objectifs)
- Définir quels modèles de pages bonus, vous allez avoir besoin et mettre un repère (ex : surligner le titre, ajouter un signet ou dupliquer et déplacer la page au bon endroit)
- Personnaliser votre planner, en particulier :
- la couverture visible depuis la bibliothèque de votre appli.
- la première page avec – par exemple – un rappel de votre objectif de l’année, une citation ou des photos inspirantes.
Étape 5 : Comment créer des rituels pour utiliser son planner digital régulièrement ?
Pourquoi instaurer une routine de planification ?
Un planner digital est un compagnon sur lequel vous reposez tout au long de l’année.
Or, le risque (surtout au début) est de l’oublier, de ne pas l’utiliser régulièrement, et donc de ne pas avoir tous les bénéfices.
Pour limiter ce risque, la technique est d’instaurer des « rituels », c’est-à-dire des moments réguliers (toujours à la même heure, les mêmes jours) pendant lesquels vous utilisez votre planner.
Pour moi, ces rituels sont vraiment devenus des moments « pour moi », qui me permettent d’aborder les semaines plus sereinement, car :
- Je sais « ce qui arrive »
- Et j’ai – si besoin – déjà fait les arbitrages nécessaires si je vois que ça « coince » en priorisant ma To Do et mes rendez-vous.
Concrètement : quand et comment mettre en place ces rituels ?
Pour définir quand utiliser votre planner digital et mettre en place ces rituels ou « routines », voici 4 questions à vous poser :
À quelle fréquence voulez-vous utiliser votre planner digital ? (ex : 1 fois par semaine, tous les jours)
Quel jour (ex : le dimanche, le lundi, le vendredi, tous) ?
À quel moment de la journée (ex : le soir, le matin) ?
Combien de temps (ex : 15 à 30 minutes, plus si vous voulez aussi l’utiliser comme outil créatif) ?
Une fois le moment défini, reste à mettre un rappel dans votre agenda ou sur votre téléphone pour vous en souvenir.
Je vous conseille de le faire vraiment :
- au moins pendant 1 à 2 mois
- pour que cela devienne une habitude dans la durée
- et vous assurer de voir tous les bienfaits de tenir un planner digital.
[À lire aussi : Routines : pourquoi et comment les mettre en place]
Étape 6 : Comment commencer à planifier votre temps dans votre planner digital ?
Selon vos préférences, deux façons de vous lancer s’offrent à vous. Les deux fonctionnent très bien. Il n’y en a pas une meilleure que l’autre, l’essentiel est de choisir celle qui vous convient.
Petite précision avant de commencer : ces deux approches concernent l’ordre dans lequel compléter votre planner, pas le niveau de détail que vous vous voulez suivre pour organiser votre temps (jour, semaine, mois, trimestre, année). Dans un planner digital, vous n’êtes pas obligé de tout utiliser. Vous pouvez choisir uniquement les pages dont vous avez besoin (ex: pages semaine et mois).
Approche 1 : Partir de la vision globale (top-down)
Concrètement ?
- Complétez les pages année,
- puis planifiez le trimestre (optionnel) et le mois en cours,
- puis faites le plan de votre semaine,
- et éventuellement utilisez la page jour si vous avez décidé d’utiliser votre planner chaque jour (vs chaque semaine).
Les + :
- Cela permet de définir les objectifs, fixer une direction tout de suite à l’année
- et s’assurer que l’on va dans la bonne direction en découpant ses objectifs en grandes étapes (page trimestre et mois), puis en petites actions (page semaine et jour).
- Cette technique permet aussi de s’assurer d’avoir pris suffisamment de recul et hauteur pour pouvoir ensuite prioriser plus facilement au quotidien.
Les – :
- La 1ʳᵉ fois que vous utilisez votre planner ou en début d’année, cela peut être un peu plus long à mettre en place, car il y a beaucoup de niveaux de planification (et pages) à compléter.
- Cela peut être aussi compliqué à mettre en place si vous n’avez aucune idée de là où vous voulez aller et ce que vous voulez faire
- Dans ce cas, un planner avec une section « objectifs » ou un guide pour planifier son année est un plus.
[À lire aussi : 15 étapes pour atteindre vos objectifs plus facilement]
Approche 2 : Commencer par la semaine en cours pour un démarrage en douceur (bottom-up)
Concrètement ?
- Commencez simplement là où vous êtes : le jour et/ou la semaine en cours.
- Puis à la fin de la semaine, passez à la semaine suivante.
- Arrivé à la fin du mois, planifiez le mois prochain.
- À la fin du trimestre, ajoutez la planification du trimestre (optionnel) et de l’année.
Les + :
- Cette technique permet un démarrage en douceur
- en apprenant à planifier sa semaine (le + important),
- puis en rajoutant au fur et à mesure les reste (jour, mois, trimestre, année)
Les – :
- Au début, le risque est de perdre la vision globale de là où vous voulez aller,
- de ne pas prendre suffisamment de recul pour prioriser,
- de vous laisser porter par les évènements,
- et – in fine – d’être trop dans l’opérationnel, en mode réactif.
- Si cela vous convient très bien ainsi, pas besoin d’aller plus loin : certaines personnes préfèrent justement rester légères, sans passer par les pages année ou objectifs, et c’est tout à fait valable.
- Par contre, si vous sentez que vous avez besoin de plus de recul, à un moment, une fois familiarisé avec l’exercice (par exemple, à la fin du trimestre), vous pouvez poser et définir vos grands objectifs dans vos différents domaines de vie (pro et perso).
[À lire aussi : Comment planifier sa semaine ?]
FAQ – Questions fréquentes sur le planner digital
Quelle est la différence entre un planner digital et une application d'agenda (comme Google Calendar) ?
Un planner digital imite le plaisir et la flexibilité de l’écriture à la main sur papier grâce au stylet et à une application d’annotation PDF. Contrairement à une application de calendrier classique (qui repose sur la saisie au clavier des informations), le planner digital offre une approche plus visuelle et personnalisable, qui aide à la réflexion et à la prise de recul.
Quelle est la meilleure application pour utiliser un planner digital ?
Le choix dépend principalement du système d’exploitation de votre tablette :
Sur iPad (iPadOS) : Goodnotes, Noteshelf et Notability sont les applications les plus performantes.
Sur Android : Goodnotes, Noteshelf et Penly proposent la meilleure compatibilité.
Sur tablette Samsung : Samsung Notes est gratuit et parfaitement optimisé.
Sur Windows / ChromeOS : Xodo constitue une excellente alternative.
Peut-on utiliser un planner digital sans stylet ?
Oui, il est tout à fait possible d’utiliser un planner digital sans stylet en saisissant du texte au clavier dans l’application d’annotation. Cependant, l’utilisation d’un stylet reste recommandée pour conserver le confort de l’écriture manuscrite, annoter rapidement et personnaliser visuellement vos pages.
Est- ce que l'on peut utiliser son planner digital sur plusieurs appareils (tablette, téléphone, ordinateur) ?
Oui, la majorité des applications d’annotation (comme Goodnotes ou Noteshelf) proposent la synchronisation via le Cloud (iCloud, Google Drive ou OneDrive). Cela vous permet de consulter ou de modifier votre planner digital sur votre tablette, votre smartphone ou votre ordinateur.
Peut-on débuter avec un planner digital même si on est totalement débutant et on n'y connait rien ?
Oui, il suffit d’avoir une tablette, un stylet et une application d’annotation. Ensuite, il faut simplement :
- télécharger un fichier PDF,
- l’importer dans une application d’annotation compatible
- et utiliser les fonctions de base (écrire, tourner les pages)
Avec le planner digital de appytodo, il y a un guide utilisateur complet pour prendre en main son planner et des vidéos tutos.
À vous de jouer
Voilà, vous connaissez mes recommandations pour débuter un planner digital :
- 6 étapes pour bien démarrer
- et quelques astuces en plus.
👉 Que retenez-vous ?
Un dernier point :
- Peut-être après quelques semaines d’utilisation, vous vous rendrez compte que vous avez besoin de faire quelques ajustements (ex : type de stylo, moment de la journée pour planifier votre semaine…).
- Et c’est ok. C’est en utilisant votre planner digital que vous vous l’appropriez et vous rendrez compte ce qui vous convient le mieux.
- Donc n’hésitez pas à vous lancer (même si vous n’avez pas toutes les réponses), tester et ajuster.
Pour aller plus loin
- Si vous cherchez un planner digital,
- 👉 Découvrez le planner de appytodo qui comprend un guide utilisateur pas à pas pour débuter avec et 3 façons de l’utiliser, de la plus simple à la plus complète, pour choisir celle qui vous correspond aujourd’hui.
- Pour plus de conseils sur le planner digital, découvrez aussi :
- le cours gratuit par email d’initiation à la planification digitale.
- l’article : 4 conseils pour mieux s’organiser avec un planner.
- les vidéos tutos sur ma chaine YouTube.
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