Avez-vous parfois l’impression de courir après le temps du matin au soir ? De terminer vos journées sur les rotules, avec la désagréable sensation de ne pas avoir arrêté sans pour autant avoir avancé sur ce qui compte ?
Si oui, vous vous demandez sûrement : comment gagner du temps au quotidien ?
Selon moi, un des moyens les plus efficaces est d’adopter quelques petits réflexes au quotidien, plutôt que des techniques complexes qui risquent d’ajouter du stress ou de la charge mentale à nos journées.
Lesquels ? Dans cet article, retrouvez une sélection de 6 habitudes à adopter, qui vous aideront à gagner du temps au quotidien, tout en préservant votre énergie.
Au sommaire
Anticiper pour protéger votre temps et votre niveau d’énergie
1. Planifier votre semaine tout en restant flexible
Pourquoi ?
Si chaque matin vous commencez votre journée dans le flou, à vous demander : « Par quoi commencer ? » « Qu’est ce qui est important ? urgent ? », vous perdez un temps précieux à prendre une multitude de petites décisions. Et vous épuisez votre cerveau avant même d’avoir commencé à travailler ;).
En planifiant votre semaine en amont, vous aborderez vos journées plus facilement. Vous éviterez les périodes d’hésitations, de stress. Et surtout, vous veillerez à garder le cap en protégeant vos priorités face aux urgences.
Comment faire concrètement ?
Pour savoir comment planifier sa semaine efficacement, découvrez ma méthode avec les étapes pas à pas dans la check-liste que j’ai créée. Vous pouvez la télécharger ici :
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Le piège à éviter
Vouloir planifier chaque minute sans laisser de place à l’imprévu. Si votre agenda est rempli à 100 %, le moindre contretemps peut enrayer la machine et déclencher une vague de stress. L’idée est plutôt de définir une direction claire et de garder un planning flexible qui laisse la place à l’imprévu.
💡 Conseil en plus
Pour que cela fonctionne et dure dans le temps :
- Bloquez vous un rendez-vous avec vous-même : Réservez 15 à 30 minutes dans votre agenda (le vendredi après-midi, le dimanche soir ou le lundi matin) pour préparer la semaine.
Prévoyez des marges : Laissez volontairement 20 à 30 % de temps libre dans votre planning.
Planifier sa semaine efficacement
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2. Savoir quand dire non
Pourquoi ?
Chaque fois que vous acceptez une tâche qui ne correspond pas à vos priorités, vous dites aussi « non » à autre chose : votre temps, votre énergie ou un projet qui vous tient à cœur.
Vouloir rendre service de temps en temps, c’est ok. Le problème, c’est de dire oui systématiquement. À force de ne pas vouloir décevoir ou d’avoir peur de dire non, le risque est de voir son agenda rempli des priorités des autres. Résultat : plus de temps pour ce qui est vraiment important.
Comment faire concrètement ?
Avant d’accepter une demande, demandez-vous :
Est-ce vraiment important pour moi ?
Ai-je le temps de m’en occuper sans sacrifier mes priorités ?
Est-ce que j’accepte par envie… ou par culpabilité ?
Si vous hésitez, pensez à gagner du temps et différez votre réponse. Par exemple, en disant : « Je regarde mon planning et je te réponds demain. » Cela vous laisse le temps de réfléchir.
Le piège à éviter
Penser que dire non est un signe d’égoïsme. Dire non à une demande ne signifie pas rejeter la personne, juste sa demande. Cela ne veut pas non plus dire que vous ne pensez pas aux autres, juste que vous préserver votre temps.
💡 Conseil en plus :
Anticipez :
- Définissez vos priorités en amont : Il est beaucoup plus facile de refuser lorsque l’on sait ce qui compte vraiment.
- Préparez vos réponses à l’avance. Par exemple :
- « Merci d’avoir pensé à moi, mais je ne suis pas disponible en ce moment.»
- « Non, ce n’est pas possible pour moi”
- « Ce n’est pas possible maintenant, mais je peux la semaine prochaine / as-tu pensé à demander à telle personne ?»
👉 À lire aussi : [Apprendre à dire non : 7 conseils pratiques]
Tenir compte de votre espace mental et niveau d’énergie
3. Tout noter pour vous libérer l’esprit
Pourquoi ?
Vous arrive-t-il de vous répéter toute la journée : « Il ne faut pas que j’oublie d’envoyer ce mail… », « Il faut que j’achète du lait… » ?
On a vite l’impression d’être débordé(e). Le problème n’est pas tant la quantité de chose à faire, que le fait d’essayer de tout retenir. Outre le stress et la fatigue que cela engendre, se répéter sa to do dans sa tête à longueur de journée est une perte de temps. Cela sature notre espace mental. Résultat : on est moins efficace.
Pour stopper ces penses incessantes, de voir grandir votre charge mentale, la solution est :
- dès qu’une pensée arrive (idées, taches…) la noter dans l’outil de votre choix.
Ainsi, vous serez surement aussi moins distrait(e) et plus concentré(e), donc plus efficace.
Comment faire concrètement ?
Créez une boîte de réception :
- Choisissez un seul endroit pour noter ce qui arrive (idées, tâches…) : un carnet, une application de notes, votre planner ou votre outil de gestion de tâches.
- Dès qu’une idée arrive, notez-la immédiatement dedans.
Le piège à éviter
Multiplier les supports : quelques notes sur votre téléphone, un post-it sur le bureau, un email envoyé à vous-même, une feuille volante dans votre sac… Au final, vous passez autant de temps à chercher vos informations qu’à les traiter.
💡 Conseil en plus :
Prenez quelques minutes chaque jour au même moment de la journée (ou en fin de semaine) pour relire vos notes et décider ce que vous en faites (planifier, déléguer, abandonner…). Faire le tri régulièrement vous évitera de vous retrouver avec des listes à rallonge.
👉 À lire aussi : [Charge mentale : 6 astuces pour la diminuer]
4. Aligner vos tâches sur votre niveau d’énergie
Pourquoi ?
Avez-vous déjà essayé d’avancer sur un sujet complexe quand votre niveau d’énergie est au plus bas ? Vous relisez trois fois la même phrase, vous avez du mal à vous concentrer, tout vous prend plus de temps.
Nous avons tendance à organiser nos journées uniquement en fonction de notre emploi du temps : « J’ai une heure de libre, donc je vais avancer sur ce dossier. » Pourtant, un autre facteur est à prendre en compte : notre niveau d’énergie.
Certaines tâches demandent beaucoup de concentration et de créativité, tandis que d’autres nécessitent moins d’effort mental. En apprenant à associer les bonnes tâches aux bons moments, vous gagnez en efficacité tout en évitant de vous épuiser inutilement. C’est ce que j’appelle le Time Matching : aligner ses tâches avec son niveau d’énergie plutôt que de lutter contre son propre rythme.
Comment faire concrètement ?
Commencez par identifier vos moments où votre énergie est plus élevée ou plus basse. Puis ajustez votre emploi du temps en fonction de la complexité des tâches et votre niveau d’énergie.
Par exemple, si vous êtes plutôt du matin :
- le matin, réservez un créneau pour avancer sur les tâches de fond qui demandent plus de concentration.
- Après le déjeuner, si vous avez un coup de barre après manger, faites des taches simples comme de l’administratif.
Le piège à éviter
S’acharner quand votre batterie est vide.
Lorsque votre niveau d’énergie est trop bas, inutile d’essayer d’avancer coûte que coûte. Vous risquez de passer beaucoup de temps dessus avec peu de résultats, et plus de fatigue mentale.
💡 Conseil en plus :
Ne considérez pas les pauses comme une perte de temps : elles sont essentielles à la productivité, car elles permettent de recharger vos batteries. N’hésitez pas à en prendre régulièrement.
Parfois, la meilleure décision est de faire une pause, de changer de tâche ou de prendre le temps de recharger vos batteries.
👉 À lire aussi : [Les 3 piliers de la productivité]
Mieux gérer vos tâches au quotidien
5. Appliquer la règle des 2 minutes pour gagner du temps au quotidien
Pourquoi ?
Avez-vous déjà repoussé une petite tâche en vous disant : « Je le ferai plus tard » ? Puis une autre s’ajoute, puis une autre… Jusqu’à ce que ces petites actions finissent par encombrer votre esprit et votre to do. Cette accumulation peut devenir une véritable source de charge mentale (ce qui est fatiguant). Et si à chaque fois vous devez la noter, la prioriser, planifier puis reporter ou y repenser plusieurs fois dans la journée, alors que cela vous prendrait que quelques minutes à faire, alors cela devient aussi une source de perte de temps.
C’est pourquoi la règle de 2 minutes peut faire gagner un temps précieux.
Concrètement, en quoi cela consiste ?
Quand une nouvelle to do arrive, demandez-vous : « Est-ce que cela me prendrait moins de 2 minutes à faire ? »
Si oui ? Faites-la tout de suite (ex : ranger un dossier, répondre par oui/non à un message, prendre un rendez-vous).
Si non ? Notez la tâche dans votre système d’organisation ; ajoutez la à votre to do liste et/ou planifiez-la.
Le piège à éviter
Utiliser la règle des 2 minutes pour procrastiner. Si vous avez prévu de travailler sur un projet important, mais que pendant ce temps, vous recherchez toutes les petites choses que vous pouvez faire en moins de deux minutes (ranger, regarder vos emails…), alors vous êtes entrain d’éviter le sujet important en vous servant de cette régle comme excuse. C’est ce qu’on appelle la procrastination active.
💡 Conseil en plus :
Pour les petites tâches qui reviennent souvent (ex. traiter vos mails, répondre à vos messages, faire vos factures), plutôt que de les faire au fil de l’eau, regroupez-les dans des blocs de temps dédiés.
6. Arrêter d’être multi-tâches : une chose à la fois
Pourquoi ?
Vous pensez peut-être être plus efficace en faisant plusieurs choses en même temps. Par exemple, répondre à un email pendant une réunion, prendre un appel pendant que vous préparer une présentation… En réalité, vous risquez de prendre plus de temps sur les deux tâches, car votre attention est divisée. Votre cerveau passe d’un sujet à l’autre. Il est constamment interrompu et doit recharger à chaque fois les informations utiles. Résultat : vous perdez du temps à vous reconcentrer, le risque d’erreurs augmente, et la fatigue en fin de journée aussi.
En réalité, vous avancerez bien plus vite en faisant une seule chose à la fois.
Comment faire concrètement ?
- Bloquez des créneaux « Production » ou « Focus » dans votre agenda durant lesquelles vous prévoyez de travailler sur un seul sujet.
- Pendant ces sessions de travail, limitez les distractions (couper vos notifications, fermer les ongles inutiles).
Et ayez dans un endroit accessible de quoi noter si une nouvelle tâche ou idée arrive pendant que vous travaillez sur un autre sujet afin d’éviter de vous disperser.
Le piège à éviter
Croire que faire plusieurs choses en même temps vous rend plus productif et efficace, En réalité, c’est souvent l’inverse.
💡 Conseil en plus :
Si vous avez du mal à vous concentrer sur une seule chose à la fois, commencer par tester sur un seul moment de la journée.
À vous de jouer !
Et voilà ! Vous connaissez désormais 6 habitudes pour gagner du temps au quotidien tout en préservant votre énergie :
- Planifier votre semaine tout en restant flexible.
- Savoir quand dire non
- Tout noter.
- Aligner vos tâches sur votre niveau d’énergie.
- Appliquer la règle des 2 minutes.
- Arrêter d’être multi-tâches
👉 Parmi ces 6 habitudes, que voulez vous commencer à tester dés aujourd’hui ?
👉 Quelle est celle qui aura le plus d’impact pour gagner du temps au quotidien selon vous ?
Pour moi, appliquer la règle des 2 minutes et planifier sa semaine chaque semaine est ce qui me fait gagner le plus de temps et d’énergie au quotidien, tout en diminuant ma charge mentale.
Une dernière chose : n’essayez pas de tout mettre en place d’un coup. Choisissez une seule habitude, celle qui est la plus facile ou qui aura le plus d’impact, et appliquez-la dès cette semaine. Une fois bien ancrée, vous pourrez en ajouter une nouvelle.
Pour aller plus loin
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