Vous avez une semaine trop chargée et ne savez pas comment vous en sortir ?
Vous essayez de planifier votre semaine, mais rien qu’à regarder votre to do liste, vous savez déjà que tout ne rentrera pas ? Surtout qu’on n’en est qu’au début de la semaine, que la liste risque encore de s’allonger au fil des jours.
Alors, que faire concrètement quand votre semaine ne rentre pas dans votre agenda ?
Dans cet article, découvrez 3 étapes simples et des exemples concrets pour arriver à organiser votre semaine sans sacrifier votre vie personnelle ou votre santé.
Au sommaire
Étape 1 : Prenez du recul et allégez votre to do liste
Quand la semaine s’annonce trop chargée, le premier réflexe est souvent de chercher du temps en plus : grignoter sur la pause déjeuner, se lever plus tôt, rouvrir son ordinateur après le dîner. Or,
- cela peut produire l’effet inverse de celui recherché en vous épuisant et vous rendant moins efficace.
- Et, souvent ce n’est pas suffisant : on a beau tourner le truc dans tous les sens, cela ne rentre pas. C’est comme essayer de fermer une valise déjà pleine.
Donc avant de chercher à tout caser (et même à prioriser), mon conseil : commencez par alléger votre liste de tâches.
L’objectif n’est pas nécessairement de tout supprimer ou de tout remettre en question, mais de trouver quelques ajustements pour réduire votre charge de travail avant de remplir votre agenda ou prioriser.
Comment faire ?
Dans ma formation Organiser mon temps sans stress, je partage une méthode que j’appelle les 5S, pour prendre du recul et trouver des façons de se libérer du temps, et donc d’alléger votre to do liste. Voici un aperçu.
Pour commencer, prenez un moment au calme, faites redescendre la pression, et posez-vous quelques questions :
Que puis-je supprimer (car il n’y aura pas de conséquence si je ne le fais pas) ? Par exemple, une réunion facultative qui ne m’apporte rien.
Que puis-je simplifier ? Par exemple, préparer un compte rendu synthétique plutôt que détaillé, si cela suffit, ou faire des repas plus simple pendant une semaine chargée.
Que puis-je reporter ? Par exemple, remettre le tri des placards à une semaine moins chargée.
Sur qui puis-je m’appuyer ? (autrement dit : à qui puis-je déléguer ou demander un coup de main ?) Par exemple, demander à un collègue de préparer quelques slides sur sa partie pour une présentation ou à des proches d’apporter le dessert et les boissons pour un repas de famille.
Que puis-je automatiser ou systématiser ? Par exemple, utiliser un modèle pour les comptes rendus récurrents ou une check-liste pour préparer noël plus rapidement.
La première fois que j’ai fait l’exercice, j’ai été surprise de toutes les choses que je pouvais faire autrement aussi bien côté pro que côté perso.
💡 En bref : avant de chercher du temps supplémentaire dans votre agenda, commencez par vous demander ce que vous pourriez ne pas faire, faire plus simplement ou faire autrement.
Étape 2 : Regardez ce que votre semaine peut vraiment accueillir
Une fois votre liste allégée, revenez à votre agenda. L’idée n’est pas de calculer à la minute près combien de tâches vous pourrez caser. C’est souvent difficile, surtout quand les journées sont ponctuées d’interruptions et que votre énergie varie. Il s’agit plutôt d’avoir une vision réaliste du temps dont vous disposez vraiment.
2.1. Commencez par vos non-négociables
Avant d’ajouter quoi que ce soit, placez dans votre agenda ce à quoi vous ne pouvez pas, ou ne voulez pas, renoncer cette semaine. Vos engagements personnels ont aussi leur place parmi vos priorités et vos non-négociables.
Par exemple :
- un rendez-vous client qui ne peut pas être déplacé ;
- le temps nécessaire pour finir un dossier à rendre impérativement vendredi ;
- un rendez-vous chez le médecin ;
- le match de votre enfant le samedi matin ou votre cours de yoga du jeudi soir.
2.2. Prévoyez de la marge pour les imprévus
Une fois vos non-négociables inscrits dans votre planning, bloquez tout de suite des créneaux pour les imprévus.
Pourquoi ? Parce qu’une réunion peut déborder, une tâche prendre plus de temps que prévu ou une urgence s’ajouter à votre liste. Prévoir de la marge dès maintenant vous permettra de les absorber plus facilement.
Concrètement ? Par exemple, un créneau « zone tampon » de 2 h et quelques créneaux d’1 h dans votre semaine. S’il ne se passe rien, tant mieux : vous avez plus de temps. Si un aléa arrive, vous pouvez compter sur ces créneaux pour absorber la charge ou ajuster votre agenda plus facilement.
2.3. Repérez le temps qui reste vraiment
Votre agenda contient maintenant vos rendez-vous, vos non-négociables et vos plages de marge. Vous devriez donc avoir une vision plus précise du temps qu’il vous reste.
Une petite nuance tout de même :
- un créneau libre n’est pas forcément un créneau où vous pourrez avancer sur tout.
- Il y a fort à parier qu’après une journée de réunions, vous aurez du mal à vous concentrer sur une tâche exigeante en fin d’après-midi, surtout si vous êtes plutôt du matin.
Vous pouvez :
- déjà repérer les créneaux disponibles pour les tâches de fond qui demandent de l’énergie, et ceux qui conviennent aux petites tâches plus faciles.
- Et au moment de la planification dans votre agenda, en tenir compte.
💡 En bref : avant de remplir votre agenda, placez vos non-négociables et une marge pour les imprévus, afin d’avoir une vision réaliste du temps disponible, et distinguez les créneaux pour les tâches qui demandent beaucoup d’énergie des autres.
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Étape 3 : Complétez votre semaine en commençant par ce qui compte le plus
Maintenant que vous avez une vision plus réaliste de votre semaine, vous allez pouvoir choisir les tâches à ajouter à votre agenda. Et c’est souvent là que les choses se compliquent, parce que lorsqu’on a une longue liste de choses à faire, tout peut sembler important, voire urgent.
3.1. Commencez par ordre de priorité
Il existe différentes façons de définir ses priorités. Vous pouvez notamment :
- classer vos tâches par ordre de priorité, de la plus importante à la moins importante, puis les planifier dans cet ordre ;
- utiliser la matrice d’Eisenhower pour distinguer ce qui est urgent de ce qui est important ;
- évaluer votre capacité disponible en estimant le temps nécessaire pour chaque tâche, puis sélectionner les plus importantes jusqu’à atteindre le temps que vous souhaitez consacrer à vos activités ;
- choisir les trois choses les plus importantes (la règle des 3), puis continuer progressivement avec les suivantes.
- ou évaluer les conséquence à ne pas le faire pour déterminer la priorité d’une tache.
[À lire aussi : Prioriser : comment distinguer ce qui est urgent et important ?]
Il n’y a pas de méthode parfaite ou qui marche pour tout le monde. Certaines personnes préfèrent être méthodiques et évaluer précisément leur charge de travail, d’autres préfèrent des méthodes plus simples. Testez et choisissez celle qui vous convient, selon votre façon de fonctionner.
Personnellement, je préfère la règle des 3. Je me pose la question : « Si je ne pouvais accomplir que trois choses cette semaine, lesquelles voudrais-je absolument avoir terminées ? » Si je n’arrive pas à répondre, je réduis encore : « Si je ne pouvais accomplir qu’une seule chose cette semaine, laquelle voudrais-je absolument avoir terminée ? » Je bloque du temps dans mon agenda pour celle-ci, puis je passe à la suivante.
3.2. Bloquez des créneaux par sujet pour avancer sur vos priorités
- Dès que vous avez priorisé vos tâches, ou au fur et à mesure, réservez des créneaux dans votre agenda en commençant par les plus prioritaires, et au meilleur moment selon le niveau d’énergie que cela demande.
- Arrêtez-vous quand vous n’avez plus de temps disponible, sans toucher à vos créneaux tampons, même si votre liste n’est pas terminée. N’essayez pas de tout caser en utilisant vos pauses le midi ou le soir. C’est contre-productif : vous risquez de ne plus avoir l’énergie nécessaire pour avancer sur vos priorités.
Un point d’attention : Ne bloquez pas un créneau par tâche.
- Appliquez plutôt la technique du time blocking et du batching, en regroupant vos tâches sur un même créneau par sujet ou par type de tâche (par exemple : administratif, réponses aux mails).
- Pourquoi ?
- Si non, au moindre imprévu, vous allez jouer à Tetris dans votre agenda, et qu’il est très difficile d’évaluer le temps précis de chaque tâche (on a tendance à le sous-estimer).
- Il est plus efficace de regrouper les tâches de même nature que de les faire au fil de l’eau : votre cerveau n’a pas besoin de recharger plusieurs fois les mêmes informations pour les accomplir.
[À lire aussi : Batching : 17 idées pour gagner du temps au quotidien]
3.3. Mettez le reste dans une liste « pour plus tard »
En faisant l’exercice, vous aurez certainement des tâches qui ne rentreront pas, même après avoir allégé votre liste.
Ce n’est pas grave. Cela ne veut pas dire que vous renoncez,, simplement que vous décidez de les faire plus tard, ou quand vous aurez un moment de libre.
Inutile non plus de les garder dans votre to do liste de la semaine. Vous risqueriez de vous mettre la pression et de vous rappeler, chaque fois que vous la regardez, ce que vous ne pourrez pas faire.
Mon conseil : créez-vous une liste « pour plus tard », ou reportez ces tâches dans une autre liste (celle du mois, celle du projet X ou une liste « un jour peut-être »).
💡 En bref : remplissez votre agenda en commençant par vos priorités, et gardez le reste dans une liste « pour plus tard ».
FAQ – Semaine trop chargée, les questions fréquente
Que faire quand on a une semaine trop chargée ?
Face à une semaine trop chargée, ne cherchez pas tout de suite à tout caser. Prenez d’abord quelques minutes pour alléger votre to do liste : demandez-vous ce que vous pouvez supprimer, simplifier, systématiser ou confier à quelqu’un d’autre. Placez ensuite dans votre agenda vos non-négociables et une marge pour les imprévus. Puis remplissez le temps restant en commençant par vos priorités. Ce qui ne rentre pas va dans une liste « pour plus tard »
Comment prioriser ses tâches quand tout semble urgent ?
Plusieurs méthodes existent :
- la matrice d’Eisenhower, qui distingue l’urgent de l’important,
- la règle des 3, qui consiste à choisir les trois tâches les plus importantes,
- la méthode ABCDE
- le classement de vos tâches par ordre d’importance ou selon les conséquences à ne pas le faire.
Choisissez la méthode qui vous correspond. Plus simplement, vous pouvez aussi vous posez la question : « si je ne pouvais faire qu’une seule chose, qu’est ce que je choisirais ? »
Combien de temps prévoir pour les imprévus dans son agenda ?
On dit souvent de prévoir 30% de marges pour les imprévus. Vous pouvez aussi par commencer par bloquer un créneaux de 2 heures dans votre agenda, et quelques créneaux d’une heure dans la semaine, puis d’ajuster selon vos besoins.
Que faire si je réalise en milieu de semaine que tout ne rentrera pas ?
Ne cherchez pas à tout replanifier. Commencez par utiliser vos créneaux tampons pour ajuster votre emploi du temps. Puis si cela ne suffit pas, reprioriser vos tâches et essayez de reporter ce qui peut l’être.
Faut-il travailler le soir ou le week-end pour rattraper une semaine trop chargée ?
Je vous le déconseille. Il peut arriver ponctuellement d’être contraint face à une échéance importante. Mais si cela devient une habitude, le risque est de puiser dans votre capital énergie et d’être moins efficace pour la suite. Préférez ajuster votre emploi du temps en identifiant ce qui peut être allégé ou reporté, ou revoir votre organisation si cela vous arrive souvent.
À vous de jouer
Et voilà, vous avez maintenant une méthode détaillée, pas à pas, pour vous en sortir les fois où votre semaine ne rentre pas dans votre agenda.
En bref :
- alléger votre to do liste avec la méthode des 5S,
- évaluer le temps disponible après avoir placé vos non-négociables et des zones tampons pour les imprévus,
- prioriser selon la technique qui vous convient, puis ajouter des créneaux dans votre agenda en commençant par vos priorités,
- garder le reste dans une liste « pour plus tard ».
Si cette semaine, votre to do liste ne rentre pas dans votre agenda, prenez un moment au calme pour suivre les étapes de cet article. Sinon, vous pouvez aussi essayer d’appliquer la méthode des 5S pour trouver dès maintenant des pistes pour vous libérer du temps.
Pour aller plus loin
Si vous avez le sentiment que votre semaine ne rentre jamais dans votre agenda, ou que cela vous arrive souvent,
- peut-être que le sujet n’est pas uniquement la façon de planifier vos semaines, mais votre système d’organisation dans son ensemble. P
- our vous aider à remettre à plat et construire un système d’organisation qui vous ressemble, découvrez ma formation 👉 Organiser mon temps sans stress, qui vous guidera pas à pas afin de retrouver plus de temps et moins de stress au quotidien.
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